¿Qué debe tener un espacio para organizar una rueda de prensa?

Eventos de empresa

26/02/2018

Organizar una rueda de prensa

Claves para lograr una  rueda de prensa con éxito

Una rueda de prensa es uno de los eventos más utilizados para mantener contacto los medios de comunicación. Empresas privadas, entidades públicas u organizaciones las utilizan para dar a conocer noticias que consideran que son de interés general y, además, son una excelente manera de mantener una relación estrecha con los medios.

No obstante, hay que tener en cuenta que no se puede estar organizando ruedas de prensa continuamente, y que es necesario dosificarlas, ya que deben de ser eventos que se convoquen cuando tengamos material que genere interés público real. Teniendo en cuenta esta cuestión, es una buena idea organizar una rueda de prensa si cuentas con una persona relevante que aporte valor añadido a la información que quieres comunicar o dispones de una información significativa que consideras interesante darle importancia. También es buen momento para organizar una rueda de prensa si tu empresa, institución o marca se encuentra en un momento de crisis o emergencia y quieres demostrar transparencia frente a una crisis o cuando pretendas mostrar de manera pública tu postura con respecto a un acontecimiento que te afecte.

rueda de prensa

Una vez que ya está clarocuándo es adecudo organizar una rueda de prensa, ahora es importante definir qué se necesita para poder llevarla a cabo, y para ello, es fundamental contar con un jefe o responsable de prensa. Este se ocupará de convocar a la prensa, gestionar los contactos, actuar como moderador y como nexo de unión o interlocutor entre los medios y la compañía, institución o marca, elaborar el dossier de prensa que se entregará a los periodistas y por supuesto, participar en la organización. Es muy importante tener en cuenta cuestiones como: 

¿Qué se quiere comunicar y quién es la persona adecuada para hacerlo?

Es necesario definir el mensaje o mensajes que se quieren comunicar para cumplir con el objetivo por el cual se ha convocado la rueda de prensa. Además, es fundamental escoger a las personas más adecuadas para transmitir el mensaje. Han de ser personadas capacitadas, conocedoras e impulsoras del tema que se va a tratar y deben ser claros, precisos y aportar credibilidad.

Definir una fecha y hora

Lo primero para definir la fecha es comprobar si el mismo día que te gustaría convocar la rueda de prensa hay otros eventos de relevancia que probablemente sean cubiertos por los medios de comunicación y que le resten protagonismo a tu noticia, ya que lo ideal para lograr la mayor cobertura posible es que no coincida con otros acontecimientos. Además, debemos saber que los martes, miércoles y jueves son los mejores días para convocar ruedas de prensa.

En cuanto a la hora, la mejor para una conferencia de prensa suele ser entre las 10:00h y las 11:00h de la mañana, para que los periodistas tengan tiempo suficiente para darle a la noticia la mayor cobertura posible. Si es a primera hora de la mañana será demasiado pronto para la prensa escrita y si es más tarde, puede ser un problema para las radios y televisiones.

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Convocatoria

Se debe redactar y distribuir un comunicado en el que se explique la razón del evento y el objetivo del mismo. Debe venir especificado el lugar, la fecha y la hora y los diferentes puntos a tratar a lo largo de la jornada. Es recomendable enviar este documento de una semana a diez días antes del acto y días después realizar una ronda de llamadas a los diferentes medios para confirmar la asistencia.

Escoger un lugar adecuado

Escoger un sitio adecuado para la rueda de prensa es un factor fundamental. Lo ideal es un espacio que represente o identifique la noticia que vamos a comunicar. No es lo mismo presentar las cuentas anuales de una empresa, que presentar un evento de moda o realizar el lanzamiento de un nuevo producto. Además, hay que tener en cuenta que el espacio cuente con buenas comunicaciones por carretera y transporte público, un estacionamiento para que los periodistas puedan aparcar, que sea un lugar céntrico o de fácil acceso y que esté preparado a nivel técnico con enchufes e iluminación, para facilitar el trabajo de los reporteros y cámaras que acudan.

Es necesario asegurarse de que el espacio cuente con la infraestructura y los medios adecuados, y por ello, hay que tener en cuenta cuestiones como:

- La sala cuenta con tomas eléctricas a disposición de los medios.
- Una mesa y sillas para ubicar a las personas que van a ofrecer la rueda de prensa.
- Colocar sillas para los periodistas y espacio suficiente para los reporteros gráficos.
- Pantalla y proyector para visualizar la documentación que se ofrezca en la rueda de prensa.
- Conexión wi-fi para que los periodistas puedan comunicarse rápidamente con sus redacciones.
- Micrófonos de mano para el turno de preguntas.
- Contratar un catering que prepare un aperitivo para los medios asistentes y de lugar a encuentros informales posteriores a la rueda de prensa.

En VenuesPlace contamos con 450 espacios donde puedes organizar ruedas de prensa. En nuestro catálogo podrás encontrar lugares tan dispares como áticos y azoteas, salas de reuniones, bodegas, casas particulares, castillos, centros de negocios, edificios emblemáticos, espacios industriales, hoteles y mucho más. Y si necesitas asesoramiento o que te busquemos un sitio perfecto para tu rueda de prensa, no dudes en ponerte en contacto con nuestro servicio de VenuesFinder llamando al teléfono 647186337, que te ayudarán con todo lo que necesites.

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Una rueda de prensa diferente y original

Igual que en el resto de eventos, en las ruedas de prensa que se realizan hoy en día, los organizadores buscan la originalidad, salirse de las normas establecidas y alejarse de los clásicos actos, incitando a la interacción y la participación de los asistentes y tratando de conseguir así mayor impacto en los medios. Cada vez es más difícil atraer a los periodistas a este tipo de encuentros y, por eso, hay que intentar que se sientan protagonistas y cómplices del evento, ser capaces de crear experiencias y despertar sus emociones. Para ello te puedes servir de la tecnología, la realidad virtual, las redes sociales, las experiencias interactivas… que harán de la rueda de prensa algo diferente que compartir y difundir.

Por eso, elementos en los que antes no se reparaba, ahora se tienen que tener más en cuenta, como la decoración o la iluminación. Puedes optar por dejar a un lado las clásicas sillas dispuestas en formato escuela y optar por sillones o pufs colocados de forma más informal e incluir velas o bombillas colgantes para crear un ambiente más cercano y familiar. A la hora de pensar en el espacio, elige localizaciones originales y no repitas local en las distintas ocasiones, así conseguirás llamar más la atención de la prensa.

Un buen ejemplo de cómo hacer algo diferente es el de Cash Converters que mandó una convocatoria a los medios para una rueda de prensa en la que se comenzaba con: “¿Cómo acaba un ataúd en un escaparate de Madrid?”. De este modo despertaron el interés y la curiosidad de los periodistas, quienes, con motivo de la celebración de Halloween, estaban en búsqueda de noticias relacionadas con este día. La empresa atrajo así a su evento a una gran cantidad de prensa, a los que pudieron contar la historia de los objetos más extraños que habían terminado en estas tiendas de compra-venta de segunda mano.

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