8 factores para elegir el venue que necesitas para tu evento

¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de elegir un espacio para eventos?

El espacio seleccionado para organziar un evento es uno de los factores que más influirá en el éxito o fracaso del mismo. Ya te lo contamos hace unos meses cuando hablamos sobre los errores a evitar en un evento corporativo. Es fundamental, a la hora de organizar un evento, sea del tipo que sea, tener claros una serie de requisitos indispensables para elegir el venue correcto, el que mejor se adapte a tus necesidades. No debemos tomar esta decisión únicamente por razones estéticas o económicas, si no que se han de tener en cuenta otros factores igualmente importantes a la hora de elegir el espacio para tu evento como los que te enumeramos a continuación: 

Características del evento:

Lo primero que hay que tener claro es cuáles van a ser las necesidades del evento que quieres organizar. Es importante no dar nada por sentado y hacer una lista con todas las características especiales que puedas necesitar tanto del espacio en sí, como de la organización del mismo.

Capacidad del venue: 

Es el factor más importante a la hora de escoger un espacio para tu evento. Se trata de encontrar un lugar de dimensiones suficientes para poder dar cabida cómodamente a todos tus invitados. 

Accesibilidad y localización del evento:

El venue tiene que estar bien comunicado para que todo el mundo pueda llegar sin problemas. Debe tener un acceso rápido y fácil, es decir, bien conectado con la red pública de transporte y con suficiente espacio para que los taxis puedan pararse. Igualmente debe de disponer de un parking o suficientes plazas de aparcamiento cerca del lugar del evento para todos aquellos invitados que acudan en coche. 

Fecha y hora del evento: 

Es importante conocer la disponibilidad del espacio en el día y hora en la que tienes programado tu evento. Asegúrate además de que no habrá restricciones debido a los acontecimientos que vayan a tener lugar en el mismo lugar o en sus alrededores en fechas cercanas a la de tu evento. 

Catering para el evento:

Si vas a reservar servicio de catering, es fundamental que hagas antes una prueba del menú y que concretes muy bien lo que se servirá a tus invitados. Tienes que valorar la relación calidad-precio y ver si responde a tus expectativas y a tu presupuesto.

Equipamiento del espacio:

Debes saber que cosas “extra” necesitas para la ejecución de tu evento: Iluminación, equipo audiovisual, conexión wifi, megafonía, mobiliario, salas de apoyo, climatización, tomas de corriente, vajilla…Ten en cuenta que algunos espacios incluyen en el alquiler el equipamiento, pero otros no. A veces un venue más económico, pero sin equipamiento, puede acabar saliendo más caro que uno que incluye todo. La decoración tiene que ir acorde al evento, teniendo como objetivo transmitir las mismas ideas y metas.

Exclusividad del espacio:

Dependerá de las necesidades de tu evento, pero es importante que sepas si el venue elegido lo puedes usar únicamente para la realización de tu acto o por el contrario, tienes que compartirlo con otros.

Valores añadidos al Venue:

Es probable que vayas con el tiempo justo y por eso es importante la flexibilidad de horarios para montajes y desmontajes. También es recomendable tener la posibilidad de disponer de áreas complementarias a la que has elegido para poder usarlas en caso de necesitarlas. Por último es muy importante que haya un equipo de buenos profesionales que gestionen el venue y que te puedan prestar ayuda en caso de necesitarla o en caso de tener que realizar algún cambio de última hora. Si quieres organizar un venue y triunfar, la originalidad es lo que más buscan los organizadores en los últimos tiempos, tratar de sorporender a los invitados y conseguir que recuerden el evento.