Cómo organizar una fiesta paso a paso

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TODOS LOS DETALLES PARA QUE PLANIFIQUES UNA FIESTA INOLVIDABLE

Seguramente, en tu día a día encontrarás montones de ocasiones para celebrar algo: una reunión de amigos, unas copas después del trabajo. En VenuesPlace pensamos que cualquier excusa es buena para organizar una fiesta. Da igual el motivo, estamos seguros que todas ellas merecen que les dediques tiempo para que sea un evento inolvidable.

Por eso, hemos preparado una guía en la que explicamos paso a paso todo lo que tienes que tener en cuenta para organizar una fiesta insuperable. Sabemos que no es lo mismo organizar una fiesta particular que profesional. Pero no te preocupes, porque nosotros te contamos cómo hacerlo con todo detalle.

1- Escoge la fecha y la hora

Tanto si tienes que organizar un evento social como corporativo, es muy importante calendarizar tu evento. No solo para planificarte, sino también para avisar a tus invitados y que puedan reservar ese día para ti. Generalmente, los viernes y sábados por la tarde noche son los mejores días para una celebración.

Si quieres que tu evento sea un éxito de asistencia, te recomendamos que tengas en cuenta algunas cosas como:

- El tiempo del que dispones para dedicar a la organización: Ponte un objetivo realista y piensa cuánto tiempo le puedes dedicar a la planificación de la fiesta. En función de eso, define una fecha con la que te sientas cómodo.

- Festivos y puentes: No son el mejor momento para organizar una fiesta, ya que es posible que muchas de las personas que tengan otros planes.

2- Presupuesto

Es algo que hay que tener muy presente, ya que puede variar con el más mínimo detalle. Si es una fiesta particular, lo más probable es que el dinero salga de tu bolsillo. Sin embargo, para una ocasión corporativa, es la propia empresa la que suele disponer de un presupuesto destinado a estos eventos. Por eso, es fundamental que tengas claro el tipo de fiesta que quieres organizar.

Otro punto muy importante es saber en qué vas a gastar ese dinero. Dividir la cantidad total en pequeños porcentajes te puede ser muy útil. Así, tendrás una cantidad de dinero fija para cada parte de la fiesta y evitarás complicaciones. Aquí te contamos algunas de las principales cuestiones a las que tendrás que destinar parte de tu dinero:

- Lugar: 15% del presupuesto. Esto dependerá del espacio que escojas para la celebración, ya que muchos incluyen el alquiler en el coste del menú.
- Comida y bebida: 55% del presupuesto. No disponer de suficiente comida o bebida u ofrecer menús poco trabajados puede hacer que tu evento sea un fracaso. Por eso, es una de las partes a las que más dinero se le dedica.
- Servicio: 15% del presupuesto. En función del tipo de fiesta y del número de invitados, tendrás que contratar personal de servicio o no.
- Decoración / personalización: 5% del presupuesto. La decoración personalizada va a jugar un papel fundamental en tu fiesta. No renuncies a ella y destina parte del presupuesto a personalizarla o tematizarla.
- Otros: 10% del presupuesto. Es importante que reserves parte del dinero a imprevistos o extras, como música o entretenimiento. Esta previsión te permitirá afrontar cosas inesperadas sin pasarte del presupuesto.

3- Escoge el lugar ideal

Esta es una de las principales decisiones que tendrás que tomar. Como siempre decimos en VenuesPlace, cada evento tiene un lugar perfecto para su celebración, pero hay que saber encontrarlo. Y eso no es nada fácil. Por eso, hay ciertas cuestiones en las que tendrás que fijarte a la hora de escoger:

- Ubicación: Busca un espacio accesible para que tanto tú como los invitados podáis llegar sin ninguna complicación. Es importante comprobar si el lugar dispone de parking propio o si hay un aparcamiento público por la zona.
- Interior o exterior: La época del año en la que organices la fiesta marcará completamente esta decisión. Si es en primavera o en verano, un lugar con espacios al aire libre resulta de lo más agradable. Aun así, nuestra recomendación es que siempre tengas previsto un plan b, por si el clima decide darte una sorpresa. Si es en otoño o en invierno, lo ideal es hacerlo en un lugar interior para resguardarse del mal tiempo.
- Acústica: ¿Qué es una fiesta sin música? La acústica del lugar debe ser buena y es fundamental comprobarlo, especialmente si vas a contar con actuaciones o espectáculos que precisen micrófonos.
- Distribución del espacio: música, barras, bar, etc.: Si tu fiesta va a contar con música en vivo o actividades, es fundamental que compruebes cómo distribuir el espacio. Así, te asegurarás de que los equipos entren sin problema y los invitados puedan disfrutar cómodamente de cualquier entretenimiento. Consulta con el espacio qué puedes y no puedes hacer para que no haya complicaciones.
- Normas de accesibilidad: Es posible que entre tus invitados haya alguien con dificultades de movilidad. Por ello, es importante que te asegures que el local está adaptado y cumpla con las normas de accesibilidad.

4- El listado de invitados

Si has optado por una fiesta particular, nuestro consejo es que te olvides de los compromisos. Haz una lista con todas aquellas personas que de verdad te gustaría que estuvieran acompañándote. Como anfitrión, eres el primero que tiene que disfrutar, así que evita la presencia de personas con las que no te sientas cómodo.

Si al final has decidido organizar una celebración de empresa, lo importante es que esté quien debe estar. En este caso, los compromisos son una prioridad, de modo que es imprescindible comprobar que no se te olvida nadie. Incluye a empleados, directivos, proveedores, colaboradores y todo aquel que participe de alguna forma en tu corporación.

5- Diseña las invitaciones

El tipo de invitación y el modo de envío también puede ser diferente dependiendo de la celebración. Aun así, en ambos casos podrás decantarte tanto por el formato impreso como digital. El primero es más clásico y suele permanecer en el recuerdo, pero tiene un coste superior. Sin embargo, el segundo es más cómodo y moderno y te evitarás el coste de impresión y envío.

- Invitación para una celebración particular: Se presta más a que tenga una estética informal, creativa y divertida. En cuanto al envío, a nosotros nos encanta el formato digital, así que por email nos parece la forma más rápida y efectiva.

- Invitación para una celebración de empresa: Lo ideal es que tenga un diseño más corporativo y formal. Enviarla en formato digital nos parece lo más adecuado a nivel interno, tanto para empleados como para directivos. Aun así, puedes optar por imprimir algunos ejemplares para proveedores y colaboradores.

En ambos casos, envía las invitaciones con suficiente antelación para que los invitados puedan organizar sus agendas. No te olvides de solicitar que confirmen su asistencia con una fecha límite para que no haya ningún problema.

6- La comida y bebida

Puede que esta sea una de las partes esenciales de la fiesta. Por eso, es importante que no descuides ningún detalle. Comprueba si el espacio cuenta con cocina propia para saber si debes contratar los servicios de un catering externo.

Para una fiesta, lo ideal es que optes por un montaje tipo cóctel con aperitivos fáciles de comer. Este formato es más informal y permite a los invitados relacionarse entre ellos más libremente. Además, es ideal completarlo con una barra libre de vinos, cerveza, agua y refrescos.

Otra gran idea es apostar por las estaciones de comida, una tendencia muy de moda. Los puestos de comida y los showcookings aportan originalidad y diversión. Incluye alguno de ellos en tu evento y el éxito está asegurado. Tampoco olvides las copas y los cócteles combinados para el momento del baile. Además, para que todo el mundo esté atendido, contrata una barra especial de bebidas y cócteles, suele ser todo un acierto.

7- Decoración

La decoración tiene un papel fundamental si quieres aportar un toque original a tu fiesta. Por eso, nuestra recomendación es que le dediques tiempo a esta cuestión. 

En fiestas temáticas, todos los elementos de decoración tienen que ir acorde al tema escogido. Así, conseguirás una ambientación mucho más especial que hará que tus invitados disfruten al máximo. 

En cambio, para las fiestas no temáticas, la decoración no es imprescindible, pero sí que ayuda a crear un entorno impresionante. Por ejemplo, puedes emplear flores, velas, globos, luces led... Además, elementos como el inmobiliario, la vajilla o la mantelería tienen un protagonismo muy especial en la ambientación de una fiesta. ¡No los descuides!

8- Elige la música

La música es la encargada de dar ese toque más divertido y desenfadado a cualquier celebración. Así, para el inicio de la celebración puedes optar por jazz o música ambiental. Sin embargo, para la hora de la fiesta, tener un DJ pinchando la música del momento es una gran opción. 

Ten en cuenta que debes escoger la música pensando en todos los gustos. Hay muchos invitados, cada uno con sus propias preferencias. Por eso, la selección musical debe adecuarse a todas las peticiones para que todo el mundo disfrute al máximo.

También es aconsejable elaborar una lista de canciones prohibidas que recoja todos los temas que no quieres que salgan. Así te ahorrarás interrumpir el momento del baile y podrás centrarte en pasártelo bien junto a tus seres más queridos.

9- Ocio y entretenimiento

Amenizar la fiesta con propuesta y actividades divertidas es un acierto seguro.  Estas ayudarán a crear un ambiente desenfadado y divertido en el que todo el mundo lo pase en grande. Para una fiesta particular, lo ideal es proponer juegos fáciles y que no supongan un coste muy elevado. Por ejemplo, puedes organizar concursos de bailes, disfraces o imitaciones, búsquedas del tesoro, karaoke, photocall, etc.

En el caso de las celebraciones de empresa, lo normal es que dispongas de un presupuesto más elevado destinado al entretenimiento. Así podrás apostar por actuaciones espectaculares o propuestas mucho más originales. Te proponemos algunas como: hacer un flash mob, espectáculos de magia y circo, actuaciones de cómicos, cabina para hacerse fotos...

¿Cómo te podemos ayudar desde VenuesPlace?

En VenuesPlace podrás encontrar una amplia variedad de espacios en los que celebrar tu evento. Desde restaurantes, azoteas y clubs hasta grandes fincas y jardines, podrás escoger el lugar que más se adapte a ti.

Bunji Majadahonda - Madrid	La terraza 20 - Barcelona
Espacio Hoku - Valencia	Code Bilbao - Bilbao
Soho Pool Club - Málaga	Trocadero Sotogrande - Cádiz

Si estos venues no se adecuan a lo que buscas, ¡no pasa nada! Nuestro equipo de VenuesFinder te ayudará con todo lo que necesites. Sólo tendrás que contarnos cuál es tu idea y qué necesidades tienes y te aconsejará sobre los mejores espacios disponibles. Luego, sólo deberás contactar con cada lugar a través de nuestra plataforma y, en menos de 24 o 48 horas, recibirás una respuesta.

Hemos llegado al final del post y ya puedes decir que sabes todo lo necesario para organizar una fiesta inolvidable. Si te ha gustado este artículo, no te olvides de compartirlo y de seguirnos en nuestras redes sociales. Así, estarás informado de todas las novedades para que tus fiestas sean originales e innovadoras.

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