Todos los detalles para organizar un Roadshow

09/08/2018

Roadshow evento itinerante

¿Qué es un roadshow?

Un roadshow es un evento itinerante que recorre varias localizaciones y que se utiliza para dar a conocer una marca o un producto de la misma y ampliar así su difusión. Se trata de una acción de marketing directo que está cada vez más en auge en el mundo publicitario. Suele tener unos resultados muy positivos, tanto para los asistentes como para la empresa organizadora, por su originalidad y exclusividad. Es, en definitiva, como una pequeña gira de un grupo de música. 

Uno de los aspectos más valiosos es que es un evento libre y nada intrusivo, ya que las personas que acuden a él son aquellas que están realmente interesadas en ese producto o servicio promocionado; su interacción se produce de manera natural y voluntaria. De este modo, se acerca la marca al día a día del usuario.

Roadshow evento

¿Por dónde empiezo?

Lo primero que tienes que hacer cuando vas a organizar un roadshow es elegir bien las ciudades en las que vas a tener presencia y planificar así el número de jornadas en cada una de ellas. Si tu empresa tiene varias sedes, lo recomendable es hacer paradas en todas y hacer un pequeño estudio de mercado para conocer cuáles son, además de estas, las ciudades que más te pueden interesar, en las que puede estar tu target.

Una vez que hayas elegido las ciudades para tu evento, debes pensar en los espacios donde realizarás el montaje. Dependiendo del tipo de roadshow que quieras llevar a cabo, elegirás un tipo de espacio u otro. 

La mayoría de estos eventos se realizan al aire libre y muchos de ellos en la vía pública, por lo que la época veraniega es la mejor por el buen tiempo y las horas de luz natural. Aunque, si quieres evitar el papeleo de permisos y autorizaciones, lo más conveniente es elegir una finca bien situada y con amplias zonas verdes o un jardín o terraza en el centro de la ciudad. En los roadshow tradicionales, el vehículo juega un papel fundamental, ya que será el medio de transporte para trasladar el equipo de una ciudad a otra con los productos o servicios que ofrezcas. Por lo que, si quieres incluir un camión o un autobús rotulado con los colores corporativos como parte de tu evento, deberás elegir espacios de grandes dimensiones. Pero, no en todas las ocasiones es necesario exponer el vehículo; hoy en día se realizan roadshows en todo tipo de espacios, desde multiespacios de estilo industrial, con salas diáfanas y versátiles, hasta lugares emblemáticos y llenos de historia como castillos o palacios. Recuerda que desde VenuesPlace te ayudamos de forma gratuita a encontrar los mejores sitios en cualquier parte de España, por lo que ahorrarás tiempo y dinero.

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¿Qué otros aspectos tengo que tener en cuenta para organizar un roadshow?

Horario

En función del target de tu producto elegirás una fecha y un horario diferente. No es lo mismo realizar el evento entre semana que el fin de semana, ni por la mañana que, por la noche, igual que no es lo mismo dirigirse a estudiantes universitarios que a jubilados. Así que, una vez que tengas determinado tu target, pensarás en los mejores días y horas para ellos.

Promoción

Para poder tener el mayor alcance posible, es fundamental promocionar el evento antes de su celebración, tanto a través de los medios tradicionales como de los digitales. Las redes sociales son un excelente canal, ya que es un modo de publicidad muy económico y a la vez, muy bien segmentado. Puedes servirte de ellas para la captación de tu target y, tras la celebración del roadshow, para su posterior fidelización. 

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Montaje

Los roadshows son eventos que tienen una duración limitada, una o dos jornadas en cada localización, por lo que el montaje y desmontaje no debería llevar mucho tiempo. Hay que buscar algo práctico y manejable para aprovechar al máximo el tiempo en cada ciudad.

Merchandising

Un modo de despertar la atención de los invitados y conseguir que ese recuerdo del evento permanezca en su memoria es a través del merchandising. Puedes optar por recibirles con un welkome pack en el que se incluya una muestra del producto o servicio que promocionas y algún objeto con el que tendrán que interactuar durante la jornada, como, por ejemplo, unas gafas 3D para alguna proyección posterior.

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¿Qué ventajas tiene un roadshow para mi marca?

Interacción

En este tipo de evento se establece un contacto directo con el público que acude y se puede testear el producto o servicio y obtener un feed-back de forma instantánea. La participación es mayor que en otro tipo de eventos puesto que el público que acude ya está predispuesto a ello y se sienten más implicados, no sienten que se invada su espacio.

Visibilidad

Es un método muy efectivo para mejorar la imagen de marca y aumentar su presencia y reconocimiento en el mercado. Suelen ser eventos espontáneos y divertidos que ayudan al organizador a darse a conocer ante un público receptivo y, lo que es más importante, de diferentes localizaciones y con diferentes intereses. Los roadshows son un excelente camino para conocer a tu target y saber qué es lo que buscan en tus productos o servicios.

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Innovación

Los roadshows son eventos-espectáculo que existen desde hace mucho tiempo, pero en los últimos años han empezado a adquirir mayor visibilidad y permiten realizar acciones diferentes, nunca vistas en otro tipo de evento. La originalidad es uno de los principales ingredientes para el éxito de un roadshow, los asistentes a los eventos buscan vivir experiencias únicas y no ser un mero espectador. 

Reducción de costes

Esto se consigue al juntar la imagen, la experiencia de marca y la venta en un solo evento. Es una herramienta que concentra la promoción de la marca o de un producto y a la vez obtiene la valoración del cliente, por lo que también acorta los tiempos entre una fase y otra, beneficiándose de esto económicamente. Por otro lado, un mismo equipo es el que realiza toda la gira y con formarlo y equiparlo una vez es suficiente, lo que también abarata los costes y aumenta la eficacia del trabajo. 

cómo organizar roadshows

Los roadshows son un tipo de evento que realizan empresas de todos los sectores y la mayoría de ellas lo hacen a nivel nacional, aunque en ocasiones incluyen otros países para empezar a ampliar las fronteras de su negocio. La duración es muy variada y depende del número de ciudades que se visiten, aunque no suele ser más de 15 días. Así que, si ya lo has probado todo y necesitas nuevas ideas para captar nuevos clientes, inversores o simplemente promocionar tu marca, un roadshow es el evento perfecto.

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