¿Por qué utilizar las redes sociales en los eventos?

Eventos de empresa

30/01/2019

RRSS en eventos

Ventajas del uso de las redes sociales en la organización de eventos

Las redes sociales son hoy en día una de las herramientas de marketing más potentes a la hora de dar a conocer y difundir información sobre un evento. Un 85% de los usuarios de internet utilizan las redes sociales, por lo que resulta un canal imprescindible para llegar a nuestro público objetivo. Actualmente, la comunicación boca a boca ha perdido relevancia y las marcas optan por las estrategias multicanal, incluyendo medios offline y online. Maximillion Events llegó a la conclusión de que el 75% de las marcas ven las redes sociales como un elemento muy importante a la hora de promocionar un evento y sacar provecho de este antes, durante y después. Y es que eso es lo bueno de las redes sociales, en comparación con otros medios, que son útiles en las 3 fases del proceso de organización de un evento, desde su planificación hasta la medición de resultados final.

¿Qué papel cumplen en los eventos?

Antes del evento

El objetivo de usar las redes sociales antes del evento es el de dar a conocerlo a la mayor cantidad de gente posible. Tenemos que elaborar su mejor carta de presentación y mostrarla a través de todos los canales posibles. En función de nuestro target, elegiremos unas redes sociales u otras, pero deberemos combinar este contenido promocional con otros meramente informativos. Es decir, durante esos días, no podemos convertir nuestras redes sociales en un escaparate dedicado únicamente al evento, debemos seguir siendo fieles a nuestros seguidores y proporcionarles además nuestra información habitual. ¿Qué hacer antes del evento y qué tipo de contenido puedo usar? 

Lo primero que tenemos que hacer es definir un “hashtag” y utilizarlo no solo en las redes sociales, sino también en nuestra firma del correo, en artículos del blog, en imágenes… Esto nos permitirá unificar toda la información relativa al evento, tanto propia como del resto de usuarios y asistentes interesados.

Podemos incluir en la bio de cada una de las redes sociales un link que redirija a la página del evento (compra de entradas) y algún post informativo.

Redes sociales en eventos

Si has celebrado algún evento similar en años anteriores, puedes crear un video resumen que muestre la experiencia y atraiga, no solo al público de las pasadas ediciones, sino también a nuevas audiencias. Hay que crear un video dinámico y atractivo, de duración corta y que incluya testimonios de ponentes o expositores que participaron en años anteriores, de tal manera que esta prueba de satisfacción le dé mayor credibilidad al contenido.

Se pueden incluir creatividades con citas famosas de los ponentes que irán al evento o con datos relevantes sobre el mismo (número de asistentes que se esperan, participantes de prestigio, temas a tratar…)

Una forma de crear mayor expectación y dar a conocer el evento antes de su celebración es organizando un concurso o sorteo de entradas entre los seguidores de una red social, algo que les motivará y ayudará a su difusión. Se puede aumentar su alcance, por ejemplo, a través de Facebook Ads, un canal excelente para la segmentación por edad, ubicación, intereses, trabajo… 

Enviar una newsletter a nuestra base de datos es una acción que parece obvia, pero que muchos olvidan. De este modo le daremos la oportunidad a nuestros seguidores online de conocernos en persona. 

Si contamos con una agencia de comunicación, debemos aprovecharlo y difundir una nota de prensa con los datos clave del evento y las indicaciones para adquirir las entradas.

Redes sociales eventos

Durante el evento

El objetivo sigue siendo el mismo: que nos conozca la mayor cantidad de gente posible. ¿Y cómo lo conseguimos durante el evento? Las redes sociales son la mejor herramienta para contar lo que sucede en el backstage

Utiliza Instagram stories y Facebook Live para transmitir videos en directo y dejarlos en destacados durante un tiempo. A diferencia de los post fijos, las stories (de duración limitada) suelen tener mayor alcance y mostrarse a una cantidad mayor de seguidores. Se puede utilizar el recurso de “preguntas” e instar a los usuarios a que lancen las dudas que les surjan sobre el evento. Según el algoritmo de Facebook se premian y muestran más los videos que otro contenido; son más atractivos, consiguen mayor participación y son muy rentables, con un coste cero o muy bajo. Facebook Live, la aplicación para transmitir videos en directo de Facebook, recomienda una duración mínima de 10 minutos, ya que si es más corta no dará tiempo a los seguidores a conectarse.

Invita a un influencer para que te ayude a promocionar tu evento en sus redes sociales. Antes de ello, tienes que conocer muy bien el perfil de sus seguidores y el engagement de su cuenta para llegar a quien realmente te interesa.   

como utilizar rrss eventos

¿Qué está pasando? Twitter es la red social de la inmediatez, de las noticias. Puedes utilizarla para incluir declaraciones de ponentes, asistentes o expositores, mencionándoles para conseguir mayor alcance. Presta atención a las anécdotas y detalles diferentes que puedan resultar útiles a los seguidores virtuales del evento. Y, sobre todo, no olvides utilizar tu hashtag y monitorizarlo para retuitear o dar like a aquellos tweets que te resulten de interés.

Diseña los eventos pensando en las redes sociales y busca crear experiencias que les motiven a compartirlo con sus seguidores. Puedes diseñar eventos experienciales que les hagan sentir que forman parte del propio evento. Debes incluir el hashtag elegido en diferentes espacios, de manera que sea visible para todos los usuarios. El hecho de crear, por ejemplo, un concurso en el que los asistentes tengan que subir una foto con el hashtag a sus redes sociales, incrementará el uso del hashtag y su conocimiento. 

Después del evento

Aunque hayamos estado durante todo el evento, dando información del mismo y transmitiendo en directo, seguro que hay alguien que se lo ha perdido y que está interesado. Para estas personas, tenemos que crear una recopilación de los mejores momentos.

Hoy en día los eventos tienen dos objetivos claros, que anteriormente se pasaban por alto, y que se centran en la comunicación del evento fuera de los participantes directos. Por un lado, vemos como la visualización del mismo va mucho más allá de la sala en la que se produce y su impacto crece a través de las redes sociales y los medios digitales. Por otro lado, el evento se considera como un generador en sí de contenidos, yendo mucho más lejos del día de su celebración y utilizándose para crear material nuevo. Los participantes no son el público objetivo, sino aquellos que nos ayudan a llegar más lejos, a alcanzar un público mayor. 

redes sociales después del evento

Comparte los resultados del evento: cuál ha sido el número de asistentes, cuántas personas han seguido el evento en streaming, cuál ha sido la conferencia más seguida…

Elabora un video corto con las reflexiones finales de los ponentes o participantes que mayor interés han despertado, incluyendo un resumen de sus intervenciones y enlazándolo a un post más completo, con una entrevista en profundidad.

Crea un álbum en Facebook con las mejores fotografías tomadas durante el evento. Puedes etiquetar a los patrocinadores, ponentes o asistentes y conseguir así que aparezcan también en sus perfiles.

Utiliza los informes y analíticas de cada red social para ver el impacto que ha tenido el evento en ellas. De este modo podrás comprobar si has conseguido el objetivo marcado y si el ROI es positivo o negativo.

 viralizar evento

 

Objetivo: viralizar el evento

Conseguir que un evento se viralice es algo que todos los organizadores tienen como objetivo, pero de lo que nadie conoce la receta. La viralización es que todo el mundo hable de tu evento, que se comparta en las redes y a través de las aplicaciones de mensajería instantánea, que sea el tema de conversación de las sobremesas, que salga en los telediarios... La mayoría de los contenidos que se han hecho virales han sido una sorpresa para sus creadores, lo que sí está claro es que si el contenido transmite emociones es más propenso a convertirse en viral. Te damos algunos ejemplos de eventos que han llevado a cabo acciones para aumentar su presencia y conocimiento en las redes sociales:

Motel No. 7 de Jack Daniel’s

Siguiendo la tendencia de los eventos multisensoriales, la marca de whiskey estadounidense, decidió crear un evento pop up teatralizado. Incorporó a su evento experiencias que hicieron a los asistentes involucrarse y sentirse parte del mismo. Jack Daniel’s decidió crear un motel en una nave industrial de Brooklyn, ambientando sus dos plantas y simulando diferentes habitaciones y zonas comunes. Desde el momento en el que los invitados ponían un pie en el hotel eran recibidos por un botones y un ama de llaves uniformados, con los que podían hacerse fotos y compartir en sus redes sociales. Los huéspedes tuvieron el placer de conocer a uno de sus fabricantes de barriles, que les ofreció una masterclass sobre el mundo del whisky. Jake the Janitor y Dani the Maid fueron dos de sus personajes creados con el objetivo de animar el evento y hacer crecer el engagement el público, consiguiendo que el hashtag del evento se convirtiera en Trending Topic durante la primera noche.

Evento sensorial de Beauty Vision

Wella Professionals, dedicados al cuidado del cabello, organizó a finales del 2018 un evento sensorial que lo convirtió en uno de los más innovadores de los últimos años. La danza, la ópera y la moda fueron las encargadas de poner en relieve las obras de los peluqueros y de guiar las distintas fases del evento. Desde antes de entrar al recinto, los asistentes ya formaban parte del show. Un grupo de modelos, bailarines y músicos amenizaron el evento y casi se hicieron los protagonistas. Una de las buenas acciones que hicieron para dar a conocer el evento tras su celebración, fue la creación de un video resumen con lo sucedido en el mismo.   

Cazafantasmas en el metro

Sony Pictures junto con Shackleton crearon un evento en vivo en el metro de Madrid. Durante la noche se instalaron 40 altavoces y numerosas cámaras ocultas en el andén de la parada Alonso Martínez y cuando el andén estuvo lleno, se empezó a reproducir la llegada del metro sin que este llegara. Tras el sonido del cierre de puertas, comenzó a sonar la canción de la mítica película, lo que arrancó las sonrisas y bailes de los pasajeros. El video consiguió más de 6 millones de visitas, 60.000 me gusta y 100.000 shares en tan solo 24 horas. Una campaña viral con la que consiguieron acercarse a su público objetivo a través de Youtube.

 

Qué red social elegir para mi evento

Lo primero que tenemos que hacer cuando vamos a organizar un evento es plantearnos ciertas preguntas que nos ayudarán a tomar la decisión. ¿Tengo que utilizar todas las redes sociales que tengo? ¿Qué contenido incluyo en cada una de ellas? ¿Cómo elijo la más efectiva? Hay que comenzar a pensar en estas cuestiones desde el momento de la planificación del evento e incluirlas en la estrategia de marketing.

Existen decenas de redes sociales, pero cada una de ellas va destinada a un público y tiene un contenido, un objetivo y un tono diferente. Vamos a analizar las más utilizadas en España, según el último estudio anual de IAB Spain y Elogia, lo cual te ayudará a conocer cuál es la que mejor encaja con tu evento: 

Infografía redes sociales 2018

Whatsapp

Es la preferida por el 39% de la población con una nota de 8,4 y es utilizada por más de 25 millones de usuarios en nuestro país. El perfil del usuario medio de esta red social es una mujer de 38,1 años de edad que accede a través del móvil y que pasa conectada un total de 1h 33m al día, conectándose a la aplicación unas 6 veces diarias. 

Facebook

Ocupa el segundo puesto, siendo la preferida por el 23% de la población. Según el último estudio publicado por The Social Media Family, esta red social acumula 23 millones de usuarios en España, cantidad que ha ido decreciendo desde el año 2017. El usuario medio de Facebook encaja con el perfil de una mujer de 39,2 años que pasa 1h y 03 m en la plataforma, accediendo a través de un ordenador.

Es la red social más global, utilizada en busca de entretenimiento por usuarios de todas las edades, géneros y nivel económico. Es, además para los millennials, la principal fuente de información, ya que el 57% de ellos revisan esta red social al menos una vez al día para buscar noticias.

El contenido óptimo para Facebook son post con textos cortos con información concreta y alguna imagen o video que lo acompañe, aunque estos últimos suelen tener mayor alcance. 

redes sociales en eventos

Instagram

Es la red social que se sitúa en la tercera posición y la que más usuarios ha ganado en 2018, contando con un 4% más que el año pasado. El perfil medio es el de una mujer (aquí la diferencia entre sexos se acentúa) de 35,5 años que se conecta una media de 3,7 veces al día y pasa 57m en la red social, en la mayoría de ocasiones utilizando un dispositivo móvil.

Instagram es la red de las imágenes, lo que la convierte en la perfecta para compartir eventos fotografiables. Es imprescindible a la hora de realizar marketing de influencers, ya que un 72% de los usuarios aseguran seguir algún perfil de este tipo. Es la red social de moda por las stories y los videos en directo, con los que se pueden subir fotos, videos, preguntas o encuestas temporales, desapareciendo pasadas las 24 horas. Es muy útil para usarla en los eventos y contar lo que pasa “detrás de las cámaras”, explicar cómo se hacen las cosas, en definitiva, humanizar la marca.

Youtube

En cuarto lugar, encontramos la red social de contenido audiovisual por excelencia, que un 10% de la población ha elegido como su favorita. El perfil del usuario medio en este caso sería tanto hombres como mujeres, con una media de 37,4 años y una frecuencia de visita de 2,2 veces al día, con 1h 10m de visualización.

Twitter

Se encuentra en el 5º lugar y es la elegida por el 6% de la población con un 7 de nota media. Tiene más presencia entre los hombres y el perfil del usuario medio tiene una edad de 37,2 años y pasa 45 minutos utilizándola.

Es usada para la difusión de noticias de actualidad, consejos o instrucciones. Es importante incluir contenido novedoso y creativo, mensajes que no superen los 280 caracteres y hashtag sobre el tema que se está tratando. Hay que intentar que nuestro evento genere conversación en esta red social, de este modo puede convertirse en Trending Topic y llegar a hacerse viral. Pero tenemos que tener en cuenta que un tuit logra su alcance máximo a los 18 minutos de haber sido publicado, por lo que hay que cuidar mucho el lenguaje y todo el contenido que utilizamos.

redes sociales estadísticas

Linkedin

Se sitúa en la séptima posición, pero tenemos que mencionarla por tratarse de la red social profesional por excelencia. En este caso, son también los hombres los que la utilizan más y la edad media es de 39,8 años. El tiempo que pasan los usuarios de media conectados aquí es también menos, 31m al día y una frecuencia de visita de 1 vez al día.

El 40% de los usuarios utiliza la plataforma a diario y lo hacen para crear relaciones profesionales y leer y compartir consejos y actualizaciones sobre el mundo empresarial. Se debe utilizar un tono más formal que en el resto de las redes y compartir contenido propio o de personajes de referencia en el sector. En el caso de los eventos, es muy útil para tratar de atraer ponentes y conferenciantes. 

 

Ahora ya conoces más en profundidad el perfil de las redes sociales más utilizadas y el tipo de contenido más utilizado, así como el uso que se puede hacer de ellas antes, durante y después de un evento. Así que, es el momento de ponerlo en práctica.

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