¿Cómo utilizar la tecnología en los eventos?

Eventos de empresa

25/02/2019

Tecnología en eventos

Ventajas y tendencias en el uso de la tecnología en eventos

La tecnología es uno de los aspectos que más ha influido en el modo de organizar eventos. Cada día surgen nuevos avances y progresos tecnológicos y como cada sector, el de los eventos tiene que adaptarse y saber sacar el mejor partido de ellos. ¿No crees que estas oportunidades hay que aprovecharlas? ¿Por qué seguir realizando eventos tradicionales cuando existe la posibilidad de utilizar la tecnología para mejorar nuestra repercusión y alcance?

Prescindir de las posibilidades que nos da la tecnología es casi una decisión suicida. No existe buen organizador de eventos que no la tenga en cuenta tanto en la planificación, como en la ejecución y en el posterior análisis del evento. No es una moda pasajera, ha venido para quedarse y dar un vuelco al tradicional modo de organizar eventos.

Sin embargo, no podemos centrar todos nuestros esfuerzos en incluir la tecnología en los eventos y dejar de lado la parte humana. Ya hemos dicho en numerosas ocasiones que la participación de los asistentes es cada vez más importante y se han llegado a convertir en los auténticos protagonistas de los eventos. En definitiva, la tecnología sin el aporte humano no contribuye en los eventos.

Si eres de los clásicos y todavía no te hemos convencido de la necesidad de su uso, te contamos algunas de las ventajas de aplicar la tecnología a los eventos

Aumento de la interacción

interacción en eventos

La comunicación ya no funciona en una sola dirección, sino que ahora ha pasado a ser bidireccional. Los asistentes al evento no acuden como meros oyentes, participan también en la creación de contenidos. En el pre evento son preguntados acerca de los ponentes que quieren ver, los temas que quieren tratar, las dudas que quieren resolver, las dinámicas en las que quieren participar, etc. De este modo se mejora su grado de satisfacción y las empresas pueden corregir sus errores y redirigir sus acciones hacia otro foco que despierte en ellos más interés. En definitiva, son más tenidos en cuenta de lo que se les tenía hace años, con lo que se consigue un mayor engagement con la marca.

Mejora la segmentación de la audiencia

El pre evento es el mejor momento para conocer a nuestra audiencia y orientar hacia ellos las diferentes actividades que se llevarán a cabo en la jornada del evento. La comunicación que lanzamos ya no se dirige a una masa, sino que se trata de personalizar lo máximo posible y se distribuye de manera individualizada. Los eventos se hacen totalmente a medida y pasan a considerarse experiencias, experiencias que quedarán en la memoria de los asistentes, de las que hablarán con sus conocidos y que compartirán en sus redes sociales, llegando así a una audiencia mucho mayor de la tuvimos alcance en el momento del evento. 

Ahorra tiempo y dinero

tecnology events

El streaming y las redes sociales permiten la posibilidad de llevar la comunicación del evento mucho más allá de las cuatro paredes que encierran el espacio en el que tiene lugar y a un coste prácticamente nulo. Hoy en día los eventos pueden seguirse en directo sin importar el sitio del mundo en el que se encuentre uno, siempre que se consiga un dispositivo móvil o un ordenador y conexión a internet. Pero también se rompe la barrera temporal y se puede disfrutar de ellos “a la carta” en cualquier otro momento.

Por otro lado, el hecho de contar con un software de eventos permite reunir todo el contenido en un único espacio, con información útil para el planificador y los asistentes tanto antes, como durante y después de su celebración. Existen algunos softwares que se compran una vez y que se pueden utilizar en repetidas ocasiones, cambiando los parámetros y la información en función del evento celebrado; lo que será una inversión inicial que se verá recuperada con el ahorro de recursos en las posteriores ocasiones.

Del mismo modo se ahorra tiempo, ya que permite la automatización de prácticamente todo: la modificación del programa o de los horarios, la actualización de información sobre los ponentes, el envío de las entradas, la ubicación de los distintos stands, etc.

Todo en uno

aplicaciones para eventos

La tecnología y, en concreto, las apps para eventos, permiten reunir todos los contenidos en un mismo dispositivo. De esta manera se consigue el control completo sobre el evento, eliminando ciertos intermediarios y sin necesidad de depender de algunos proveedores que, en ocasiones, llegan a ralentizar el proceso. Los datos acumulados en esta app nos darán la posibilidad de evaluar los resultados del evento y tomar decisiones con las que mejorar en futuras ocasiones.

 

¿Cuáles son los últimos avances tecnológicos que veremos a lo largo de los próximos meses?

App para eventos

Si estás organizando un evento, contar con una app puede ser la mejor idea para gestionarlo y conectar asistentes, ponentes, patrocinadores y expositores de la manera más fácil y rápida. Es algo beneficioso para todas las partes ya que simplifica la planificación del evento, pero también su desarrollo.

Resulta fundamental que todo el personal contratado para asistir el evento domine su uso para poder informar sobre las distintas actividades y ayudar a aquellos asistentes a los que les surjan dudas. Se puede elegir un día previo al evento para una pequeña formación a todo el staff.

aplicación para eventos congresomovil

Los participantes suben información a su perfil (cargo, país o provincia, edad, intereses) que, junto con los datos obtenidos a través de las encuestas, te ayudarán a la segmentación de la audiencia y la personalización de los comunicados.

Las apps para eventos se utilizan también para incentivar la participación de la audiencia a través, por ejemplo, de dinámicas de gamificación. Se idean diversos retos, se fomenta el networking a través de matches con aquellos perfiles más afines, se adaptan juegos como los famosos escape room mediante acertijos y pruebas con preguntas sobre la marca, se crean gymkanas que hacen a los asistentes recorrer las diferentes partes del evento, etc.

Además, una de las mayores ventajas del uso de las apps para eventos es que permiten la comunicación en tiempo real para que todo el mundo esté enterado de las actualizaciones en todo momento. Con las notificaciones se informa a los asistentes de cualquier cambio de última hora, se recuerdan los horarios de las ponencias o las actividades, se avisa sobre ofertas, sorteos o concursos de tiempo limitado, etc.

Malin Nilsson, de CWT M&E, afirma que “ofrecer una experiencia debería ser una de las funciones principales de una app, además de ser un canal de comunicación directo entre el organizador y el usuario”. Hay que combinar ambas funcionalidades para sacarle el máximo partido.

Congresomóvil es una de las mejores aplicaciones para eventos que existen hoy en día en el mercado. Permite crear una app de manera rápida, sencilla y económica y se puede personalizar y adaptar de manera que tanto asistentes, como ponenetes y organizadores estén permanentemente informados.

Información a través de códigos QR

A lo largo de las diferentes zonas se puede instalar señalética que incluya códigos QR. Estos suelen estar repartidos por todo el espacio y proporcionan información adicional que, en un primer momento, aparece oculta y que puede ser de gran interés. Nos referimos, por ejemplo, a información sobre las diferentes opciones de menú y el catering elegido, biografía de los distintos ponentes, lugares de interés en la ciudad en la que se celebra el evento, las instrucciones para el uso de los auriculares, el acceso directo a las redes sociales de las marcas organizadoras, etc.

Mayor difusión gracias al streaming

tecnología en eventos streaming

Hoy en día, los eventos híbridos, en los que se combina el mundo real con el digital, son una tendencia que gana cada vez más peso. Como hemos dicho, esto permite acercar el evento a un número de personas mucho mayor de los propios asistentes y se puede hacer, por ejemplo, a través de charlas de Skype o la transmisión en directo mediante Instagram, Facebook o Youtube. Además, estos videos suelen permanecer en las plataformas una vez finalizado el evento, permitiendo así acceder a ellos a aquellos que no hayan podido visualizarlo en directo.

Por otro lado, una de las tendencias tecnológicas que se esperan para este año es la traducción simultánea de una forma totalmente distinta a como la conocemos ahora. Ya no necesitamos que los traductores se encuentren físicamente en el lugar de celebración del evento, ahora ellos podrán asistir en streaming a las distintas conferencias y traducirlas en tiempo real. Esa traducción llegará a la aplicación móvil de los asistentes y podrán seguir las ponencias en su idioma de forma inmediata. Luis Rodríguez de Robles afirmó en el informe “Tendencias en eventos 2018” de MacGuffing que “esto conlleva un ahorro considerable de costes y se integra dentro de una aplicación para eventos, que cada vez se están utilizando más para la comunicación en directo”. 

Tecnología RFID

tecnología rfid eventos

¿Has oído hablar alguna vez sobre la tecnología RFID? Se trata de un sistema de identificación por radiofrecuencia que se instala a través de unos pequeños dispositivos y que permite agilizar ciertas acciones en los eventos y recopilar datos de los asistentes.

Este dispositivo va incorporado a una pulsera que se otorga a cada uno de los invitados y que va conectada a la app del evento. Todo está conectado a través de ella permitiendo realizar transacciones más rápidas, como el acceso a las diferentes zonas del evento, el pago de consumiciones en el interior del recinto o el contacto entre los distintos asistentes, incluyendo una vibración cuando pasen cerca de un perfil afín con el que poder hacer networking. Son muy utilizadas sobre todo en festivales, aunque ya han formado parte de otros formatos como ferias o congresos. En el último Mad Cool, un festival celebrado en Madrid, fue un gran éxito ya que permitía el pago con un solo movimiento de muñeca y sin necesidad de llevar dinero en efectivo, lo que mejoró considerablemente los tiempos de espera y las colas de acceso al recinto. Según un reciente estudio de IDAFEST sobre hábitos y consumos en festivales, el sistema cashless payment consigue aumentar hasta un 20% el consumo con respecto a otros medios de pago tradicionales. Este incremento es debido a la comodidad y facilidad de pago que aporta este sistema.

La banda de música Coldplay también utiliza la tecnología RFID en sus conciertos. Reparten, entre todos los asistentes, pulseras que generan distintas animaciones de luces de colores y que animan al público a compartir este detalle tan original del concierto en sus redes sociales, aumentando así su difusión. 

Realidad virtual y aumentada

realidad virtual eventos

Una de las tendencias tecnológicas que más está revolucionando el mundo de los eventos y que más rápido está creciendo es la realidad virtual y aumentada, utilizada no solo para los asistentes al evento, sino también para aquellos que lo siguen en streaming.

Se utiliza para crear experiencias inmersivas en los participantes del evento, visualizar modelos 3d, pasear por el recinto sin moverte del sitio, ubicar los stands y los oradores, jugar a diferentes mecánicas, recrear espacios completamente distintos y trasladar al participante a otra época y otro lugar. Una experiencia de realidad virtual es un mar de sensaciones, algo que, como ya comentamos, es muy útil para sorprender y enganchar a los invitados del evento a través de experiencias sensoriales. En este punto entran en juego también los llamados asistentes virtuales, quienes han empezado a adquirir importancia como asistentes personales, para apoyar a los visitantes con sugerencias y ayuda en la resolución de dudas. 

realidad aumentada en eventos

Un ejemplo de evento en el que la tecnología ocupó un papel fundamental fue el Bea World Awards 2018. En él llegaron a tal punto de personalización que consiguieron diseñar unas pantallas con un sistema de reconocimiento facial que identificaban al asistente que entraba al recinto y le saludaba en su propio idioma. Por otro lado, crearon también una “mood room” que cambiaba en función de las preferencias personales de cada invitado. Previo al evento se les había preguntado por el lugar en el que les gustaba relajarse, en el que se sentían más cómodos, su espacio preferido. A través de la tecnología NOFC se recopilaban estos datos y estas mood room se transformaban en ese idílico lugar en función del asistente que entraba a la sala. Así, se vio como se convertía en una playa paradisiaca con el sonido de las olas de fondo para después pasar a la cima de una montaña con el sonido del cencerro de las vacas y el cantar de los grillos.

Seguro que después de leer este artículo, te han entrado ganas de empezar a aplicar todas las novedades en los eventos que organizas. Si estás en la fase de la planificación de alguno de ellos y necesitas encontrar el sitio para celebrarlo, recuerda que en VenuesPlace te ayudamos con ello. Puedes utilizar nuestro buscador o llamarnos al 647 186 337 y te encontraremos el espacio perfecto en menos de lo que puedas imaginar.

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