El sector de los eventos demanda soluciones digitales que mejoren la experiencia de los asistentes

Eventos de empresa Entrevistas Congresos y convenciones

03/06/2019

Rebeca Herreros, responsable de Marketing y Comunicación de congresoMovil

Rebeca Herreros, responsable de Marketing y Comunicación de congresoMovil: “Nos movemos en un sector que avanza a la velocidad de la luz, pero estamos preparados para afrontar lo que venga”

Podemos afirmar, sin miedo a equivocarnos, que la innovación y la tecnología están presentes ya en prácticamente todos los sectores y son una apuesta segura de cara al futuro para cualquier empresa. El sector de los eventos no escapa a esta tendencia y, por eso, hoy hemos querido contar con Rebeca Herreros, responsable de Marketing y Comunicación de congresoMovil, una plataforma especializada en crear aplicaciones móviles para congresos y eventos de forma sencilla, rápida y económica, que ofrece opciones muy interesantes de personalización tanto en lo referente a la imagen como a las necesidades de contenido de cada cliente.

Las aplicaciones móviles están cada vez más presentes en los eventos y, por ello, queremos que nos cuente las ventajas que aporta contar con una herramienta de estas características en el éxito de un evento.

congresoMovil lleva ya 7 años en el mercado, ¿cómo surge la idea de crear la el servicio de congresoMovil desde Infobox Solutions?

congresoMovil es, hoy en día, uno de los productos más destacados de Infobox Solutions, empresa que ofrece servicios informáticos muy potentes y con una trayectoria de más de 12 años en el mercado. Su origen se traslada al año 2013, momento en el cual lanzamos la primera versión de esta herramienta especializada en la creación de apps para congresos. El objetivo era cubrir las necesidades de un sector en plena demanda de soluciones digitales para mejorar la experiencia de sus asistentes. Y qué mejor forma de hacerlo que a través de la tecnología.

Para una empresa u organizador de eventos que se esté planteando crear una app, ¿cuáles dirías que son las principales ventajas que le aporta contar con una y en qué medida le va a facilitar o agilizar su trabajo?

Los beneficios pueden ser múltiples, ya que una app puede ser útil en cualquier momento del proceso de organización de un congreso. Antes del evento, el organizador puede utilizar la aplicación para fortalecer su marca y aportar mayor visibilidad al encuentro a través de diferentes canales. También sirve para enviar invitaciones y gestionar todo lo relacionado con el registro al evento. Ofrecer una asistencia planificada tanto a expositores como asistentes proporciona imagen de profesionalidad.

Durante el evento, gracias a la app es posible brindar a los asistentes información actualizada en tiempo real. Esto con los programas impresos de mano es impensable, Las aplicaciones son una alternativa sostenible en este sentido. Además, permiten  gestionar acreditaciones, realizar el check in de los asistentes en el evento, fomentar la participación, el networking, enviar notificaciones a los usuarios y mantener el contacto directo a través de formularios.

Y después del evento, los organizadores pueden extraer información clave sobre el uso de la app y su experiencia en el congreso. Este feedback es fundamental para mejorar en lo sucesivo.

Hablemos del perfil de vuestros clientes, ¿qué tipo de empresa u organización es la que habitualmente contrata este tipo de herramientas y para qué tipo de eventos?

En un principio, tan solo los organizadores de grandes congresos se planteaban desarrollar una aplicación. Pero hoy en día, con todas las opciones que tenemos disponibles, realizamos aplicaciones incluso para encuentros de menos de 50 personas. Piensa que tenemos modalidades por 200€ en congresoMovil. Y con todas las funcionalidades que están disponibles en la plataforma incluidas.

¿Qué necesidades tienen los clientes que contratan una app para eventos? ¿Qué es lo que están buscando al recurrir a vosotros y qué es lo que más demandan?

Ofrecer información de calidad y actualizada a los asistentes es una necesidad básica. Si además quieren dar un plus de dinamismo, lo pueden conseguir a través de la app con funcionalidades de interacción: votaciones en tiempo real, preguntas al ponente, muros sociales, encuestas, puntuaciones y mucho más. Potenciar el networking entre asistentes también es clave. Módulos como el chat (mensajería entre asistentes) o el meetingplanner (agendas de reuniones), son perfectos para este fin.

Además, de lo que nos hemos dado cuenta, es que los clientes necesitan, cada vez más, una herramienta todo en uno, capaz de integrar servicios de registro al evento, check in y app para el evento. Con un soporte y equipo humano detrás dispuesto a resolver cada una de sus cuestiones con agilidad a lo largo de todo el proceso. Y por suerte, todas estas opciones están disponibles en congresoMovil.

Según vuestra experiencia, ¿cuál dirías que es el nivel de satisfacción de los clientes que han contratado una app con vosotros?

Bueno, nuestra percepción es positiva. Obviamente cada proyecto tiene sus peculiaridades, y durante el camino nos encontramos con grandes retos. Hace muy poquito asistimos como soporte técnico a un evento celebrado por el Basque Culinary Center en San Sebastián. Gestionamos desde el registro, al check in y app para el evento. Nos sentimos plenamente felices al comprobar in situ que nuestra tecnología, desarrollada con tanto esfuerzo desde nuestra sede en Vitoria, cumplió con las expectativas de los organizadores.

Y de cara al asistente, ¿cómo mejora su experiencia en el evento la posibilidad de tener un acceso a una app y qué funcionalidades se van a encontrar a nivel de usuarios?

A la hora de desarrollar nuevas funcionalidades en nuestras apps, no solo tenemos en cuenta el punto de vista del organizador. Tenemos claro que el asistente es el protagonista del evento y, por eso, pensamos en cada detalle que sirva para mejorar su experiencia. Cuando un usuario se descarga la app del evento, va a poder acceder a su perfil privado, en el cual editar sus datos, subir su foto de perfil, marcar contenidos como favoritos, crear notas o consultar información privada o su acreditación. Tambien podrá establecer conversaciones con otros asistentes a través del chat o del meetingplanner, inscribirse en actividades, puntuar sesiones y ponentes, participar en votaciones, muros sociales o realizar preguntas a los conferencistas. La app es además un medio perfecto para estar en contacto con los organizadores a través de formularios, algo muy útil en caso de dudas o necesidades especiales.

Para alguien que nunca ha contratado una app para eventos y lo descarta porque lo considera inaccesible económicamente hablando, ¿qué le dirías?, ¿son realmente caras estas herramientas? y, lo más importante, ¿cómo se rentabilizan?

Pienso que el sector de las apps para eventos ha ido cambiando mucho, ofreciendo otro tipo de soluciones accesibles para todos los bolsillos que, desde luego, en congresoMovil están presentes. Antes comentaba que por 200€ es posible incluir una app en un evento con todas las funcionalidades. ¿Quién se puede resistir a este precio?

Y si hablamos de rentabilidad…, hay muchas formas de esponsorización disponibles en las apps. Es posible incluir publicidad en diferentes apartados: en la imagen de carga, en la home, creando un listado de expositores, páginas a medida, anuncios específicos, envío de notificaciones push… Esto los expositores lo valoran mucho, y nos vamos adaptando a sus preferencias.

Vemos que actualmente en el mercado están proliferando las apps para eventos, pero ¿qué valor añadido aporta congresoMovil con respecto a la competencia y en qué se diferencia de los demás?

Nosotros nos diferenciamos claramente por el precio y calidad del producto. Somos muy transparentes en este sentido y muy competitivos en relación con otros proveedores del sector. Apostamos por desarrollar nuevas funcionalidades cada día, que no encarecen el producto, lo enriquecen. Tenemos diferentes modalidades que se adaptan a todo tipo de evento, desde el más pequeño al más grande. Nos gusta escuchar a nuestros clientes y ofrecer soluciones, muchas veces mediante personalizaciones a medida. Somos los creadores del software y tenemos pleno control sobre él, para nosotros esto no supone un problema.

Como expertos en tecnología, ¿cómo creéis que han cambiado las aplicaciones móviles y, en especial, las diseñadas para la organización de eventos, y cuál va a ser la tendencia o la evolución de este tipo de apps en el futuro?

Nos movemos en un sector que avanza a la velocidad de la luz. Estar atentos a las últimas tendencias es para nosotros nuestra forma de vida. Las aplicaciones han cambiado mucho y siguen cambiando de forma imparable. Ahora mismo nos encontramos trabajando en funcionalidades de gamificación con el fin de aportar un valor añadido a la experiencia de usuario. Lo que vendrá después, ¡ni tan siquiera nosotros lo sabemos! Solo que estamos preparados para afrontar y tomar las riendas sobre todo lo que vaya aconteciendo.

Admon

SERVICIO VENUESFINDER

Te buscamos el espacio GRATIS

  • Cuéntanos qué necesitas
  • Buscamos entre + de 6000 espacios
  • Sin intermediarios ni comisiones
  • Tu presupuesto en 24h

+34 647 186 337

Otras ideas relacionadas