Ventajas de invitar a la prensa a un evento

Eventos de empresa

14/10/2019

Prensa en eventos

¿Cómo organizar una convocatoria de prensa para un evento?

Si lo que estás buscando en un evento es aumentar la repercusión y que al finalizar todo el mundo hable de él, lo que tienes que hacer es invitar a los medios de comunicación, preparar una jornada de prensa donde les des a conocer tus últimas novedades.

Como ya comentamos en nuestro artículo sobre experiencias multisensoriales en eventos, no es lo mismo contarlo que vivirlo. Y es que sentir algo en primera persona es el mejor modo de recordarlo y conseguir que permanezca en nuestra mente. Esto es precisamente lo que ocurre con los eventos, que se convierten en un gran aliado para las marcas que quieren dar a conocer el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Y aquí entra en juego el invitar a la prensa a tu evento, ya que son el altavoz perfecto para difundir el antes, el durante y el después. Con un evento dirigido a la prensa, los medios de comunicación tradicionales estarían cubiertos entonces, pero ¿qué pasa con los nuevos canales de comunicación? ¿Cómo puedo llegar a los famosos millennial? Los últimos años, a estos eventos de prensa se han unido también los bloggers o influencers, que ayudan a ampliar fronteras y llegar a un público objetivo más joven y digitalizado, lo que de otra forma resultaría muy difícil.

convocatoria de medios eventos

¿Cuáles son las ventajas de invitar a la prensa a un evento?

Aumenta la repercusión

El hecho de celebrar un evento con medios de comunicación hará que tu mensaje llegue a más gente, multiplicará su difusión y alcanzarás un público más extenso. Con esto conseguirás que se hable de tu marca más allá de ese día y estar presente ante aquellos que no asistieron. Mandar una nota de prensa sobre lo que sucedió en el evento a toda la base de datos será un recordatorio tanto para los que estuvieron presentes como para los que no pudieron ir y podrán escribir sobre la marca con datos de primera mano.  

Mejora la notoriedad de la marca

No es lo mismo difundir la información del evento a través de los canales propios (redes sociales, blogs, newsletter…) que hacerlo a través de la prensa. Los medios elevarán el valor de la marca generando confianza y veracidad en la noticia. Esta fórmula de branding es una de las más eficaces y puede llegar a convertirse en una técnica de venta muy potente.

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Aumentar la red de contactos

Cualquier empresa que funcione requiere una red de contactos afianzada. Con los eventos conseguirás darte a conocer y entablar relaciones que pueden llegar a ser muy duraderas en el tiempo. No es lo mismo conocerse a través de e-mails o de meros comunicados de prensa, que hacerlo cara a cara. Al invitar a la prensa a tu evento lograrás que la relación sea más estrecha y cercana y te tengan presente para el futuro.

Salir en prensa puede ser un valor añadido para tus proveedores

Contar con los medios de comunicación en un evento puede ser muy útil a la hora de buscar proveedores. Es un plus que terminará de convencer a muchos de ellos y estamos seguros de que incrementarán sus ganas de participar.

Medios de comunicación eventos

¿Cómo hacer la convocatoria de prensa para tu evento?

El momento de la convocatoria de prensa es algo crucial en un evento, ya que es entonces cuando tendrás que empezar a despertar la atención de los periodistas para conseguir el objetivo final: que acudan la jornada del evento y que hablen del mismo. Hay que hacer un comunicado lo más atractivo posible y que genere gran expectación. Esto se puede conseguir incluyendo un toque especial y diferenciador. Por ejemplo, puedes elegir un chef de reconocido prestigio para que elabore el menú del evento. Las experiencias gastronómicas son cada vez más populares gracias a programas como Masterchef que sacan a la luz nuestro lado más foodie. Otra idea para destacar es invitar algún ponente conocido o que trate un tema de interés general, como por ejemplo el eneagrama o los tipos de personalidad, tan de actualidad los últimos meses. Puede parecer una gran inversión a priori, pero es algo que se rentabiliza a medio plazo con la difusión del evento. Un clásico es comentar en la invitación que el evento contará con sorpresas, de modo que se contribuye con esa necesidad de conocer más.

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Puede que esta parte sea la que te resulte más difícil. Si te parece complicado acceder a la prensa porque tu red de contactos no es tan completa como te gustaría, te puedes servir de alguna agencia de comunicación. Es una herramienta realmente útil ya que suelen contar con una base de datos segmentada por perfil y podrás dirigir tu comunicado al que más se adecúe a lo que estás buscando.

Por otro lado, hay que tener presente que las agendas de los periodistas suelen estar bastante apretadas y tu convocatoria de prensa puede pasar por alto si no consigues el elemento que despierte su interés. Hay que tratar de resaltar sobre el resto de noticias y eventos a cubrir. Para ello, es muy importante también tener en cuenta el día y la hora elegido para el evento. Hay que tener en cuenta cuándo se celebran los eventos importantes del sector para tratar de no coincidir con ellos o será muy difícil captar la presencia de la prensa.

Medios de comunicación evento

La elección del espacio será también un aspecto fundamental y tiene que ir acorde al producto que se quiera presentar y a los valores de la marca. Si, por ejemplo, vas a presentar una nueva línea de relojes de lujo, puedes elegir una sala de un clásico hotel. Si, por el contrario, tienes que presentar una nueva aplicación de ocio para millennials, puedes hacerlo en el local más de moda de la ciudad. Cada producto tiene su espacio perfecto y en dar con él, en Venuesplace, somos expertos. Así que, este apartado puedes dejárnoslo a nosotros y no comerte la cabeza con ello. Hoy en día el venue forma parte más que nunca del evento y elegir uno adecuado puede influir en el éxito o fracaso del mismo, el sitio elegido puede ayudar a transmitir valores y emociones por sí mismo. Antiguas bibliotecas, salas privadas de museos, jardines escondidos, azoteas con vistas espectaculares, edificios emblemáticos… Las opciones son infinitas, pero trata siempre de ser original y sorprender.

No solo va a influir el número de periodistas que consigas que acuda a tu evento, sino también la relevancia de los mismos, su poder frente a la audiencia. Verás gran diferencia entre una convocatoria de prensa con 5 medios de comunicación con cobertura nacional y otra con 20 con cobertura regional.

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Otro elemento que se puede utilizar para atraer a la prensa a un evento son las invitaciones. Actualmente, las convocatorias se envían por correo electrónico, lo cual resulta muy cómodo, rápido y económico. Pero, para darle un valor añadido, si puedes enviar también las invitaciones físicas, como se hacía hace unos años, será un aspecto que sorprenderá a tus invitados y que, por lo menos, les hará tener en mente el evento.

Por último, debes saber que al finalizar estos eventos de prensa se suele entregar un dossier y material corporativo para que los periodistas, bloggers e influencers que acudan, tengan información que les sirva de apoyo para redactar la noticia. Lo ideal es que ese mismo día o al día siguiente se envíe también una nota de prensa con todos los detalles del evento y con la relación de proveedores, para que les guíe en la redacción del artículo. Es importante también incluir un pequeño obsequio representativo de la marca como recordatorio del evento, de la experiencia vivida. 

Un evento es la mejor forma de conseguir un look and feel impactante de una marca y la prensa es el motor perfecto para ayudarte con ello. Así que, si tienes un nuevo lanzamiento entre manos, ponte manos a la obra y comienza ya a preparar la convocatoria de prensa.

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