Tendencias en eventos corporativos 2020

Eventos de empresa Congresos y convenciones

13/01/2020

Tendencias eventos corporativos

Cómo evolucionará el sector de los eventos corporativos en 2020

El sector de los eventos continúa en crecimiento. Mientras que en algunos de los principales mercados europeos vemos ciertas señales de inestabilidad e incertidumbre, como la posible salida de Reino Unido de la UE, lo cierto es que, por lo general, el sector MICE permanece estable. El top 10 de destinos preferidos para eventos en 2020 continúa siendo muy similar al de 2019, encontrándose en la lista dos ciudades españolas: Barcelona y Madrid, en tercer y sexto lugar. Ambas destacan por la calidad de sus infraestructuras, su red de comunicaciones y transportes y su amplia oferta de ocio y gastronomía, que complementan cualquier evento MICE. Entre los destinos al alza se encuentra Sevilla, una ciudad que se está volviendo cada vez más atractiva para el sector por el aumento y mejora de las instalaciones con la apertura de nuevos hoteles y espacios para eventos. 

Según el último estudio de American Express Meetings & Events se prevé un aumento en el número de asistentes por evento, con un incremento en España de hasta el 2,6%. En Europa se verá un aumento en el gasto por asistente en incentivos y eventos especiales, principalmente en España, Reino Unido y Alemania, y serán los eventos corporativos los que encabecen el ranking de tipología, representando un 24% del total de reuniones empresariales en España. Pero esta evolución no solo se verá en el número de asistentes, ya que se prevé que se incremente también la duración del evento, lo que implica un mayor gasto. “Más duración supone más gasto por visitante y más demanda de profesionales. Es un sector en el que entran en juego muchos otros sectores relacionados, como el turismo, la producción o la publicidad.”, afirman desde Deusto Formación. 

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El 2020 estará marcado por la rápida innovación tecnológica, la sostenibilidad, la importancia de la seguridad y las experiencias significativas. Ya es conocido por todos el valor y la utilidad de los eventos para las marcas y los múltiples beneficios que les pueden aportar. Como nos explicaron desde the Creative dots, el evento es un canal estratégico de comunicación infalible.  Por esta razón, vemos como aproximadamente el 25-30% del presupuesto de marketing está destinado a esto.

Los avances tecnológicos: el gran cambio en los eventos

El sector de las reuniones y eventos experimentará grandes cambios en los próximos años, especialmente en lo relativo a la digitalización. El uso de los avances tecnológicos, combinados con la creatividad, dará lugar a eventos con un contenido más efectivo tanto para asistentes como para organizadores, mejorando la experiencia de los primeros y facilitando la medición de los resultados de los segundos.

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Dentro de los avances tecnológicos que más han revolucionado el sector de reuniones y eventos encontramos el RFID, que permite automatizar muchas de las acciones de los asistentes, permitiéndoles centrarse en el contenido del evento y en hacer networking. Se trata de un dispositivo que va conectado a las tarjetas de identificación de cada asistente y que monitoriza sus acciones, como el acceso a los diferentes recintos del evento. 

El uso estratégico de las apps para eventos en la mejora de la experiencia del usuario

Por otro lado, las apps para eventos también están creciendo a un ritmo imparable, con un incremento muy fuerte desde 2017. Estas se utilizan no solo para ofrecer contenido sobre las agendas o los itinerarios de los eventos, sino como un modo de interactuar y permitir a los asistentes ser partícipes de lo que está sucediendo. Las apps para eventos se pueden utilizar para personalizar el contenido de los eventos con el análisis de datos de los usuarios y su comportamiento. Existen diversas funcionalidades que les permiten realizar preguntas a los ponentes de forma rápida y sencilla, ser guiados alrededor del evento facilitándoles la jornada o agilizar el proceso de registro sin la necesidad de imprimir las tarjetas de acceso.

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Eventos experienciales, la clave para el futuro

Sin duda, lo más importante es que el desarrollo y la mejora de las aplicaciones y plataformas tecnológicas van a ayudar a mejorar su experiencia y este va a ser uno de los objetivos al que más van a ir dirigidos las nuevas tendencias del 2020, de tal modo que ya no hablaremos de meros asistentes, sino de participantes. Gracias al emotional data, se podrá medir el compromiso de los asistentes; una técnica utilizada en un evento en París en el que monitorizaron sus expresiones faciales, examinando sus reacciones y atención durante las diferentes actividades de la jornada.

La experiencia en los eventos va muy unida a las emociones. En los últimos años, la economía de la experiencia está cobrando cada vez más relevancia, queremos conectar, compartir, sentir. A medida que la línea que separa nuestra vida profesional de la laboral se vuelve cada vez más fina, es más importante que nunca que los eventos corporativos sean tan interactivos y experienciales como las situaciones que vivimos a diario y las que estamos acostumbrados a vivir con amigos y familiares, de modo que este tipo de eventos no se tomen como un mero acto profesional, si no como una oportunidad de crecer y aprender, tanto profesional como personalmente.

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Este cambio de paradigma está muy influido por la generación millennial, cada vez más presente en los eventos. Son ellos quienes han provocado el crecimiento significativo de la búsqueda de nuevas experiencias inmersivas y quienes han hecho dar un giro de 180 grados al modo de entender los eventos. Los eventos experienciales llevan consigo un mayor compromiso por parte de los participantes, que se sienten parte del mismo, una comprensión más profunda del contenido y una conexión más fuerte con la marca. Los eventos del 2020 se guiarán hacia la personalización, utilizando los datos recogidos de los asistentes para ayudarles a crear sus propias experiencias dentro de los eventos. Lo cierto es que las experiencias multisensoriales en eventos requieren una conexión directa, pero gracias a la tecnología también se puede mejorar la experiencia de aquellos asistentes que viven el evento de forma online. Los chatbots, los grupos de discusión, los videos o las redes sociales pueden ayudar a contribuir en el evento para aquellos que lo están disfrutando a través de sus pantallas. 

Venues con algo especial

A la hora de buscar un espacio para la celebración del evento, la tendencia para el 2020 se centrará en lo diferente. La clave está en encontrar lugares únicos que se alineen con la estrategia de marca del cliente. Espacios con características arquitectónicas especiales, espacios que cuenten historias, lugares emblemáticos… En definitiva, se buscan lugares inusuales que consigan impresionar a los asistentes y que vayan de la mano del objetivo del evento. 

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La sostenibilidad como eje central de la planificación

La sostenibilidad ya no se concibe como un mero complemento en los eventos, si no que cada vez más se entiende como el centro de todo, el punto de partida de la planificación. Algunos de los últimos sucesos como los graves incendios sufridos por el Amazonas, la campaña de concienciación climática de la activista Greta Thunberg o la cumbre del clima celebrada en Madrid hace unos meses, han puesto en relieve la importancia de la sostenibilidad, su aplicación en todos los sectores y el impacto positivo que conlleva. Deloitte’s Global Milennial Survey 2019 mantiene que el cambio climático es una de las mayores preocupaciones de la generación milennial y Z, cada vez con más presencia en los eventos.

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¿Cómo organizar un evento más sostenible?

Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es la elección del espacio. Es fundamental elegir un espacio en el que se pueda realizar todo el evento al completo sin necesidad de traslados y que esté bien comunicado por transporte público. Si además sigue una política de responsabilidad corporativa que contribuya con el respeto al medio ambiente, es un punto más a su favor.

Por otro lado, la elección del catering es fundamental. Optar por productores locales, alimentos de temporada y ecológicos contribuye al medio ambiente y, en muchos casos, permitirá abaratar costes. La eliminación de plásticos y la reducción de residuos teniendo en cuenta las 3 R, reducir, reutilizar y reciclar, tendrá un impacto positivo en el destino, logrando que al final ganemos todos: las personas, el planeta y los negocios.

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