22/04/2020

Como organizar un evento exclusivo

Las claves del éxito para eventos exclusivos o íntimos

Un evento exclusivo es una de las opciones a la hora de plantear un evento. Se trata de una celebración o evento de menor tamaño, lo que podríamos considerar íntimos o petit comité. Un evento exclusivo no es muy diferente a otros más numerosos en cuanto plantear las fases de la organización del evento, pero si que lo es con respecto a la celebración, búsqueda de espacios, actividades…

Celebrar o no un evento exclusivo depende de muchos aspectos: el presupuesto que se tenga, el ambiente que se desee en la celebración, las personas que quieras invitar…

¿Quieres saber por qué y cómo organizar un evento exclusivo? Pues sigue leyendo y descubre todos los detalles con nosotros.

¿Por qué organizar un evento exclusivo?

Organizar un evento exclusivo supone una experiencia completamente diferente para ti y tus invitados tanto si se trata de un evento social como un cumpleaños o una fiesta como si es un evento corporativo como un team building o un afterwork. Las ventajas de celebrar un evento de este tipo son:

Una experiencia diferente y más cercana: Un evento exclusivo se desarrolla de una manera muy diferente a un evento más grande. Hay menos invitados y una mayor relación con ellos,  por lo que la experiencia de los invitados y la del propio organizador será muy diferente a la de cualquier otro evento. Será mucho más cercana, todos los invitados se podrán relacionar entre ellos y se podrán hacer muchas actividades diferentes y divertidas.

Menor coste: Cuando se plantea un evento de menos asistentes existen dos opciones a la hora de presupuestar. Que se puedan reducir los costes de organización del evento, al ser menos número de personas, o que se pueda invertir por completo, sacándole el máximo rendimiento a un amplio presupuesto, que dará mucho más de sí.

Mayor flexibilidad para resolver imprevistos: No tiene porqué suceder ningún imprevisto en tu evento, pero es cierto que, si hay menos personas en el evento, será más sencillo resolver cualquier cuestión que pueda ensombrecer la celebración. Por ejemplo, si hay un problema con las invitaciones, será fácil contactar rápidamente con todos tus invitados.

Trato personal con todo el mundo: Es un evento pequeño en el que conoces a todo el mundo de manera personal, es evidente que el trato con ellos será mucho más cercano y amable que si se tratase de un gran evento en el que apenas pudieras hablar con todos los invitados.

Seguimiento de la asistencia: Esto será también más sencillo ya que, podrás saber de primera mano y en todo momento, quién va a poder acudir a tu evento y quien no.

Más control de una manera más fácil: Como ya te hemos comentado en artículos como 10 errores que debes evitar cuando organizas un evento corporativo es fundamental establecer objetivos cuando organizas un evento. El control de estos objetivos será mucho más simple y efectivo en un evento exclusivo.

Ambiente más distendido: ¡Piénsalo! Es una celebración en la que todos os conocéis bien y hay cierta confianza entre todos. Está claro que el ambiente será más distendido, se respirará confianza y será un ambiente totalmente relajado en el que podréis pasar una velada agradable.

Cómo organizar un evento exclusivo

Para organizar un evento exclusivo has de seguir los mismos pasos que para cualquier otro evento: establecer fechas, elegir un espacio y una temática con la que te identifiques, contratar el catering… Sin embargo, cuando se organiza una celebración íntima hay que tener en cuenta algunos detalles de este tipo de eventos.

Fechas

Deberás establecer una fecha para tu evento, mira bien el calendario para que ningún otro evento coincida con el tuyo.

En este aspecto tienes una gran ventaja y es que, al ser pocos invitados podrás hablar con ellos para establecer una fecha conveniente para todos. De ese modo, los invitados sentirán desde un primer momento la importancia que tienen dentro del evento y será mucho más fácil controlar la asistencia.

Espacio

Como en cualquier otra celebración deberás buscar un buen espacio para que tu evento exclusivo sea un éxito. Por suerte aquí estamos nosotros para ofrecerte todos los espacios que imagines. La ventaja de organizar un evento íntimo en cuanto al espacio es que tendrás más flexibilidad y muchos más venues entre los que elegir.

Cualquiera puede ser un buen lugar: restaurantes, terrazas, fincas, hoteles boutique, masías, locales… todo depende de qué es lo que busques.

Desde VenuesPlace te hemos querido dar unas ideas con algunos de nuestros espacios favoritos para eventos exclusivos:

El Alma del Colmenar - Madrid Comer con Arte - Sevilla Azkorri Beach House - Vizcaya
Hotel Derby 4* - Barcelona Terraza Nómadas Centro - Málaga Flash - Valencia

Si tienes dudas para elegir el espacio perfecto, no dudes en contactar con nuestro equipo de VenuesFinder, que te ayudará a encontrar el venue que mejor se adapte a tu evento. Contacta con ellos en el teléfono 647 186 337 y déjate ayudar de manera gratuita. 

Invitaciones

Este es otro aspecto que se diferencia mucho que cualquier otra celebración. Como te comentábamos antes, el seguimiento de la asistencia será mucho más fácil en una celebración de este tipo, y la manera de invitar a la gente puede ser mucho más creativa y diferente.

Por ejemplo, puede hacer una invitación personalizada para cada uno de los asistentes o incluso un video personalizado para cada invitado. También puedes crear un grupo de WhatsApp para estar conectado en cualquier momento con tus invitados pudiendo así resolver cualquier cuestión que puedan tener, referente al evento.

Decoración

Lo ideal es plantear una decoración cuidada y en relación con el tipo de evento y la temática. La peculiaridad de un evento exclusivo en el ámbito de la decoración es que podrá ser mucho más personalizada incluyendo detalles con los que todos los invitados puedan sentirse representados. Por ejemplo, si celebras una fiesta con tus amigos íntimos, puedes decorar el espacio con algunos detalles que os recuerden a momentos específicos como un viaje o alguna anécdota concreta.

Catering

Con respecto al catering y como siempre te comentamos, deberás tener en cuenta si el espacio proporciona este servicio, como es el caso de un restaurante o si trabaja con catering de confianza para ofrecerte el mejor servicio gastronómico posible. En este aspecto, en tu evento exclusivo podrás organizar a tus invitados en una sola mesa para que todos estéis juntos y desfrutando de una buena comida.

Espectáculos y animación

La celebración debe tener su parte de espectáculo y ocio. La peculiaridad de un evento exclusivo es que podrás organizar las actividades del mismo con el fin de que todos sean partícipes de ellas. Puedes organizar juegos, gymkanas, un karaoke, un espectáculo de magia en el que todos acabéis siendo ayudantes del mago, un espectáculo de hipnosis, las oportunidades son infinitas.

Además, una ventaja es que conocer a todos tus asistentes bien, por lo que la música podrá agradar a todos para que disfruten al máximo de tu evento exclusivo.

Hasta aquí nuestros consejos para un evento exclusivo. Esperamos que te hayan servido y que puedas celebrar un evento de 10 con tus allegados.

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