Organiza un evento híbrido y conecta con tu audiencia

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19/08/2020

Organiza un evento híbrido

Cómo organizar eventos híbridos: herramientas y consejos para conectar con tu audiencia

Los eventos híbridos han llegado con mucha fuerza. La crisis del Coronavirus ha supuesto la reducción de aforos y extremar las condiciones de seguridad para conseguir frenar el virus. Esto ha dado pie a que la tecnología, ya muy implicada en los eventos, se incorpore de una manera completa a través de los llamados eventos híbridos.

Un evento híbrido es una celebración a medio camino entre el evento presencial y el evento digital. Este, tiene un emplazamiento físico al que pueden acudir algunas personas, sin embargo, la gran mayoría de los asistentes seguirán de manera online el evento. Además, ¡permite crear una experiencia diferente y única!

Como ya te contamos en la entrevista que realizamos al espacio La Grada, los eventos híbridos, no van a desplazar a los presenciales, pero teniendo en cuenta la situación en la que nos encontramos, debemos aprender a celebrarlos si de verdad queremos llegar a un público más extenso y conseguir el tan deseado engagement.

Por qué celebrar un evento híbrido

Para comenzar a organizar un evento híbrido lo primero que tienes que hacer es convencerte de que es la mejor opción para cumplir con tus objetivos. Por eso, en primer lugar, tienes que tener claros cuales son tus objetivos, presupuesto, público… Una vez esté claro debes conocer a la perfección cuales son las ventajas de los eventos híbridos para confirmar que es la mejor opción. Debes saber que los pros de los eventos híbridos son los siguientes:

Permite llegar a mayores audiencias
Tiene un coste más reducido
Los asistentes están más dispuestos a interactuar
El acceso a la información es a largo plazo
Se obtiene mayor información sobre el comportamiento de los asistentes
Se obtiene feedback a tiempo real
Ofrece más opciones a los asistentes con problemas en el desplazamiento

La clave de un evento híbrido es que une algunas de las ventajas de los eventos digitales y los eventos reales. Por ejemplo, el mundo online permite mayor participación y ofrece muchas herramientas para contactar de una manera más cercana con la audiencia. Por otra parte, el evento presencial supone mayor compromiso de los asistentes facilitando el networking, estableciendo relaciones de confianza y una interacción sin distracciones.

Planifica y organiza tu evento híbrido

Si bien en este momento un evento híbrido parece ser la solución a nuestros problemas, hay que tener claro que no es un camino de rosas. Cualquier evento, sea o no híbrido, debe estar organizado al milímetro. Ya os hemos contado cómo debe organizarse un congreso o los errores que debes evitar cuando organizas un evento, y un evento híbrido no iba a ser menos.

En un evento presencial debes controlar todo lo que pase en el espacio, además de conseguir cierta interacción a través de las redes sociales o la página o App. En un evento híbrido, por otro lado, tienes que tener totalmente controladas las dos vías por las que vas a llegar a tu público, además de las redes sociales, por lo que la planificación es importantísima, no puedes dejar ningún detalle al azar.

Algunos tips para organizar un evento híbrido exitoso son:

Consigue un buen maestro de ceremonias que consiga que las personas que acuden al evento de manera presencial y las que lo hacen de manera digital se sientan igual de integradas y conectadas.
Trabaja bien el contenido del evento: Si cualquier evento debe estar correctamente estructurado uno híbrido debe estarlo más, ya que, de otro modo, la audiencia que se encuentra conectada de manera online podría sentirse perdida o desinteresarse.
Ayuda a los ponentes con consejos y herramientas: En muchas ocasiones, el ponente de nuestro evento puede ser nuevo en esto de los eventos híbridos por lo que, como organizadores del mismo, debemos poner a su disposición herramientas para conseguir llegar bien al público y dar algunos consejos sobre cómo hacerlo.
Aprovecha cualquier oportunidad para conectar con tu público: Antes, durante y después del evento, da igual cuando, debes estar preparado para contactar con tu audiencia en el momento y del modo correcto para llegar a conectar con ellos.
Haz que la experiencia post evento sea única y diferente. Ofrece más contenido y anima a seguir interactuando tras finalizar el evento. Es una oportunidad impresionante de conectar con el público y llegar a una relación a largo plazo. 

Que no debe faltar en tu evento híbrido

Ya conoces algunas pautas para tu evento, pero no debes olvidarte de ciertos aspectos clave sin los que tu evento híbrido no será posible:

El espacio: Es una de las primeras cuestiones a considerar. En VenuesPlace sabemos mejor que nadie la importancia que tiene el espacio en un evento y por eso tenemos muy claro que un evento híbrido necesita de un espacio totalmente equipado para este fin, que cumpla con todas las medidas que está situación requiere y con profesionales que te ayuden en cada paso que des. Algunos de nuestros espacios favoritos para eventos híbridos son el espacio Truss Madrid y el ya nombrado espacio La Grada.

Conexión Wifi en el espacio: Es un must para este tipo de eventos ya que, no solo las personas que se conecten desde casa necesitan interactuar en el terreno online. Los eventos híbridos se basan en la conexión online como medio de unificación de la audiencia por lo que es necesario que todos estén conectados.

Herramientas que te ayuden a llegan a tu publico y consiga que estén conectados e interactuando de verdad: Son muchas las herramientas que te pueden llevar al éxito y todas deben ser tenidas en cuenta y combinadas de la mejor manera posible para ello.

Ten a tu lado a un equipo preparado y con experiencia en el terreno online y offline: Es importante sentirte respaldado, por profesionales que sepan lo que hacen y que te ofrezcan la confianza que necesitas para que tu evento sea un éxito.

Herramientas y aplicaciones para un evento híbrido

La tecnología ha llegado para hacernos la vida más fácil, prueba de ello es VenuesPlace y sus miles de espacios para eventos a tu disposición en un solo clic. Por eso, a la hora de realizar tu evento híbrido déjate ayudar por algunas de estas webs, Apps y herramientas, para hacer más fácil la organización.  

Distribución del espacio

Webs como AllSeated son muy útiles a la hora de visualizar tu evento ya que te permite ver cómo quedará la disposición, escenario, formatos en tu venue escogido. En la situación actual herramientas como esta aún cobran más importancia ya que nos ayudará a asegurar la distancia social entre los invitados al evento.

Organización del evento

Herramientas como Eventbrite Organizador son necesarias a la hora de organizar el evento.  Eventbrite te ayudará con todo lo relacionado con la creación de invitaciones, el control de la venta de entradas, el control de acceso.

Interacción de la audiencia

La interacción de la audiencia es la clave en cualquier evento y una de nuestras plataformas favoritas es Sparkup. Haz que tu audiencia tenga voz, que puedan compartir opiniones en tiempo real y que tu evento sea dinámico y divertido a través de esta plataforma accesible desde cualquier dispositivo. Esta plataforma también podrá ser útilizada para la retransmisión en streaming de tu evento, por lo que lo tendrás todo en la palma de tu mano.

Gestión, control y acciones en redes sociales

Cualquier evento necesita ser retransmitido a través de las redes sociales. Estas se han vuelto un imprescindible para las empresas por lo que una herramienta de gestión y medición como Hootsuite o Metricool es muy importante.

Por otro lado, debes dar a la audiencia lo que busca y aquello que de verdad le interese. Plataformas como Easypromos son una buena forma de llegar a ellos a través de concursos en las redes sociales. Esta herramienta te ayudará a generar leads.

Plataformas de retransmisión y videollamada

¿Que sería de nuestro evento híbrido sin una plataforma donde ser retransmitido? Con este fin hay multitud de herramientas perfectas para conectar: la ya nombrada Sparkup, Zoom, Youtube Live, Viemo, Facebook Live son algunas de las herramientas con las que podrás retransmitir tu evento. Algunas de ellas también harán posible que realices videollamadas con ponentes que se encuentren en otras áreas geográficas, por ejemplo.

¡Hasta aquí nuestro artículo! Esperamos que te hayan sido de utilidad nuestros consejos sobre cómo realizar un evento híbrido y si tienes dudas para encontrar tu espacio perfecto, en VenuesPlace siempre te ayudaremos. Contacta con nuestro servicio gratuito de VenuesFinder y déjate guiar por nuestros profesionales que buscarán y contactarán con los mejores espacios para tu evento híbrido.

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