Claves para organizar un congreso

Congresos y convenciones

10/06/2019

Organizar un congreso

Lo que tienes que saber antes de organizar un congreso

Si alguna vez has tenido que organizar un congreso sabrás de primera mano que no es una tarea fácil. Para que un congreso salga a la perfección hay que tener en cuenta muchos detalles, y sobre todo, es fundamental ser muy exhaustivo con la coordinación tanto de proveedores como de personas del equipo implicadas en la organización del evento.

En un momento en el que los eventos corporativos parecen haber superado la crisis, incrementando en más de un 10% su demanda, podemos afirmar que se vive un momento de recuperación y también de transformación. Esto supone un gran reto para los organizadores de congresos y eventos, ya que las fórmulas y propuestas del pasado se han quedado obsoletas y el sector se renueva con demandas cada vez más innovadoras y afrontando retos más exigentes en los que la tecnología tiene un papel protagonista.

A pesar de los cambios y de la evolución que ha vivido el sector durante los últimos años, lo que resulta indiscutible es que, dentro de los eventos corporativos, el congreso continúa siendo una herramienta indiscutible para mostrar las novedades de las empresasintercambiar información y formación, establecer relaciones profesionales y hacer Networking en los diferentes ámbitos profesionales.

Ahora toca renovarse o morir. Si en estos momentos estás metido de lleno en la organización de un congreso, olvídate de viejas fórmulas y comienza a pensar en conceptos como: El Meeting Design (capacidad de influir en el comportamiento de los asistentes al evento para lograr un impacto a largo plazo que beneficie tus intereses como organizador), las tecnologías que permiten la interacción con los asistentes, sesiones más cortas y participativas, ofrecer experiencias, etc.

Además de las anteriormente mencionadas, en lo que a tendencias para congresos se refiere, no podemos pasar por alto, por un lado, la especialización, que busca una mayor segmentación de público y tratar problemáticas muy concretas en las sesiones, y por otro, el interés por la sostenibilidad en el sector de los congresos y reuniones, que aunque su adopción está siendo lenta, cada vez más empresas apuestan por iniciativas enfocadas a salvaguardar el medio ambiente (uso de fuentes de agua en lugar de botellines de plástico, aplicaciones móviles y herramientas web que eviten el uso abusivo de papel, materiales reciclables, etc.).

Una vez que te hemos puesto al día sobre los cambios que ha sufrido el sector de los congresos, desde VenuesPlace nos gustaría facilitarte tu trabajo organizativo, y por eso, queremos darte algunas claves que te van a ayudar a lograr un congreso exitoso e impactante.

la fecha del congreso

La fecha del evento es esencial para contar con los proveedores que quieras y obtener relevancia

Nuestra recomendación es que cuando vayas a establecer la fecha para el congreso, lo hagas con un calendario delante y tengas en cuenta los festivos nacionales y locales, los partidos de fútbol, fechas de eventos del sector… Es importante que tu congreso no coincida con otro evento relevante que le quite protagonismo al tuyo, sobre todo, si quieres que los medios de comunicación cubran tu información.

Además, cuando decidas la fecha debes asegurarte que cuentas con tiempo suficiente para que los ponentes puedan confirmar su asistencia y preparar sus ponencias, reservar el lugar idóneo para la celebración, realizar una buena comunicación y garantizar así el éxito del congreso.

el presupuesto del congreso

Define el presupuesto 

Es imprescindible que tengas claro cuál es el presupuesto con el que cuentas y a qué lo vas a destinar: alquiler de los espacios, alojamientos y desplazamientos de los ponentes, servicio de catering, cafés y comidas, inversión en comunicación del evento, actividades, etc. Define todas las partidas económicas del congreso para no llevarte sorpresas.

En el apartado del presupuesto, no debes pasar por alto los patrocinios. Es una práctica muy habitual y muy recomendable buscar patrocinadores o empresas que se ocupen de subvencionar o sufragar determinados gastos o actividades que se van a desarrollar dentro del congreso. Los patrocinios te permitirán incrementar el presupuesto, y además, generar sinergias muy interesantes con empresas con las que puedas tener objetivos comunes.

Si vas a buscar patrocinadores, es importante que elabores un briefing que detalle los objetivos del evento, target, contenido, comunicación… y les muestres las ventajas que les van suponer esta colaboracion. Además, si algún patrocinador en concreto va a participar en el contenido del congreso, debes tenerlo en cuenta a la hora de elaborar la agenda o el programa.

el espacio para el congreso

La importancia del espacio en el que celebrar el congreso: apuesta por un venue innovador y tecnologicamente bien equipado

El lugar de celebración del congreso es una cuestión fundamental de la cual van a depender muchas de las decisiones que tomes posteriormente y, entre otras cosas, va a marcar el tipo de actividades y servicios extra que puedes ofrecer a los asistentes al evento.

En lo que se refiere a los venues, también el mundo de los congresos, tiene nuevas tendencias. Cada vez son más los organizadores de eventos que apuestan por lugares más innovadores y originales. Está creciendo de forma vertiginosa los congresos que se celebran en espacios tipo museos, jardines, edificios históricos o singulares, haciendas o fincas, bodegas, etc. Aunque es verdad que los auditorios siguen siendo los clásicos espacios elegidos para celebrar este tipo de eventos, tanto para grandes congresos como para aquellos de menor tamaño.

En VenuesPlace nos encanta que seas arriesgado y apuestes por espacios alternativos, pero nuestra recomendación es que nunca pierdas de vista las necesidades que requiere un evento de este tipo. Por eso, además de escoger un espacio diferente, tendrás que valorar cuestiones como: cuántas personas asistirán para escoger un espacio con una capacidad suficiente; qué servicios técnicos de imagen, sonido e iluminación cuenta para poder realizar las ponencias o las actividades previstas en el congreso, cómo es la calidad de sus red inalámbrica... Así mismo, tendrás que comprobar si cuenta con salas anexas para recibir a ponentes, preparar conferencias, ofrecer ruedas de prensa en el caso de que estén previstas, ubicar los coffee breaks o habilitar zonas de descanso. Y por último, es muy importante que verifiques que se trata de un venue accesible para personas con movilidad reducida y que tenga estacionamiento para quienes acudan con vehículo propio.

Lo ideal es que selecciones unos cuantos espacios y valores los pros y contras de cada uno, y cuando tengas más claro los que te encajan, te acerques personalmente a conocerlos y realizar una vista de inspección o Scouting para comprobar que cuentan con todo lo que necesitas.

Sí, lo sabemos, escoger el espacio adecuado es una tarea complicada, que te llevará mucho tiempo, pero precisamente en esta cuestión es en la que desde VenuesPlace podemos ayudarte y, sobre todo, ahorrarte mucho tiempo.

Actualmente nuestra empresa cuenta con 1150 espacios en toda España donde podrías organizar un congreso. Podemos ofrecerte desde los clásicos palacios de congresos, hoteles, auditorios o centros de negocios y convenciones, recintos feriales hasta lugares tan diferentes como castillos, cines y teatros, edificios emblemáticos, espacios industriales, fincas, haciendas o caseríos, etc.

Todo dependerá de tus necesidades. Puedes consultar en nuestro portal web www.venuesplace.com y ver nuestra amplia oferta.

Además, contamos con el servicio gratuito VenuesFinder, en el que nuestro equipo de buscadores de espacios atenderá tus peticiones de forma personalizada y te recomendará lugares que cumplan con lo que necesitas. Para hacer uso de este servicio puedes llamar al teléfono +34 647 186 259 y uno de nuestros asesores se ocupará de buscarte diferentes espacios en menos de 24 horas, y además, podrá resolverte cualquier duda que tengas con respecto a capacidades, instalaciones, ubicación, servicios, etc. Las personas que forman parte de este equipo han visitado y analizado todos nuestros espacios, de modo que podrás ahorrar mucho tiempo en visitas de inspección. 

Si quieres conocer más detalles sobre cómo funciona el servicio de asesoramiento personalizado gratuito de VenuesFinder, pincha aquí.

Los objetivos del congreso

Tener los objetivos claros

Cuando te reúnas con tu equipo para organizar el congreso, lo primero que tenéis que plantearos es qué queréis lograr con este evento: ¿Por qué lo vais a organizar y para qué? son las primeras preguntas que tendréis que haceros.

Una vez que lo tengáis claro, centraros en cómo lograr vuestros objetivos.

A partir de que definas los objetivos, el siguiente paso es el de las prioridades. ¿Cuáles son tus objetivos principales y cuáles secundarios?. Es fundamental que consensúes los objetivos con el equipo, de modo que todo el mundo trabaje en la misma dirección para lograr lo que se ha propuesto. 

el equipo organizador del congreso

Un equipo organizador eficaz, coordinado y comprometido

Conformar un buen equipo organizador es clave para que las cosas funcionen, de modo que lo primero que tendrás que decidir son las personas, que junto contigo, se van a ocupar de todos los aspectos que van a influir en la definición, planificación y desarrollo del congreso.

Una vez que tengas formado el equipo, lo ideal es que nombres responsables de cada área, definas rigurosamente las tareas y objetivos de cada uno de ellos para que los procesos estén perfectamente cualificados y elabores un retroplanning que refleje todas las tareas y los tiempos.

Tenlo claro, una buena coordinación y un alto grado de compromiso e implicación de los miembros del equipo es clave para conseguir el éxito del evento.

la temática del congreso

LA TEMÁTICA ES FUNDAMENTAL

Tal y como apuntábamos anteriormente, la tendencia en los congresos es a la especialización, y por ello, es fundamental que lo tengas en cuenta a la hora de escoger el tema. Uno de los objetivos principales de una persona que acude a un congreso es intercambiar y adquirir nuevos conocimientos con profesionales de su área, y por eso, escoger un tema de máxima actualidad es esencial para lograr despertar el interés de los asistentes.

el programa del congreso

El programa

Una de las cuestiones que más te va a traer de cabeza cuando organices un congreso es la elaboración del programa, ya que supone la columna vertebral del evento y muchas veces no resulta sencillo que todo cuadre como te gustaría.

Por eso, la planificación y comenzar a trabajar con tiempo suficiente es fundamental. Por un lado, tendrás que coordinar a todos los ponentes, ponerte en contacto con ellos y proponerles que participen en tu congreso, que te confirmen su asistencia, cuadrar los horarios de las ponencias con sus agendas, etc. Además, tendrás que encajar actividades extras, comidas, descansos, talleres, momentos para Networking, etc. Recuerda que es importante seguir el paso a paso de la organización de congresos casi al pie de la letra.

Lo ideal es diseñar un programa variado y atractivo con sesiones que no superen en exceso los 20 minutos y, si es posible, que permitan la interacción. Como organizador tienes que procurar ser muy estricto con los tiempos para que las sesiones y actividades no se eternicen.

los ponentes del congreso

 

Elige ponentes que sean referentes en el sector

Los ponentes son fundamentales para la calidad y credibilidad del contenido. Es muy importante realizar una selección de personas expertas, que sean referentes en el tema que se va a tratar. Sin duda contar con ponentes de referencia aumentará el interés del congreso.

Recuerda que es muy interesante tratar de cerrar los ponentes con la mayor antelación posible, para que puedas garantizar la elaboración del programa del evento. 

la tecnología para el congreso

La tecnología puede ser tu mejor aliado

Y si hablamos de tendencias, la buena noticia es que la tecnología ha llegado al sector de los congresos para quedarse y, sobre todo, para facilitarte la vida.

Olvídate de invertir horas en envío de correos, faxes, fotocopias o llamadas telefónicas, porque eso ha pasado a la historia. Gracias a los nuevos medios tecnológicos trabajos como la entrega de documentación, el envío de mensajes, los cambios de última hora, las reservas de hoteles, el horario de los eventos... se han agilizado de forma espectacular.

Los avances tecnológicos en el sector van más lejos con la incorporación de aplicaciones diseñadas de forma personalizada para cada congreso. Sí, es justo lo que estás pensando, actualmente existen plataformas que puedes diseñar en base a las necesidades de tu evento que te ayudarán a agilizar la organización del mismo

Con estas aplicaciones podrás gestionar de manera eficaz la información relevante del congreso, mejorar el engagement potenciando la participación de los asistentes a través de votaciones, encuestas, foros o chats, y además, medir los resultados del evento a través de estadísticas y feedback que se obtiene por parte de los asistentes.

Estas aplicaciones suponen un avance y una ayuda muy importante para los organizadores de eventos, y por eso, desde VenuesPlace queremos recomendarte una plataforma súper útil y que conocemos de primera mano: CongresoMovil, que te permitirá crear una app de forma fácil, rápida y económica para los principales sistemas operativos (iOs y Android) y con una versión web para el resto de los dispositivos.

Esta aplicación, que se puede personalizar en imagen y en estructura, contiene todas las funcionalidades y apartados necesarios para que tanto asistentes, ponentes como organizadores estén permanentemente informados de todo lo que ocurre en el congreso (agenda, listado de ponentes, expositores, noticias, avisos, notificaciones push, lugares de interés, etc.).

Una app como CongresoMóvil te permitirá ofrecer una mejor información sobre el congreso, aportar mayor visibilidad para expositores y patrocinadores, fomentar la participación de los asistentes gracias a apartados como votaciones, muros, puntuaciones o encuestas, lograr una comunicación más fluida, mejorar el Networking gracias a secciones de chat. Además, tendrás acceso a estadísticas de uso o visitas a los diferentes apartados.

En el apartado tecnológico, además de las aplicaciones móviles, nos gustaría pararnos un momento en una herramienta que nos parece súper útil para dar máxima difusión a tu evento: el streaming. 

Es posible que muchos profesionales, bien sea por cuestiones de agenda o económicas, no puedan asistir a tu congreso, y por ello, ofrecer la posibilidad de retransmitir el evento en streaming es la solución perfecta. Cualquier persona con una conexión a Internet puede ver lo que está ocurriendo en todo momento.

Con este tipo de emisiones en directo conseguirás que tu evento sea más social e interactivo, ya que podrás incluir funciones como un chat con el que los usuarios interactúen con los ponentes.

Gracias al streaming la difusión y el alcance de tu evento no tendrá límites, ya que estarás superando las barreras geográficas, para quienes no hayan podido asistir al evento, e incluso, las del tiempo, si ofreces la posibilidad de programar una grabación para poder visualizar el evento en diferido.

La estrategia de comunicación

Elabora una buena estrategia de comunicación

Tendrás que tomarte tu tiempo para definir qué estrategia llevarás a cabo para comunicar el evento y analizar qué herramientas son las más eficaces para ello: página web, e-mailings, boletines informativos, publicidad en revistas especializadas, ruedas de prensa, Redes Sociales, publicidad, patrocinios, etc.

El éxito o fracaso de un evento depende en gran medida de una comunicación eficaz, y ésta no se limita a la convocatoria, va mucho más lejos, así que tendrás que plantear una estrategia que ofrezca contenidos innovadores que logren generar interés tanto en el sector como de los medios de comunicación.

Tampoco te olvides de la comunicación post- evento, agradece la asistencia y elabora un informe detallando conclusiones y mensajes importantes del evento.

experiencia única congresos

Consigue que los asistentes vivan una experiencia única

Si quieres aportar un valor diferencial a tu congreso, deja de lado las clásicas ponencias al más puro estilo clase magistral y apuesta por los eventos interactivos. El objetivo es que los asistentes vivan una experiencia única e inolvidable, de modo que consigas crear una conexión emocional que logre imprimir los valores de tu marca en ellos.

Una vez más, la tecnología juega un papel fundamental en todo esto, ya que existen múltiples opciones que puedes incorporar a tu evento con las que lograrás impactar de verdad a todos los que se acerquen por allí. Recursos como pantallas de led de alta resolución, tecnología láser, photocalls interactivos, realidad aumentada, hologramas, etc. pueden dejar a los asistentes con la boca abierta.

actividades lúdicas congreso

Actividades lúdicas: no todo tiene por qué ser trabajo

Sobre todo si tu congreso va a durar varios días, es muy interesante que planifiques algunas actividades lúdicas como comidas, cenas o espectáculos que sirvan para distender el ambiente y favorecer las relaciones entre los asistentes.

el análisis del congreso

No olvides hacer un análisis sobre el funcionamiento del congreso

Un error habitual que se comete cuando se organiza un congreso es el de invertir todo el esfuerzo en la organización y el desarrollo del evento y dejar de lado el análisis posterior. 

¡No te relajes, porque todavía te queda un trabajo muy importante que hacer! Una vez terminado el evento es fundamental realizar un informe sobre cómo han funcionado nuestras propuestas, cuál es el nivel de satisfacción de los asistentes, qué puntos se pueden mejorar, etc. Además, es muy interesante que compartas con los asistentes los resultados y la consecución de los objetivos.

Si estás en pleno proceso de organizar un congreso, esperamos que estas claves que te hemos aportado desde VenuesPlace sean útiles para ti. Y recuerda que si necesitas buscar un espacio para celebrar un congreso, nosotros estaremos encantados de ayudarte, ya que contamos con una completa oferta de venues que pueden encajar con lo que tu evento necesita. 

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