Cómo organizar una fiesta paso a paso

Fiestas de cumpleaños Fiestas privadas

24/04/2018

Cómo organizar una fiesta paso a paso

Todos los detalles para que planifiques una fiesta inolvidable

En VenuesPlace pensamos que cualquier excusa es buena para organizar una fiesta. Tanto en el ámbito personal como en el ámbito profesional, seguro que te vas a encontrar con montones de ocasiones en las que tienes cosas que celebrar y todas ellas merecen que les dediques un tiempo para que resulten inolvidables para ti y para todos tus invitados.

Y hablando de tiempo, ¿qué tal vas con eso? seguro que este es el primer problema con el que te encuentras: NO DISPONGO DE TIEMPO PARA ORGANIZAR NADA. Lo sabemos, hoy en día todos vamos de cabeza y meternos en berenjenales de este tipo da mucha pereza, pero nosotros tenemos la solución y por eso hemos preparado una completa guía en la que vamos a explicarte paso a paso todo lo que tienes que tener en cuenta para organizar la fiesta del siglo, y lo mejor de todo, sin estrés y sin que se te escape ni el más mínimo detalle. La clave está en tener una buena planificación.

¿Qué evento tienes que celebrar?

tipo de fiesta

Comencemos por el principio, ¿se trata de un evento social o personal  o profesional?

Si es social o personal, lo más habitual suelen ser fiestas de cumpleaños de 30, 40, 50…, aniversarios de boda, fiestas temáticas con amigos o celebraciones sorpresa.

Si por el contrario, hablamos de una celebración profesional, podría tratarse de una fiesta de Navidad o de aniversario de apertura de la empresa, una inauguración, etc.

Realmente, lo que celebres es lo de menos, lo importante es que todo esté bajo control y que en tu planificación no falten los siguientes puntos:

 

Todos los detalles que tendrás que tener en cuenta para planificar tu fiesta

check list cómo organizar una fiesta

Indudablemente, no es lo mismo organizar una fiestas particular que profesional, y habrá cuestiones a las que tendrás que darles un tratamiento diferente, pero no te preocupes, porque nosotros te contamos cómo hacerlo.

 

Fecha y hora

Tanto si tienes que organizar un evento social como corporativo.

¿Cuándo celebrar tu fiesta? Generalmente los viernes y sábados por la tarde noche son los mejores días para organizar una fiesta, pero si quieres que tu evento sea un éxito de asistencia, te recomendamos que  tengas en cuenta variables como:

El tiempo del que dispones para dedicar a la organización: Ponte un objetivo realista y piensa cuánto tiempo le puedes dedicar a la planificación de la fiesta y, en función a ello, define una fecha con la que te sientas cómodo y no tengas que organizarlo todo de forma precipitada.

Los eventos deportivos de relevancia: Sí has leído bien, lo recomendable es que evites este tipo de acontecimientos, ya que finales de liga de Champions, partidos de la selección española o tenis pueden ser condicionantes para que tus invitados decidan no ir a tu evento.

Festivos y puentes: Los festivos y puentes tampoco son el mejor momento para convocar una fiesta, ya que es posible que muchas de las personas que quieras que asistan tengan planes alternativos.

El tiempo: Aunque parezca una obviedad, la climatología puede fastidiarnos completamente un evento, así que esta cuestión también la tendrás que tener en cuenta

Presupuesto

organizar una fiesta

El presupuesto puede variar si la fiesta es una celebración particular o de empresa.

Fiesta particular: Teniendo en cuenta que el dinero va a salir de tu bolsillo, nuestra recomendación es que pienses en cuánto dinero te quieres gastar y no te salgas del presupuesto.

Fiesta de empresa: Lo habitual es que las empresas dispongan de un presupuesto destinado a este tipo de eventos, así que lo primero es saber de cuánto dinero dispones para comenzar con la organización. Además, es posible que tus contactos de empresa te permitan llegar a acuerdos o patrocinios y obtener mejores precios en algunas partidas. Estudia muy bien esta posibilidad porque merece la pena. Ahorrarás mucho dinero.

¿A qué vas a destinar el dinero? A continuación te contamos cuáles serán las principales partidas en las que vas a gastar el presupuesto de la fiesta:

- Lugar: 15% del presupuesto. Dependiendo del lugar que escojas para la celebración, esto puede suponer un coste o no, ya que muchos espacios incluyen el alquiler en el coste del menú y otros lo cobran a parte.
- Comida: 35% del presupuesto. Habitualmente es la partida a la que más dinero del presupuesto se destina.
- Bebida: 20% del presupuesto. Es otro de los gastos importantes.
- Servicio: 15% del presupuesto. En función del tipo de fiesta y del número de invitados, tendrás que contratar personal de servicio.
- Decoración / personalización: 5% del presupuesto: La decoración personalizada va a jugar un papel fundamental en tu fiestas, así que no renuncies a ella y destina parte del presupuesto a personalizarla o tematizarla.
- Otros: 10% del presupuesto. Es importante que destines una parte del dinero a imprevistos, cosas de última hora o extras (música, entretenimiento, etc). Esta previsión te permitirá afrontar cosas inesperadas sin pasarte del presupuesto.

Tipo de fiesta

Definir el tipo de fiesta que vas a organizar es fundamental, ya que tendrás que informar a los invitados y, además, el lugar, la comida, la decoración, la música, etc. tendrán que ir acorde a ello.

¡Piénsalo! ¿Cómo te gustaría que fuese la fiesta: temática, de disfraces, glamourosa, informal, participativa?

Una vez que lo decidas, acuérdate de informar a los invitados de estos detalles, ya que no hay nada peor que acudir a una fiesta de disfraces sin disfraz o viceversa o ir vestido de forma informal a un evento al que todo el mundo va de traje largo.

Lugar

organizar la fiesta perfecta

Escoger el lugar perfecto para tu fiesta es una de las principales decisiones que tendrás que tomar y está muy relacionado con el tipo de fiesta que hayas decidido organizar.

Como siempre decimos en VenuesPlace, cada evento tiene un lugar perfecto para su celebración, pero hay que saber encontrarlo, y eso, muchas veces no es nada fácil.

A pesar de ello, hay ciertas cuestiones en las que tendrás que fijarte a la hora de escoger:

- Aforo: En función del número de invitados, escoger un lugar en el que entréis todos de forma cómoda.
- Ubicación: Busca un espacio con una ubicación cómoda y accesible para que los invitados puedan llegar fácilmente
- Interior o exterior: La época del año en la que organices la fiesta marcará completamente esta decisión. Si es en primavera o en verano, un lugar con espacios al aire libre resulta de lo más agradable, aunque nuestra recomendación es que siempre tengas previsto un plan b, por si el tiempo decide darte una sorpresa desagradable. Si es en otoño o en invierno, lo ideal es hacerlo en un lugar interior.
- Cuartos de baño: Asegúrate de que tenga cuartos de baños suficientes para el número de invitados previstos, así evitarás colas incómodas.
- Acústica: ¿Qué es una fiesta sin música? Sobre todo si vas a contar con música en directo o con algún espectáculo en el que se precise micrófono, la acústica del lugar debe ser buena y es fundamental comprobarlo.
- Aparcamiento: Es importante que compruebes si el sitio cuenta con parking propio o tiene cercano un parking público o incluso servicio de aparcacoches. Es posible que muchos invitados opten por acudir al evento en su coche y si el estacionamiento no es fácil, puede suponer un problema.
- Distribución del espacio: música, barras, bar, etc.: Si tu fiesta va a contar con música o dj, algún espectáculo, proyección o actividad, showcooking, etc. es fundamental que compruebes cómo distribuir el espacio para que todos los elementos entren sin problema y los invitados puedan disfrutar cómodamente de cualquier entretenimiento que se vaya a ofrecer.
- Personalizar y decorar: Cuando escojas el espacio, asegúrate de preguntar primero lo que puedes y no puedes hacer. Si tu fiesta va a ser temática, de disfraces o quieres incluir una decoración espectacular, lo primero es que consultes si el local se puede personalizar con la decoración que quieras.
- Cumpla las normas de accesibilidad: Es posible que entre tus invitados haya alguien con dificultades de movilidad, por ello, es importante que te asegures que el local está adaptado y cumpla con las normas de accesibilidad.

Como puedes comprobar escoger el lugar ideal requiere tener en cuenta bastantes factores y en estos consejos ni siquiera hemos entrado en cuestiones como que el espacio se adapte al estilo de fiesta que queremos organizar o que sea un lugar original o espectacular, en definitiva, en cuestiones más estéticas y de estilo que serán las que marquen la diferencia y harán que tu fiesta sea recordada por todos.

¡Pero que no cunda el pánico! Si quieres cumplir con todos los requisitos que hemos comentado y no sabes cómo hacerlo, ESTAMOS AQUÍ PARA AYUDARTE.

¿Cómo podemos ayudarte desde VenuesPlace?

¡Muy sencillo! Somos especialistas en espacios y contamos con un catálogo con más de 4000 localizaciones para eventos sociales y corporativos para que puedas elegir y, además, tenemos con un equipo de profesionales, los VenuesFinder, que te ayudarán con todo lo que necesites con una simple llamada. Sólo tendrás que contarnos cuál es tu idea, cómo te gustaría que fuese tu fiesta, y qué necesidades tienes con respecto al espacio y ellos te aconsejarán sobre los mejores lugares para que puedas elegir. Luego sólo te quedará contactar con los espacios a través de nuestra plataforma y en menos de 24 – 48 horas tendrás reservado tu espacio. Y si dispones de poco tiempo, podrás pedirles a ellos mismos que soliciten las cotizaciones por ti.

¿A que ya no te parece tan complicado encontrar el lugar ideal? No lo puedes negar, te lo ponemos muy fácil.

Listado de invitados

organizar una fiesta

Es importante que tengas en cuenta que la forma de elaborar la lista de invitados es diferente si se trata de una fiesta particular o de empresa.

- Fiesta particular: Nuestro consejo es que te olvides de los compromisos y hagas una lista con las personas que de verdad te gustaría que estuvieran acompañándote en la fiesta (familia, amigos, compañeros de trabajo...). Como anfitrión eres el primero que tienes que disfrutar del evento, así que evita la presencia de personas que te incomoden.
- Fiesta de empresa: En una fiesta de empresa lo importante es que esté quien debe estar. En este caso, los compromisos son una prioridad, de modo que es imprescindible que compruebes que no se te olvida nadie (empleados, directivos, proveedores, colaboradores, etc.). Dependiendo de la celebración no será necesario que estén todos, pero sí que te asegures quién no debe faltar, ya que un descuido de estas características puede generar un malestar innecesario en la compañía.

Invitaciones

El tipo de invitación y el modo de envío también puede ser diferente en el caso de una celebración particular o de empresa, aunque en ambos casos podrás decantarte tanto por el formato impreso como digital. El primero es más clásico, suele permanecer en el recuerdo, pero tiene un coste superior, ya que es necesario que lo imprimas y lo envíes. El segundo es más cómodo y moderno y te evitarás el coste de impresión y envío.

Invitación para una celebración particular: Se presta más a que tenga una estética informal, creativa y divertida y en cuanto al modo de envío, a nosotros nos encanta el formato digital, así que por email o whatsaap nos parece la forma más rápida y efectiva.

- Invitación para una celebración de empresa: Lo ideal es que tenga un diseño más corporativo y formal y para el envío, el formato digital nos parece el más adecuado a nivel interno, tanto para empleados como para directivos, aunque puedes optar por imprimir algunos ejemplares para proveedores y colaboradores.

En ambos casos, envía las invitaciones con suficiente antelación para que los invitados puedan organizar sus agendas y solicita que confirmen su asistencia con una fecha límite para que puedas saber el número aproximado de asistentes con los que vas a contar.

Comida y bebida

cómo organizar una fiesta

La comida y la bebida es uno de los apartados más importantes de la fiesta, así que no debes olvidar:

Comida:

- Comprobar si el espacio cuenta con cocina propia: En caso contrario tendrás que contratar un catering externo.
- Decidir el tipo de montaje: Para una fiesta, lo ideal es que opten por un montaje tipo cóctel con aperitivos fáciles de comer. Este formato es más informal y permite a los invitados relacionarse entre ellos más libremente.
- Apuesta por las estaciones de comida originales: Los puestos de comida y los showcookings son una tendencia que está muy de moda y aportan originalidad y diversión al catering. El éxito está asegurado si los incluyes en tu fiesta.
- Infórmate sobre las particularidades alimenticias de los invitados: Alérgicos, celiacos, vegetarianos o veganos, niños, etc. y solicita menús especiales para ellos.

Bebida:

- Para la hora del cóctel apuesta por una barra libre que incluya vino tinto, blanco y rosado, cerveza, refrescos y agua.
- De postre, lo ideal son el champagne y el cava.
- El baile es el momento de las copas y los cócteles combinados. Puedes contratar una barra especial de ginebras, rones o cócteles que suelen ser todo un éxito.

consejos para calcular la comida y bebida en una fiesta

Decoración

La decoración tiene un papel fundamental si quieres aportar un toque original y espectacular a tu fiesta, así que nuestra recomendación es que le dediques tiempo a esta cuestión. 

Para fiestas temáticas:

- Los elementos de la ornamentación tienen que ayudar a ambientar la fiesta en función de la temática escogida.
-Pide a los invitados que vayan vestidos de acuerdo al tema de la fiesta.

Algunas ideas para tu fiesta temática:

 - Años 20, 60, 70, 80
- Fiesta hippie
- Hollywood o cine clásico
- Estrellas de la música
- Fiesta de Súperhéroes
- Parejas emblemáticas

Para fiestas no temáticas:

- Las flores, las velas, o los globos  con luz led pueden ayudarte a crear una decoración impresionante.
- El mobiliario, la vajilla, la mantelería, etc. tienen un protagonismo muy especial en la ambientación de una fiesta, ¡no lo descuides!

Música y entretenimiento

cómo organizar una fiesta

Este es un apartado fundamental para garantizar el éxito de tu evento, ya que aportará la parte más desenfadada y divertida de la fiesta.

Música: 

- Combina la música en directo con un dj: Una banda que toque in situ es perfecta para la hora del cóctel. El jazz, la bossa nova, la música ambiental o los clásicos de toda la vida son perfectos para ambientar el inicio de la fiesta. Para la fiesta un dj pinchado la música del momento el lo ideal.
- Canciones especiales para momentos clave: En cualquier fiesta hay momentos álgidos que requieren de canciones especiales. Haz una lista de canciones para la llegada del homenajeado o para una entrega de premios o de regalos y pídele al responsable de la música que los ponga en ese momento.
- Música para todos los gustos: Cuando organices las fiesta, no pienses únicamente en el estilo de música que te gusta a ti. Hay muchos invitados con gusto diferentes y la selección musical tiene que ser para que todos lo pasen bien.
- Lista de canciones prohibidas: Sí, aunque suene un poco radical, esta lista es muy importante. Si tienes claro que hay alguna canción, por la razón que sea, que no quieres que suene en la fiesta, házselo saber al dj.

Ocio y entretenimiento: Amenizar la fiesta con propuesta y actividades divertidas es un acierto seguro y ayudarán a crear un ambiente desenfadado y divertido en el que todo el mundo lo va a pasar fenomenal

Ideas para una fiesta privada particular: Lo ideal es proponer juego fáciles y que no supongan un coste muy elevado.

- Concurso de baile
- Concurso de disfraces
- Búsqueda del tesoro
- Concurso de imitaciones
- Sesión de karaoke
- Palabras tabú
- Photocall DIY

Ideas para una fiesta de empresa: En el caso de las celebraciones de empresa, lo normal es que dispongas de un presupuesto más elevado para destinar al entretenimiento, de modo que podrás apostar por actuaciones espectaculares o propuestas originales. Te proponemos algunas:

- Flash Mob
- Espectáculo de magia corporativa
- Espectáculos de fuego y circo
- Un monologuista
- Actuaciones de baile
- Cabina para hacerse fotos
- Espectáculo gastronómico

Una fiesta instagrameable

como organizar una fiesta

Aunque quieras, no te podrás resistir, estamos en la era de las redes sociales y la reina es INSTAGRAM. Se puede decir que si algo no es instagrameable, no existe.

Quizás esta afirmación sea un poco exagerada, pero lo cierto es que a todo el mundo le encanta acudir un evento y luego ver las fotos que se han sacado del mismo, o compartir en sus redes detalles del menú, la decoración, los invitados, el dj etc.

De modo que, lo ideal, es que crees un #hastag específico de la fiesta e invites a los asistentes a que lo utilicen para etiquetar las fotos que suban a sus redes, así se creará un álbum del evento con la colaboración de todos los invitados.

 

Hemos llegado al final del post y ya puedes decir que sabes todo lo necesario para organizar una súper fiesta privada. Ahora sólo te queda ponerte manos a la obra y organizar el fiestón del siglo.

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