Tendencias audiovisuales para eventos perfectos

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CÓMO LLEVAR CORRECTAMENTE LA PARTE AUDIOVISUAL DE TU EVENTO

Muchos Event Planners que están empezando en la industria -y algunos con mayor trayectoria también- le suelen temer un poco a la parte audiovisual de la organización de un evento debido a la gran cantidad de términos y detalles técnicos que se necesita conocer.

En el siguiente artículo os hablamos de la importancia de tener claros los requerimientos audiovisuales para poder organizar un evento perfecto. Asimismo, hablamos con Alfonso Mediero, Productor de PartySon, uno de los proveedores de confianza de VenuesPlaces y experto en temas audiovisuales para eventos, que nos contará algunas de las tendencias más demandadas actualmente.  

¿Cómo solicitar la parte técnica de tu evento de manera correcta?

Antes de solicitar cualquier presupuesto a tu proveedor de confianza debes asegurarte de darle todos los detalles que necesita: el tipo de espacio, si se trata de un evento social o corporativo, si es al aire libre, en interiores o en ambos, la cantidad de asistentes, si se contará con música en directo, los horarios y fechas (incluidos los días y horas de montaje y desmontaje) y, por último, la escaleta del evento. La escaleta es un documento con el detalle minuto a minuto de cómo va a desarrollarse cada parte del evento. 

Otros temas importantes a destacar son el presupuesto, el diseño del evento o al menos cómo te lo imaginas y, por supuesto, indicar previamente al proveedor los puntos que no pueden faltar para que, en caso de tener que ajustar los costes, sepa de qué puede prescindir y de qué no.
Especialmente importante es la elección del espacio para el éxito de tu evento. En VenuesPlace te ayudamos a encontrar el más adecuado y te informamos sin compromiso a través de nuestras VenuesFinder, por correo o en el teléfono 647 186 337.

 

La comunicación con tu proveedor de audiovisual es una de las relaciones más importantes durante la ejecución de tu evento, ya que seguramente sea quien te pueda salvar de muchos contratiempos. ¡Un buen proveedor audiovisual vale su peso en oro!

Una vez le expliques a tu proveedor todos tus requerimientos, él procederá a aterrizar el detalle técnico o rider técnico, un documento con cada una de las piezas de sonido, iluminación y escenario, entre otras cosas, que va a necesitar tu evento.

Tendencias audiovisuales en los eventos

Las tendencias en general evolucionan constantemente y, en el mundo audiovisual, todavía más. Salen nuevas pantallas, nuevos altavoces, nuevas luces y un largo etcétera... Pero ¿qué es lo que necesitaremos sí o sí para que nuestro evento sea un éxito? Para tenerlo más claro hablamos con Alfonso Mediero, Productor de PartySon, a quién damos las gracias por su aportación y disponibilidad.

¿Cuáles son las tendencias en servicios de sonido que te solicitan actualmente los clientes?

En cuanto a lo que es el mundo de la microfonía, los micrófonos de solapa inalámbricos tienden a desaparecer y ahora lo que pide todo el mundo son pequeños micrófonos de diadema color beige, por temas de calidad del sonido y por comodidad para todos.. La parte de cable queda descartada por completo, salvo en los micrófonos de atril porque en este caso la parte inalámbrica sigue siendo compleja y costosa de implementar. 

En cuanto a altavoces, en lugar de montar altavoces de trípode, se tiende a usar altavoces de palito que son palos desde el suelo amplificados. Dos modelos muy usados son el Bosé L1 modelo 2 o el JBL modelo One MK2. Este tipo de equipos son mucho más agradables a la vista y combinan perfectamente con un diseño minimalista.

En la parte de video, hace unos años descubrimos el mapping y luego el streaming ¿qué se está utilizando ahora?

Ahora lo que se pide es la realidad aumentada, se trata de hacer que lo virtual parezca real sin necesidad de usar gafas. Un ejemplo perfecto es lo que se hace actualmente en Times Square, en Nueva York. Este tipo de implementación es muy demandada y requiere un mínimo de un mes para su ejecución.

En cuanto al streaming, cada vez son menos los clientes que solicitan este servicio, uno de cada veinte más o menos. La industria de los eventos aprecia mucho más lo presencial. Suele hacerse streaming cuando se trata de una empresa que tiene equipos en diferentes lugares, por ejemplo, y requiere que se conecten, pero ya se usa menos. 

 

¿Qué tips y recomendaciones le puedes dar a un organizador de eventos que está empezando a montar un evento corporativo?

La recomendación más importante sería que tenga paciencia y que aprenda mucho sobre el tema para saber comunicar correctamente al técnico lo que solicita. Conocer el tema es fundamental. 

En las conferencias por ejemplo, un error muy común es no solicitar con 48 horas de antelación las presentaciones de los conferenciantes para que el productor técnico pueda verificar si los tamaños son correctos o si hay que editarlas. Muchos conferenciantes todavía hacen sus presentaciones en tamaños antiguos y cuando se proyecta en pantalla pueden aparecer franjas negras en los laterales, lo que evidencia que el formato de la presentación es incorrecto.
Como organizador es fundamental conocer esos formatos. En este caso concreto los correcto sería pedir a los ponentes que manden sus power points en 16:9 full HD mínimo. 

Otra recomendación es que tomen en cuenta la ambientación del espacio: que tengan en cuenta los colores corporativos de la marca y que se busque crear un ambiente acogedor, dar un toque de color a las paredes del evento puede ser muy sencillo con cañones leds de batería. 

En temas de video, es suficiente con una pantalla led como principal y plasmas leds de apoyo laterales.

En cuanto a presupuestos, con los precios actuales, podrías cubrir la parte audiovisual de un evento para 100 personas con 3.000 euros, teniendo en cuenta la parte de sonido, video, escenario e iluminación.

Y como último, te podría decir que una recomendación fundamental es cuidar al staff técnico, porque, como lo mencioné anteriormente, es el que probablemente te solucione muchos problemas.

Punto este último en el que en VenuesPlace estamos totalmente de acuerdo, ya que cuando la parte técnica de un evento falla es básico contar con profesinales reactivos, capaces de solucionar los problemas al momento.

 

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