Ocho pasos para organizar un evento sostenible

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OCHO PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO SOSTENIBLE

La sostenibilidad se ha consolidado como uno de los ejes principales del sector de los eventos, ya sea en su versión más social, bodas, cumpleaños, aniversarios, o en el sector corporativo.

Tradicionalmente el sector de reuniones, incentivos, conferencias y eventos (MICE) ha sido uno de los más contaminantes, en especial las grandes ferias y congresos, por lo que organizadores, asistentes y agencias han incorporado un nuevo enfoque que está revolucionando esta industria.

Desde VenuesPlace y nuestra experiencia como la mayor plataforma de alquiler de espacios para eventos, queremos compartir con vosotros los ocho puntos principales en los que podéis trabajar para hacer vuestro evento más sostenible.

¿Qué es un evento sostenible?

Empecemos por definir que es la sostenibilidad, algo que va mucho más allá del ecologismo o del cuidado del medioambiente.

La sostenibilidad se rige bajo el principio de asegurar las necesidades del presente sin comprometer las de las generaciones futuras, sin renunciar por ello al crecimiento económico, el desarrollo social y la protección del medioambiente.

El desarrollo sostenible requiere por lo tanto de un enfoque integral.

En lo que al mundo de los eventos se refiere, el estándar internacional que especifica los requisitos para un Sistema de Gestión de Sostenibilidad de Eventos es la ISO 20121.

Con esta norma lo que se certifica es el sistema de gestión de las empresas organizadoras y no el evento en sí, con el objetivo de garantizar que éstos se planifican y desarrollan teniendo en cuenta requisitos de sostenibilidad.

¿A quién va dirigida la ISO 20121?

A todas aquellas empresas y profesionales que organizan eventos, así como a los proveedores de productos y servicios del sector de los eventos que quieran ofrecerlos siguiendo criterios de sostenibilidad.

Pasos para mejorar la sostenibilidad de los eventos

Diseño y planificación

Para que un evento sea realmente sostenible, el concepto debe de estar presente desde su propia concepción. Esto implicará tomar decisiones conscientes e informadas en la elección de los diferentes proveedores del evento, algunos de los cuales veremos más adelante.

Transporte

Se trata de la partida más contaminante del evento, por lo que es importante reducir la necesidad de desplazamientos y ofrecer alternativas más sostenibles como transfers desde los hoteles y aeropuertos, potenciar el uso del tren y vehículos de bajas emisiones, de compañías aéreas que compensan las emisiones de CO2 o cuentan con flotas renovadas y, por lo tanto, más eficientes.

Elegir espacios bien conectados en transporte público o a una distancia a pie razonable de los hoteles donde se alojen nuestros asistentes también facilitarán la disminución de desplazamientos contaminantes.

Espacio

A la hora de seleccionar un espacio es importante solicitar si tiene una política de sostenibilidad o medioambiental, así como sellos que lo certifiquen.

Un espacio adecuado al tamaño de nuestro evento reducirá los costes de calefacción y refrigeración, así como un espacio con luz natural reducirá el consumo de electricidad. Disponer de todos los servicios in situ también reducirá el transporte asociado a ellos.
Otra opción es la de solicitar venues que consuman energías respetuosas con el medioambiente como la solar, por ejemplo.

Disponer de las licencias de actividad y los seguros adecuados también forma parte de un espacio sostenible.

Catering

¿Qué podemos considerar como un catering sostenible?
Aquel que trabaja con productos de cercanía y de temporada, lo que minimiza el impacto del transporte y repercute en los productores locales. También influye el uso de productos ecológicos y de productos de comercio.

Por otra parte, debemos solicitar envases y envoltorios reciclados o reciclables y el uso de menaje, mantelería y cristalería reutilizables.

Para reducir el desperdicio de alimentos, una buena opción es derivar los productos sobrantes a un comedor social o al Banco de Alimentos en el caso de los no perecederos.

Inclusión y accesibilidad

Todos los espacios en los que celebremos cualquier tipo de actividad deberán de cumplir con los estándares básicos de accesibilidad como rampas o ascensores en los accesos, baños accesibles o plazas de aparcamientos reservadas para discapacitados.

La igualdad de oportunidades y salarios, así como la diversidad, también forman parte de este apartado.

Evaluación

Evaluar el éxito de las medidas aplicadas es básico para apreciar y mejorar nuestras acciones de cara al próximo evento. Para ello estableceremos una serie de KPI’s y daremos tanto a los asistentes como a los proveedores la oportunidad de darnos su feedback antes de abandonar el evento.

Comunicación

Si realmente queremos ser sostenibles podemos apoyar en la labor de en la concienciación de las distintas partes involucradas en el evento. Esto incluye informar a los asistentes y los proveedores de las medidas adoptadas y de los servicios locales disponibles, así como comunicar sobre el éxito de las acciones aplicadas.

La emisión de informes y notas de prensa a los medios así como su difusión en redes sociales nos ayudarán a ampliar la visibilidad de las políticas sostenibles establecidas.

Legado

Hemos dejado este punto para el final, ya que resume uno de los puntos más importantes de un evento sostenible: el impacto positivo del legado que deja. Este legado puede ser de ámbito económico, social, histórico, cultural o ambiental.

Siguiendo estos ocho pasos para mejorar la sostenibilidad de tus eventos, no sólo estarás reduciendo de forma efectiva el impacto medioambiental y el uso excesivo de recursos, sino que estarás potenciando el impacto social del mismo sin comprometer su crecimiento económico.

Sin este artículo te ha sido de interés, también puedes darle un vistazo a este otro sobre cómo organizar una boda sostenible.

Y si lo que buscas es un espacio sostenible para tus próximos eventos, en VenuesPlace estaremos encantados de ayudarte a encontrar, sin coste alguno, el que mejor se adapte a tus necesidades. Nuestras VenuesFinders son quienes mejor conocen los espacios, no dudes en contactarlas en el teléfono 647 186 337 o a través de nuestra plataforma.

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