10 errores que debes evitar cuando organizas un evento corporativo

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¿SABES CUÁLES SON LOS FALLOS MÁS COMUNES QUE SE COMETEN EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS?

Los eventos corporativos son una pieza clave en la estrategia de marketing y comunicación de muchas empresas, ya que son una excelente herramienta para fortalecer la identidad corporativa de las compañías, permiten mejorar las relaciones con los clientes, proveedores y empleados, ofrecen la oportunidad de dar a conocer los productos o servicios de las marcas, suscitan el interés de los medios de comunicación por la empresa o ayudan a mejorar las ventas.

Existe una gran diversidad de eventos corporativos, de modo que cada empresa deberá adaptar cada formato a sus necesidades y objetivos. Entre los más comunes encontramos los congresos, las ferias, las jornadas, las convenciones, las conferencias, las reuniones, los seminarios, losWorkshops o talleres, los desayunos, comidas o cenas de empresa y Team Building.

Si te dedicas al sector, sabrás de primera mano el duro trabajo que supone organizar un evento para que todo salga a la perfección. Es necesaria mucha dedicación, una buena planificación y estar muy atento a todos los detalles, ya que las empresas invierten cantidades importantes de dinero para poder llevarlos a cabo y, supone una gran responsabilidad que todo funcione según lo previsto.

El de los eventos es un sector cada vez más competitivo que está dando muestras sólidas de recuperación tras la crisis de hace unos años. En el último informe de CWT Meeting & Events sobre las tendencias del 2019, afirmaron que la previsión es positiva y que se incrementará tanto el número de reuniones y eventos como el gasto medio por asistente.

Por mucha experiencia que tengas organizando eventos, lo cierto es que a veces las cosas se complican y se comenten errores que pueden tirar por tierra el trabajo de meses. Por eso, hoy queremos analizar las meteduras de pata más frecuentes que se cometen cuando se planifica un evento para que los tengas en cuenta y los puedas evitar.

1. No establecer objetivos

¿Por qué y para qué se organiza un evento? es fundamental que tengas claro cuáles son los objetivos y qué quieres conseguir con tu evento: dar a conocer un nuevo producto, establecer relaciones con proveedores, motivar y cohesionar al personal, fidelizar a tus clientes, etc.

Si no tienes clara la meta que debes alcanzar, es muy fácil que comiences a dar palos de ciego y que el evento ya sea un desastre antes siquiera de que comience.

Una vez que hayas establecido los objetivos, puedes definir qué formato de evento se ajusta mejor a tus necesidades y comenzar a trabajar para cumplirlos.

2. Mala elección de la fecha

Con los objetivos claros, lo siguiente es establecer la fecha del evento. Un error muy habitual es escoger el día de celebración sin tener un calendario delante y, una vez que hayas empezado a comunicarlo, darte cuenta de que coincide con una festividad, que está cercano a un periodo vacacional o que coincide con otro evento importante que va a restar protagonismo al tuyo.

Si no quieres que tu evento sea un fracaso de asistencia, a la hora de establecer la fecha, ten en cuenta, los festivos nacionales y locales, los grandes eventos del sector y deportivos (fútbol, fórmula 1...) y evita los periodos vacacionales. 

El día de la semana también puede influir en la mayor o menor asistencia al evento, así que ten en cuenta que los lunes son el peor día, porque lo habitual es que se reserven para planificar y organizar la semana. Los miércoles, jueves y viernes se consideran los mejores días porque no rompen la rutina de trabajo.

3. No definir el público objetivo

Otro de los aspectos fundamentales cuando vas a organizar un evento es que tengas claro a quién te estás dirigiendo: empleados, proveedores, clientes, profesionales de sector, etc., y adaptes tanto el formato como el contenido a tu target.

Es importante que tengas claro que cada segmento tiene sus características y necesidades, y por lo tanto, la forma de comunicarte con ellos también es diferente. Tendrás que ajustar el contenido y el tono del evento, así como las herramientas a utilizar (medios on-line u off-line) para que tu mensaje llegue de forma eficaz y logres alcanzar tus objetivos, si no todo tu esfuerzo y tus recursos habrán sido en vano.

4. Pasar por alto el presupuesto

Cuando comienzas a organizar un evento, es normal que se te ocurran muchas ideas y que pienses que sería genial tal acción o esta actividad. Pero la realidad es que lo normal es que tu compañía asigne una partida económica para tu evento y que muchas de tus brillantes propuestas tengan que ser descartadas por falta de presupuesto.

Recuerda que siempre debes organizar tu evento sin perder de vista la relación costo-beneficio, ya que éstos se organizan con la intención de cumplir determinados objetivos, pero si esos objetivos pasan por invertir más dinero de los resultados que se obtienen, estarás cometiendo un grave error.

5. No escoger el lugar adecuado

Una vez que tengas claro cuáles son los objetivos del evento, cuándo se va a celebrar, a quién te quieres dirigir y con qué presupuesto cuentas, lo siguiente es decidir dónde. El espacio de celebración también tiene que ir acorde a todos estos factores y tiene que ser capaz de dar respuesta a tus necesidades.

Una mala elección del venue puede contribuir de forma estrepitosa a que tu evento sea un fracaso, de modo que es muy importante que inviertas tiempo en escoger muy bien el lugar.

Ten en cuenta el tipo de evento vas a llevar a cabo, ya que no es lo mismo escoger un espacio para una reunión, una formación, una feria o un congreso. Además, no dejes de prestar atención a detalles como el número de asistentes, los servicios técnicos y audiovisuales con los que cuenta, si tiene con cocina propia o tienes que contratar un catering y si ofrece parking. Hay venues que se adaptan mejor a cada tipo de evento y escogerlo bien es clave.

Otra cuestión fundamental para no cometer errores al escoger el espacio es tener en cuenta a las personas con movilidad reducida y, por ello, te recomendamos que escojas un lugar que cumpla con las normas de accesibilidad. La logística es otro aspecto que no puedes pasar por alto cuando elijas el espacio. Asegúrate de que sea un venue con buenas comunicaciones, que cuente con aparcamiento y con zonas de carga y descarga en el caso que el evento lo requiera.

6. Olvidar solicitar permisos

No contar con los permisos necesarios para desarrollar todas las actividades previstas en tu evento es un error que puede tener graves consecuencias, ya que te puedes encontrar con que las autoridades no te permitan desarrollarlo. Por ello, es fundamental que prestes una atención muy especial a esta cuestión y solicites todos los permisos y licencias necesarias con antelación.

7. Poco tiempo para planificar

Por si todavía tenías dudas, nosotros te lo confirmamos, la planificación es la columna vertebral de tu evento y posiblemente el factor que garantice su éxito. Por ello, es importante que inviertas tiempo en ello.

Un error muy habitual de los organizadores de eventos es caer en la improvisación cuando el tiempo se les echa encima. Como no hay tiempo para organizar bien las cosas, se soluciona sobre la marcha, pero ese modo de funcionar suele generar muchos problemas que se podrían evitar planificando los detalles con antelación y con un retroplanning que detalle cada tarea, responsable de su ejecución y la fecha en la que debería de estar terminada. Hay que ser consciente que en la organización de un evento entran en juego muchas personas y la comunicación y la coordinación del equipo son esenciales.

8. No definir una estrategia de comunicación y difusión

Si no quieres encontrarte con la desagradable sorpresa de que la asistencia no sea la esperada o que los medios de comunicación pasen olímpicamente de tu evento, te recomendamos que definas una estrategia de comunicación y difusión que abarque el antes, el durante y el post evento.

Para ello, es fundamental que decidas qué herramientas y canales (e-mailing, bases de datos de empleados, clientes, proveedores, redes sociales, página web, medios de comunicación, boletines informativos, publicidad, etc.) vas a utilizar para dar a conocer tu evento.

Además, es imprescindible que lo hagas con tiempo para que los interesados puedan planificarse para asistir. No olvides que el éxito o el fracaso de un evento depende en gran medida de una comunicación eficaz.

9. Falta de eficacia del equipo organizador

Contar con un equipo organizador competente y profesional es imprescindible para que un evento funcione bien.

Cada miembro del equipo debe estar informado de sus funciones y responsabilidades y, además, debe conocer todos los detalles sobre el evento, ya que la les dará capacidad para solucionar problemas e imprevistos.

Tenlo claro, tu evento se resentirá si cuentas con un equipo desorganizado, desinformado y sin sus funciones claras y, además, tu profesionalidad puede quedar en entredicho. Tal y como mencionábamos antes, un retroplanning es vital para ti.

10. No hacer un análisis post evento

Si eres de los que piensas que tu evento termina cuando se cierran las puertas, sentimos comunicarte que estás cometiendo un grave error. Todavía te quedan unos días de análisis, de comprobar si has alcanzado los objetivos que te habías marcado al inicio y de elaborar un informe detallado con las conclusiones y los puntos de mejora para tenerlos en cuenta en próximos eventos.

También es muy importante que dediques recursos a agradecer y conocer el grado de satisfacción de los asistentes al evento a través de comunicaciones directas con ellos.

Si tu trabajo está relacionado con la organización de eventos, y te has visto identificado en alguno de estos puntos, esperamos que nuestro análisis te ayude a mejorar tus errores y a que alcances eventos corporativos cada vez más exitosos.

Para que tengas muy presentes los errores que debes evitar cuando organizas un evento, descárgate nuestra infografía y no la pierdas de vista:

 

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