Permisos y licencias requeridas para organizar eventos en tu espacio

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¿QUE TIPO DE LICENCIAS NECESITAN LOS ESPACIOS PARA REALIZAR EVENTOS?

¿Tienes un espacio para eventos y te sientes abrumado por los requisitos legales? En VenuesPlace, entendemos que organizar un evento, ya sea una celebración, graduación, evento corporativo, rodaje... puede ser un desafío. Por eso, estamos aquí para ayudarte a frenar el dolor de cabeza que puede dar tener en regla todos los permisos y licencias necesarios para que los eventos transcurran sin problemas. Desde identificar los permisos básicos, hasta comprender las licencias específicas, te proporcionamos las pautas clave para que puedas garantizar la tranquilidad y comodidad en tu espacio.

¿Qué tipo de actividades existen?

Antes de adentrarnos en reglas y permisos, es necesario tener claro a qué tipo de actividades te estás dedicando para entender el marco legal en el que estás trabajando. Existen dos tipos de actividades:

• Una actividad inocua (o no clasificada): no supone ningún riesgo para las personas ni para el entorno, ya sea natural o urbano.
• Una actividad clasificada: expone al riesgo la salud de las personas o el bienestar del entorno, tanto natural como urbano.

¿Por qué es importante clasificarlas?

Determinar si la actividad que desarrollas como espacio es inocua o clasificada es fundamental para solicitar tu licencia, ya que ese será el indicativo del tipo de licencia que necesitas.

En VenuesPlace, hemos organizado más de cuarenta mil (40.000) eventos al año, y sabemos que la clave de un evento exitoso suele incluir música, baile y buenas conversaciones. Además, conocemos de primera mano que es fundamental estar al tanto de las licencias y permisos necesarios para garantizar que todo se desarrolle sin contratiempos.

En este sentido, conviene destacar la ley más genérica que deberemos tener en cuenta a la hora de solicitar licencias y demás permisos: Ley 17/1997, 4 de julio, de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas.

Este trámite está dirigido a los solicitantes de licencia para actuaciones temporales incluidas en el ámbito de la legislación autonómica de espectáculos públicos y actividades recreativas que se pretendan desarrollar en recintos o espacios abiertos (actuaciones LEPAR). Ha de ser contemplada por todos los tipos de espacios para eventos y las particularidades las marca cada ayuntamiento.

Para abrir un negocio de alquiler de salas para eventos privados se precisará, además de la licencia urbanística, la licencia ambiental de actividad clasificada, cuya tramitación y resolución se efectúa de forma conjunta con la urbanística y el cumplimiento de la Ley de espectáculos públicos.

Por ejemplo, en el caso de Madrid, este procedimiento de licencia queda regulado en el apartado 7 del artículo 58 de la Ordenanza 6/2022, de 26 de abril, de Licencias y Declaraciones Responsables Urbanísticas del Ayuntamiento de Madrid.

Cuando así lo exija la normativa sectorial, será requisito indispensable para la concesión de la licencia de actividad temporal que el organizador de la actividad acredite tener concertado un contrato de seguro que cubra los riesgos de incendio de la instalación y de responsabilidad civil por daños a los concurrentes y a terceros derivados de las condiciones y servicios de las instalaciones y estructuras, así como de la actividad desarrollada y del personal que preste sus servicios en la misma.

En ningún caso se podrá iniciar el montaje de la instalación sin la previa concesión de la licencia.

En el caso de Barcelona, sería necesaria la Licencia municipal de actividades, que recoge la Licencia ambiental (actividad comprendida en el Anexo II de la Ley 20/2009, de 4 de diciembre, de prevención y control ambiental de las actividades) y la Licencia de espectáculos y actividades recreativas (actividad sometida a la Ley 11/2009, de 6 de julio, de regulación administrativa de los espectáculos públicos y las actividades recreativas y al Anexo I del decreto 112/2010).

Pero, no te preocupes, ya que afortunadamente, existe una manera de agilizar este proceso.

La Declaración Responsable o “Licencia Express”

¿Qué es la Licencia Express?

En el ámbito de la organización de eventos, es interesante saber que ciertos tipos de actividades no requieren una licencia previa del ayuntamiento para comenzar una actividad en un local. Esta excepción se detalla en el artículo 60.1 de la Ley 39/2015, Procedimiento Administrativo Común, (en adelante, “LPAC”).

En esencia, lo que este artículo establece es que el responsable del espacio (el interesado) debe presentar una declaración responsable. Esta declaración es un compromiso formal ante la Administración, asegurando que se cumplen todos los requisitos legales exigidos, y que se mantendrá dicho cumplimiento a lo largo del tiempo, acompañado de la documentación necesaria.

Es importante recordar lo estipulado en el artículo 69.1 3o LPAC, que indica que las Administraciones podrán requerir en cualquier momento que se aporte la documentación que acredite el cumplimiento de los mencionados requisitos.

Además, según esta normativa, los locales de menos de 300 m2 pueden operar bajo una declaración responsable en lugar de una solicitud de licencia o autorización de apertura, a menos que su actividad incida en el dominio público, la seguridad, el patrimonio histórico, o aspectos similares.

¿Cómo obtener la licencia express?

Para responder a esta pregunta, utilizaremos el caso de la Comunidad de Madrid, donde existen dos vías principales para obtener la licencia express:

1. A través de una Entidad Colaboradora Urbanística (ECU): Optar por este método significa que la ECU se encargará de todo el proceso. Estas entidades están autorizadas para emitir certificados y facilitar el trámite, lo que puede agilizar considerablemente el proceso.

2. Tramitación Directa con el Ayuntamiento de Madrid: Si prefieres gestionar la licencia express por tu cuenta, el Ayuntamiento de Madrid ofrece dos opciones:

- En Línea: Puedes realizar el trámite a través del Registro Electrónico, accesible en la sección de tramitación en línea de la página web del Ayuntamiento.

- Presencialmente: Si optas por un enfoque más tradicional, también puedes tramitar la licencia de manera presencial.

Solicitud de licencias

A continuación, encontrarás las licencias a solicitar más generales, para cualquier tipo de establecimiento. (Recuerda que debes consultar los requisitos para desarrollar la actividad determinada con el ayuntamiento correspondiente.)

Licencia de apertura o funcionamientos
Autorización sanitaria 
Autorización para manipulación de alimentos y venta de comida preparada
Licencia para actividad clasificada
Licencia de publicidad exterior
Licencia de obras

Particularidades de cada tipo de espacio

La licencia fundamental que debemos obtener antes de iniciar nada es la conocida como “Licencia de Apertura”.

¿Qué es la “Licencia de Apertura"?

La licencia de apertura es un trámite obligatorio a través del cual se demuestra que un local, una oficina o una nave cumple con la normativa vigente en cada municipio para llevar a cabo una determinada actividad comercial.

¿Cómo obtenerla?

La concede el Ayuntamiento de cada municipio, y las exigencias pueden variar de un municipio a otro. Los requisitos que debe cumplir un local para recibir su licencia de apertura se refieren a aspectos técnicos, medioambientales, higiénicos y urbanísticos.

A nivel nacional encontramos su fundamento jurídico en la Ley 12/2012 de Medidas Urgentes de Liberalización del Comercio la que determina qué tipo de trámite debe pasar cada actividad comercial.

En España, existen dos tipos de licencias de hostelería:

1. Licencias de hostelería para bares y cafeterías:

Este tipo de establecimientos deberán contar con las siguientes licencias:

Licencia de bar con restauración mixta (sin cocina)
Licencia de bar con comida rápida
Licencia de bar cafeteria 
Licencia de bar restaurante

2. Licencias de hostelería para Restaurantes:

Este tipo de Licencia tiene en cuenta aspectos como: Cocina equipada, salida de humos, plan de incendios, manipulación de alimentos, y su correcto almacenaje, aforo y accesibilidad, aseos públicos y para el personal, insonorización y cuarto de residuos.

¿Y si incluye alojamiento?

Como es lógico, todos los hoteles incluyen alojamiento. De igual manera, cualquier espacio que ofrezca la posibilidad de pernoctar en él (albergues, hostales, apartamentos, etc. ) debe obtener una licencia de Actividad de Hospedaje. Las condiciones de aplicación dependen de cada Ayuntamiento.

Todo el mundo busca un espacio singular y exclusivo para sus celebraciones. Por eso, una buena opción es hacerlo en casas particulares y en fincas privadas. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas para que salga lo mejor posible.

Debemos recordar que este tipo de espacio, así como los demás, está sujeto a la ley general que hemos mencionado al inicio del artículo: la Ley 17/1997, 4 de julio, de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas. Los requisitos para este tipo de espacios son similares a los mencionados anteriormente en el apartado de hostelería:

Como hemos visto en otro tipo de espacios, es fundamental contar con una Licencia Municipal que autoriza la realización de dicha actividad. Esta deberá proceder del consistorio donde se sitúa la casa/finca.

Asimismo, se debe controlar que las medidas de seguridad estén en regla. Dentro de estas se incluyen: Los sistemas de insonorización, (la Unión Europea delimita los decibelios con la cifra de 65 permitidos por el dia y 55 por la noche) También es importante en este punto controlar todas aquellas cuestiones relacionadas con los incendios (salidas de emergencia señalizadas, extintores...)

Si la vivienda se encuentra dentro de un edificio, será necesario revisar la normativa de la comunidad de propietarios (estatutos de la comunidad, regulados por la Ley 49/1960 de 21 de julio, Ley de Propiedad Horizontal) para comprobar que dichas actividades no están prohibidas.

También se estipula que se deberá firmar un contrato de alquiler temporal, especificando el número de horas o días que se pueden prestar, y quién será el responsable de las posibles consecuencias del incidente.

¿Qué pasa si soy propietario de una finca privada o casa particular que alquilo para eventos e incluye catering y/o alojamiento?

En este caso, se deben obtener las licencias de todos los sectores tratados. Es decir: Hostelero, para casas o fincas particulares y de alojamiento. Las licencias necesarias son aquellas que pertenezcan a los servicios que se presten. Cabe destacar, que, en el caso de un catering, aunque no exista una propia cocina como tal, debe obtenerse la licencia de manipulación de alimentos.

Renovación de la licencia 

¿Cuándo se debe solicitar la renovación de una licencia?

Incluso si el espacio cambia de propietario, puede conservar la misma licencia: siempre y cuando siga realizando las mismas actividades, ya que la licencia está vinculada al local con la licencia de funcionamiento.

En caso de que el espacio se mude a otro local, deberá solicitar una nueva licencia: No se puede transferir ni utilizar la misma licencia.

Además, deberás investigar acerca de las características de cada licencia (caducidad, etc.) y, en caso afirmativo, renovarla.

La importancia del Seguro de Resposabilida Civil

¿Qué es el Seguro de Responsabilidad Civil?

El seguro de responsabilidad civil, (en adelante, “SRC”) también conocido como “contrato para terceros”, es una póliza que cubre los posibles daños y perjuicios ocasionados a un tercero durante la celebración de tu evento. Es un seguro obligatorio por ley y su normativa viene determinada por cada Comunidad Autónoma.

¿Quién debe contratar el Seguro de Responsabilidad Civil?

Dentro de los sujetos que deben hacerlo se encuentran las personas físicas o jurídicas, de carácter privado, que se dediquen a la organización de eventos.

¿Por qué debo contratarlo?

Además de porque así lo establece la ley, vamos a imaginarnos un supuesto. Alquilas tu finca privada para la celebración de una graduación. Lo normal es que todo salga bien, pero... ¿Y si alguien se tropieza, se cae y precisa de atención médica? O, ¿si alguno de los alimentos está en mal estado y provoca una intoxicación alimenticia?

La seguridad de los asistentes debe primar, y, el Seguro de Responsabilidad Civil cubre estos riesgos impredecibles.

Estos son algunos de los eventos cubiertos por el Seguro de Responsabilidad Civil:

Celebraciones	Eventos Corporativos	Eventos de Producción
Celebración de bodas, bautizos, comuniones Cumpleaños Cena con o sin espectáculos Galas de entrega de premios	Conferencias Congresos Ferias Comidas y cenas de empresa Reuniones Team Building Talleres	Sesión fotográfica Producciones audiovisuales

¡Esperamos que este artículo te haya servido de ayuda y puedas empezar a organizar tu evento cuanto antes!

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