Congresos y Convenciones 2024: Guía Avanzada - Tendencias, Sostenibilidad y Estrategias para el Éxito

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CONGRESOS Y CONVENCIONES: TENDENCIAS, CONSEJOS Y MÁS PARA 2024

En un mercado cada vez más cambiante, los congresos y convenciones se convierten en citas clave para el intercambio de conocimientos, la creación de redes de contactos y la promoción de la innovación. Todo esto está favoreciendo el auge de este tipo de eventos y una gran transformación en el sector, impulsada por los avances tecnológicos, la globalización y creciente importancia de la sostenibilidad.

El 2024 se presenta como un periodo donde el toque humano gana relevancia de nuevo, la personalización de experiencias se vuelve fundamental y se apuesta por la Inteligencia Artificial, entre otras muchas cosas. A lo largo de esta guía, iremos explicando todas las novedades que nos depara el año nuevo, así que te invitamos a leer hasta el final para no perderte nada.

Planificación y organización básica

Está claro que organizar eventos de tal magnitud no es una tarea para nada sencilla. Son muchos los factores que entran en juego, por eso tu mayor ventaja está en la información. Conocer el sector MICE y cuáles son las tendencias te ayudará a tomar decisiones más conscientes y precisas. En relación con ello, dos de los aspectos básicos de la planificación que debes tomarte más en serio son el de la elección de la sede y el presupuesto.

La elección del destino y sede

Encontrar la sede y el destino adecuados es una fase crítica en la planificación de un congreso, dado que de ellos va a depender su éxito. Para acertar con la ciudad, debes considerar factores estratégicos, logísticos y culturales.

Por supuesto, resulta imprescindible evaluar la accesibilidad, la infraestructura de transporte, la oferta hotelera y las atracciones locales. Además, deberás hacer un esfuerzo por comprender las necesidades y preferencias del público objetivo al que te diriges. De este modo, aseguras que los intereses del evento sean afines al lugar escogido.

La elección de la sede (auditorios para congresos, centro de convenciones, palacio de congresos, entre otros) está estrechamente vinculada con la naturaleza y los objetivos del evento. Ten presentes factores como el tamaño y la disposición de los espacios, las instalaciones tecnológicas, la flexibilidad del diseño y la experiencia del personal.

Recuerda, igualmente, que la capacidad para albergar sesiones paralelas, zonas de exposición y actividades sociales son muy útiles a la hora de proporcionar una experiencia integral.

España como destino MICE

En relación con lo anterior, es importante que sepas que España se sitúa como un destino destacado dentro del sector MICE. Según el informe de 2022 de la Spain Convention Bureau, el impacto económico de los turistas que viajaron para asistir a este tipo de eventos fue de 12 000 millones de euros. ¿Lo mejor? Que se estima que estos datos se superen en 2024.

Los motivos para esta visión optimista están claros. Por un lado, el renacer de las conexiones humanas. El nuevo año nos trae consigo los eventos híbridos, donde se buscan las interacciones personales y los eventos virtuales se utilizan como un complemento y no un sustituto. De igual forma, las infraestructuras, la conectividad global y la amplia gama de opciones para alojamiento y entretenimiento con las que cuenta nuestro país.

Si deseas conocer más acerca de las ciudades más apropiadas para eventos MICE, te invitamos a echar un vistazo a nuestros artículos. En ellos, analizamos más de 10 ciudades de España y te damos toda la información que precisas. Tratamos temas como el clima, el alojamiento, la oferta cultural y te ofrecemos algunos ejemplos de lugares donde celebrar tus eventos corporativos en cada caso.

Presupuesto y gestión de proveedores

En cuanto al presupuesto y la relación con los proveedores, queremos compartir contigo algunos consejos para que optimices los recursos. Comienza por establecer las prioridades. En el proceso de organización, resulta muy positivo saber identificar los elementos críticos del evento. Esto te permitirá hacer una distribución eficiente de los recursos.

Asimismo, busca acuerdos con proveedores que sean beneficiosos para ambas partes. En este sentido, un recurso útil es contratar servicios en paquete, ya que puedes obtener diversos descuentos. En cualquier caso, lo más relevante es mantener una comunicación clara y transparente para prevenir posibles sorpresas.

Intenta decantarte por alternativas locales y de proximidad. No se trata únicamente de reducir costes, también estarás contribuyendo a organizar eventos sostenibles, una de las tendencias del momento.

La tecnología es otra de las herramientas que te ayudará a conseguir una mejor gestión de los recursos. Por ejemplo, existen softwares específicamente creados para facilitar el proceso de gestión de proveedores. Con ayudas como esta, podrás sacarle más partido a tu tiempo y dedicarlo a otras tareas relativas al congreso.

Tecnología

No hay duda de que la tecnología se está convirtiendo en uno de los pilares básicos en todo lo que tiene que ver con el sector MICE. Este 2024, va a ser más que notoria la apuesta por herramientas como la Inteligencia Artificial, el análisis de datos y las redes sociales.

La Inteligencia Artificial en congresos y convenciones

No es ningún secreto que la Inteligencia Artificial está siendo una revolución en diversos ámbitos, incluido el MICE. En este sector, se ha convertido en una aliada destinada a remodelar la forma en la que concebimos y hacemos los eventos corporativos.

Uno de sus usos es la automatización de tareas. Puedes emplearla para la implementación de chatbots o asistentes virtuales que son capaces de proporcionar atención al cliente durante el evento. Gracias a esta ayuda extra, se libera muchísimo tiempo y recursos que se destinan a otros aspectos del congreso.

También se está aprovechando la capacidad de la IA para analizar grandes conjuntos de datos, lo que se conoce como análisis de Big Data. Con esto se consigue una comprensión profunda del comportamiento del participante, identificar tendencias y tomar mejores decisiones.

Del mismo modo, vale la pena mencionar la manera en la que la IA logra que las experiencias sean más atractivas y personalizadas para el público. Esto es posible gracias a sus algoritmos de aprendizaje automático y otros mecanismos que posibilitan que el evento pueda adaptarse en tiempo real. Este 2024, los eventos MICE apuestan al máximo por ofrecer este tipo de experiencias interactivas y emocionantes, destinadas a entretener y a reforzar la conexión con la marca.

Uso de redes sociales y herramientas digitales para aumentar la participación

Además de la IA, las redes sociales tienen un papel muy destacado, puesto que incentivan la interacción y la conectividad. Campañas hábilmente diseñadas en plataformas como X, Facebook, LinkedIn e Instagram son eficaces a la hora de amplificar la visibilidad del evento, pero no solo eso. Permiten, asimismo, crear un diálogo entre asistentes, oradores y organizadores.

No hay duda de que la transición de eventos virtuales a físicos se ve facilitada por este tipo de redes y sus herramientas. Por ejemplo, las sesiones de preguntas y respuestas, las encuestas en tiempo real o las salas de networking virtual.

Gestión de participantes y contenido del evento

Llegamos al meollo de la cuestión, es decir, todo lo relativo a la gestión de los participantes y el contenido del evento. En los siguientes apartados, te damos las claves para que este exhaustivo proceso en torno al congreso sea lo más exitoso posible.

Registro, alojamiento y transporte

Conseguir una experiencia fluida y positiva para los participantes de tu congreso requiere una gestión eficiente donde prevalezca la practicidad. Estos son los puntos más importantes a tratar:

El proceso de registro debe ser sencillo y ágil. Apuesta por la implementación de plataformas digitales que sean intuitivas y amigables. Esto fomentará que los participantes sean capaces de completar su registro de manera eficiente. Ofrecer opciones de registro anticipado y brindar asistencia en tiempo real a través de chat o servicio telefónico contribuirá a la satisfacción de los implicados.

En cuanto al alojamiento, se trata de un aspecto que tienes que meditar detenidamente cuando vayas a escoger el destino del congreso. A la hora de seleccionar la ciudad, debes tener la seguridad de que cuentas con alternativas de alojamiento accesibles y suficientes para todo el mundo. Incluso, puedes establecer asociaciones con hoteles cercanos a la sede del evento para obtener descuentos, tarifas preferenciales o acuerdos beneficiosos.

No te olvides de dar información detallada sobre las opciones de hospedaje a los participantes. Añade datos sobre las comodidades, la ubicación o los puntos de interés cercanos, pues marcará la diferencia y mejorará la experiencia en general.

El transporte y la accesibilidad al lugar del evento es el tercer factor que completa la gestión de los participantes. Lo ideal es coordinar servicios de transporte desde los hoteles asociados o puntos clave de la ciudad.

Implantando esta medida, agilizarás todo el tema de la logística y reducirás el estrés para los asistentes. Para que puedan planificar los desplazamientos, asegúrate de que tienen una guía clara sobre alternativas de transporte público, estacionamiento y los servicios de traslado.

La importancia de elegir un buen ponente para tu congreso o convención

Los ponentes de un congreso son piezas fundamentales para generar interés entre los asistentes. Su presencia, así como su contenido y conocimientos, serán el mejor reclamo para tu evento. Recuerda que, además de compartir información, es imprescindible que sean capaces de inspirar y establecer conexiones emocionales con la audiencia a la que se dirige.

Deberás tomarte el tiempo necesario para encontrar a los oradores adecuados. Piensa que cada evento tiene objetivos específicos y un buen ponente debe alinearse con ellos y ayudar a su logro.

Algunos de los aspectos que puedes considerar para hacer tu elección son su conocimiento, la experiencia que tenga en congresos similares y la influencia que es capaz de generar. Como último punto, ten presente también la localización y accesibilidad. Si el candidato que deseas es de otra ciudad o país, deberás gestionar todo lo referente a su traslado y alojamiento.

Diseño de la agenda

Diseñar la agenda o programa para un congreso es una tarea complicada, porque hay que tener en cuenta muchos factores con el objetivo de ofrecer una experiencia integral para los asistentes. A este respecto, resulta primordial lograr un buen equilibrio entre las sesiones, los talleres y el tiempo libre.

El primer consejo que te damos es preparar el programa con antelación. Con el tiempo suficiente no solo conseguirás un plan atractivo, sino que podrás emplearlo para hacer promoción del evento.

Empieza por escoger un tema interesante sobre el que estructurar todo el congreso. Piensa que ha de ser lo suficientemente relevante y motivador como para que las personas quieran invertir su tiempo en él. A la hora de decidir, ten siempre presente al público al que te diriges.

Una vez que tengas los ponentes que quieres y sepas cómo vas a orientar el congreso, es el momento de elaborar la agenda. Tu programa debe estar bien detallado y no dejar ningún cabo suelto. Divide por franjas horarias para que participantes y asistentes sepan qué toca en cada momento.

Haz una distribución adecuada entre las conferencias, los talleres y las sesiones de networking. Añade también sesiones de preguntas y respuestas, pues es una estupenda manera de agregar dinamismo y generar interacción en las ponencias y debates.

Por supuesto, es vital incluir descansos. Ponentes e invitados se beneficiarán de estas pausas para estirar las piernas, ir al baño y desconectar durante unos minutos. Después, la audiencia y los oradores vendrán con las pilas cargadas para afrontar el resto de la jornada.

Finalmente, no te olvides de incorporar las actividades complementarias como las comidas, los cócteles y el resto de actividades de ocio que quieras llevar a cabo.

Sostenibilidad y responsabilidad social

Resulta evidente que hay una creciente conciencia ecológica en todos los niveles de la sociedad. En el caso de las empresas, son los actores principales para conseguir un verdadero cambio en el futuro del planeta. Por eso el público general es cada vez más crítico con ciertas prácticas y se decantan por alternativas más respetuosas con el medioambiente.

Para 2024, veremos cómo la sostenibilidad se sitúa como una de las prioridades y ocupa un sitio muy destacado dentro de las tendencias MICE. ¿Cómo se aplican los principios y valores de responsabilidad social para hacer congresos más éticos y sostenibles?

En primer lugar, destaca la elección de sedes que sean eco-friendly. Opta por espacios que implementen prácticas sostenibles, como la gestión eficiente de residuos o la utilización de energías renovables.

También sobresale la puesta en práctica de estrategias concretas para reducir y compensar la generación de residuos. Algunos ejemplos de esto son la eliminación de productos de un solo uso, incentivar el transporte público, participar en programas de reforestación o el fomento del reciclaje, entre otros.

Cierre y medición de resultados

El cierre de un congreso no marca el fin de esta experiencia, al contrario, abre la puerta hacia una fase crucial para la empresa: la medición de resultados. En esta etapa entran en juego la retroalimentación y el análisis de los datos obtenidos. Estos dos factores son cruciales para determinar el éxito de dicho evento y para encontrar oportunidades de mejoras. Ya sabes que en el aprendizaje continuo forma parte intrínseca del ámbito laboral actual.

Algunos de los métodos que te van a permitir medir resultados son los siguientes:

Las encuestas postevento. Como su nombre indica son cuestionarios con preguntas destinadas a conocer cómo ha sido la experiencia de los asistentes. Considera añadir preguntas abiertas para obtener inputs valiosos. Eso sí, el éxito de este método va a depender del compromiso que tengan los asistentes a la hora de hacerlas.

En la era de la sostenibilidad y la tecnología, lo ideal es que estas encuestas sean digitales. Además de la disminución del impacto ambiental, resulta muy útil porque, después, podrás analizarlas cómodamente con el apoyo de la Inteligencia Artificial.

Otra opción es organizar sesiones interactivas al final de dicho evento. De este modo, los participantes tienen la oportunidad de compartir sus comentarios en tiempo real. Entre sus ventajas está la obtención de información fresca y una conexión más directa con los implicados.

El análisis de las redes sociales es una buena manera de capturar reacciones, cuantificar las interacciones con los hashtags y evaluar la respuesta general, entre otros aspectos. Las plataformas lo ponen muy fácil, puesto que son capaces de brindar métricas y datos para lograr una percepción fiel de cómo ha ido el evento.

Terminamos este repaso a los métodos de feedback y medición de resultados con la monitorización de KPIs (Indicadores Clave de Desempeño). Es una práctica muy común en diversos ámbitos laborales, también en lo relativo a los congresos. Si vas a implementar este método, recuerda incluir indicadores relevantes y que respondan a todos los aspectos clave del evento.