10 errores que debes evitar cuando organizas un evento corporativo

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¿Cómo se organiza un evento corporativo exitoso?

Los eventos corporativos son una pieza clave en la estrategia de marketing y comunicación de muchas empresas, ya que son una excelente herramienta para fortalecer la identidad corporativa de las compañías, permiten mejorar las relaciones con los clientes, proveedores y empleados, ofrecen la oportunidad de dar a conocer los productos o servicios de las marcas, suscitan el interés de los medios de comunicación por la empresa o ayudan a mejorar las ventas.

Existe una gran diversidad de eventos corporativos, de modo que cada empresa deberá adaptar cada formato a sus necesidades y objetivos. Entre los más comunes encontramos los congresos, las ferias, las jornadas, las convenciones, las conferencias, las reuniones, los seminarios, los Workshops o talleres, los desayunos, comidas o cenas de empresa y Team Building.

Si te dedicas al sector, sabrás de primera mano el duro trabajo que supone organizar un evento para que todo salga a la perfección. Es necesaria mucha dedicación, una buena planificación y estar muy atento a todos los detalles, ya que las empresas invierten cantidades importantes de dinero para poder llevarlos a cabo y, supone una gran responsabilidad que todo funcione según lo previsto.

Por mucha experiencia que tengas organizando eventos, lo cierto es que a veces las cosas se complican y se comenten errores que pueden tirar por tierra el trabajo de meses. Por eso, hoy queremos analizar las meteduras de pata más frecuentes que se cometen cuando se planifica cómo se organiza un evento corporativo para que los tengas en cuenta y los puedas evitar.

Los 10 errores más comunes al organizar un evento corporativo 

1. No establecer objetivos

¿Por qué y para qué se organiza un evento? es fundamental que tengas claro cuáles son los objetivos y qué quieres conseguir con tu evento: dar a conocer un nuevo producto, establecer relaciones con proveedores, motivar y cohesionar al personal, fidelizar a tus clientes, etc.

Si no tienes clara la meta que debes alcanzar, es muy fácil que comiences a dar palos de ciego y que el evento ya sea un desastre antes siquiera de que comience.

Una vez que hayas establecido los objetivos, puedes definir qué formato de evento se ajusta mejor a tus necesidades y comenzar a trabajar para cumplirlos.

2. Mala elección de la fecha

Con los objetivos claros, lo siguiente es establecer la fecha del evento. Uno de los errores en eventos corporativos más habituales es escoger el día de celebración sin tener un calendario delante y, una vez que hayas empezado a comunicarlo, darte cuenta de que coincide con una festividad, que está cercano a un periodo vacacional o que coincide con otro evento importante que va a restar protagonismo al tuyo.

Si no quieres que tu evento sea un fracaso de asistencia, a la hora de establecer la fecha, ten en cuenta los festivos nacionales y locales, los grandes eventos del sector, las citas deportivas importantes y evita los periodos vacacionales. 

El día de la semana también puede influir en la mayor o menor asistencia al evento, así que ten en cuenta que los lunes son el peor día, porque lo habitual es que se reserven para planificar y organizar la semana. Los miércoles, jueves y viernes se consideran los mejores días porque no rompen la rutina de trabajo.

3. No definir el público objetivo

Otro de los mandamientos sobre eventos, cómo organizarlos con éxito, es que tengas claro a quién te estás dirigiendo: empleados, proveedores, clientes, profesionales de sector, etc., y adaptes tanto el formato como el contenido a tu target.

Es importante que tengas claro que cada segmento tiene sus características y necesidades, y por lo tanto, la forma de comunicarte con ellos también es diferente. Tendrás que ajustar el contenido y el tono del evento, así como las herramientas a utilizar (medios on-line u off-line) para que tu mensaje llegue de forma eficaz y logres alcanzar tus objetivos, si no todo tu esfuerzo y tus recursos habrán sido en vano. 

4. Pasar por alto el presupuesto

Cuando comienzas a organizar un evento, es normal que se te ocurran muchas ideas y que pienses que sería genial tal acción, esta actividad o desarrollar la jornada en auditorios espectaculares. Pero la realidad es que lo normal es que tu compañía asigne una partida económica para tu evento y que muchas de tus brillantes propuestas tengan que ser descartadas por falta de presupuesto.

Recuerda que siempre debes organizar tu evento sin perder de vista la relación costo-beneficio, ya que éstos se organizan con la intención de cumplir determinados objetivos, pero si esos objetivos pasan por invertir más dinero de los resultados que se obtienen, estarás cometiendo un grave error.

5. No escoger el lugar adecuado

Una vez que tengas claro cuáles son los objetivos del evento, cuándo se va a celebrar, a quién te quieres dirigir y con qué presupuesto cuentas, lo siguiente es decidir dónde. El espacio de celebración también tiene que ir acorde a todos estos factores y tiene que ser capaz de dar respuesta a tus necesidades.

Una mala elección del venue puede contribuir de forma estrepitosa a que tu evento sea un fracaso, de modo que es muy importante que inviertas tiempo en escoger muy bien el lugar de alquiler de espacios para eventos.

Ten en cuenta el tipo de evento vas a llevar a cabo, ya que no es lo mismo escoger un espacio para una reunión, una formación, una feria o un congreso. Además, no dejes de prestar atención a detalles como el número de asistentes, los servicios técnicos y audiovisuales con los que cuenta, si tiene con cocina propia o tienes que contratar un catering y si ofrece parking. Hay venues que se adaptan mejor a cada tipo de evento y escogerlo bien es clave.

Otra cuestión fundamental para no cometer errores al escoger el espacio es tener en cuenta a las personas con movilidad reducida y, por ello, te recomendamos que escojas un lugar que cumpla con las normas de accesibilidad. La logística es otro aspecto que no puedes pasar por alto cuando elijas el espacio. Asegúrate de que sea un venue con buenas comunicaciones, que cuente con aparcamiento y con zonas de carga y descarga en el caso que el evento lo requiera.

6. Olvidar solicitar permisos

No contar con los permisos necesarios para desarrollar todas las actividades previstas en tu evento es un error que puede tener graves consecuencias, ya que te puedes encontrar con que las autoridades no te permitan desarrollarlo. Por ello, es fundamental que prestes una atención muy especial a esta cuestión y solicites todos los permisos y licencias necesarios con antelación.

7. Poco tiempo para planificar

Por si todavía tenías dudas, nosotros te lo confirmamos, la planificación es la columna vertebral de tu evento y posiblemente el factor que garantice su éxito. Por ello, es importante que inviertas tiempo en ello.

Un error muy habitual de los organizadores de eventos es caer en la improvisación cuando el tiempo se les echa encima. Como no hay tiempo para organizar bien las cosas, se soluciona sobre la marcha, pero ese modo de funcionar suele generar muchos problemas que se podrían evitar planificando los detalles con antelación y con un retroplanning que detalle cada tarea, responsable de su ejecución y la fecha en la que debería de estar terminada. Hay que ser consciente que en la organización de un evento entran en juego muchas personas y la comunicación y la coordinación del equipo son esenciales.

8. No considerar la modalidad híbrida o virtual

Cada vez son más las compañías que cuentan con una plantilla deslocalizada. Departamentos enteros se ubican en otras provincias, hay trabajadores que colaboran desde otros países. Si quieres asegurate de que todos participan, un evento virtual o híbrido te permitirá reunir a la totalidad de tus empleados. Esto también es aplicable para tu público objetivo o clientes, tu alcance digital será mucho mayor que si te limitas a la presencia física. 

Si te decides por la opción híbrida, hay muchas herramientas que te permitirán la interacción con los que están lejos: retransmisiones en streaming, telepresencia holográfica, apps de participación para enviar preguntas en directo, pizarras virtuales, etc. 

En el caso de optar por la congreso virtual o convención online, técnicamente es más sencillo y el ahorro de costes es significativo. En este caso, puedes añadir elementos que mejoren la integración del grupo como personalización estética, gamificación, interfaz multilingüe o estadísticas en tiempo real que dinamicen las salas. 

9. No incorporar sostenibilidad en la planificación

La huella de carbono de tu empresa y el impacto que genera en el planeta y en la sociedad es un elemento más de comunicación y forma parte de las últimas tendencias en eventos empresariales. No sólo es un gran argumento de cara a tus clientes, también es un valor de la comunicación interna. Tus empleados formarán parte de un encuentro respetuoso en el que se ha pensado en la eficiencia, el ahorro y la reutilización.

Para lograr que tu evento sea sostenible, debes incorporar estos valores desde la fase de planificación; por ejemplo, con la elección del lugar de celebración, si escoges un sitio al que se pueda llegar en transporte público estarás dando el primer paso para organizar un encuentro socialmente responsable. 

10. No hacer un análisis post evento

Si eres de los que piensas que tu evento termina cuando se cierran las puertas, sentimos comunicarte que estás cometiendo un grave error. Todavía te quedan unos días de análisis, de comprobar si has alcanzado los objetivos que te habías marcado al inicio y de elaborar un informe detallado con las conclusiones y los puntos de mejora para tenerlos en cuenta en próximos eventos.

En las primeras fases de organización de tu encuentro debes tener en cuenta cómo medirás su impacto, para poder implementar las herramientas necesarias para el análisis. Para ello, elige cuidadosamente tus indicadores o KPIs cuantitativos y cualitativos. 

Si se trata de un congreso presencial:

• Contabiliza y compara el número de asistentes reales con respecto a los registros previos
• Encuesta de satisfacción orientada a la información que quieras conocer para mejorar
• Crea un hashtag para seguir la conversación en redes sociales

Si tu convención es híbrida o virtual, puedes añadir las siguientes utilidades:

• Herramientas de analítica web para seguir el tráfico y localizar los puntos que han generado más interés
• Menciones en redes sociales
• Alcance de los contenidos generados en torno a tu evento
• Nuevos leads interesados en nuestros productos o servicios

Con toda esta información podrás calcular el retorno de la inversión (ROI), esto es cómo de rentable ha sido comparando los gastos con los ingresos generados.  

También es muy importante que dediques recursos a agradecer y conocer el grado de satisfacción de los asistentes al evento a través de comunicaciones directas con ellos.

Problemas y soluciones de un evento empresarial

Si tu trabajo está relacionado con la organización de eventos, y te has visto identificado en alguno de estos puntos, esperamos que nuestro análisis te ayude a mejorar tus errores y a que alcances eventos corporativos cada vez más exitosos.

Para que tengas muy presentes los errores que debes evitar cuando organizas un evento, no pierdas de vista la siguiente tabla:

Dónde organizar un evento corporativo en en VenuesPlace 

Ahora ya tienes una pequeña guía sobre cómo organizar eventos exitosos, como verás, requiere una gran planificación. Sin embargo, hasta con la mejor preparación, siempre existe el riesgo de cometer errores. Evitar errores como la falta de planificación, la mala elección de la fecha... es lo que puede marcar la diferencia entre un evento memorable y un fracaso. Desde VenuesPlace esperamos que con estas recomendaciones consigas minimizar los riesgos y maximizar el impacto positivo de tus eventos corporativos.