Cómo organizar un congreso paso a paso

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ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS DESDE CERO: GUÍA COMPLETA

Que España es uno de los destinos favoritos a nivel internacional para el turismo de negocios es una afirmación que podemos hacer sin miedo a equivocarnos, ya que los datos lo avalan.

Pero, ¿qué convierte a España en un destino tan atractivo para el turismo de congresos? Lo cierto, es que son varios factores los que influyen en ello y que favorecen que en 2017 nuestro país se situase en el cuarto destino a nivel global, sólo por detrás de EE.UU., Alemania y Reino Unido y que sea el único en colocar dos ciudades en el “top 10 mundial”.

Como decimos, son varios los condicionantes que favorecen el posicionamiento de España como destino receptor de turismo de negocios, aunque en primer lugar destacan, la profesionalidad, la excelencia y la innovación. Además, cuenta con maravillosas infraestructuras y comunicaciones y está muy bien preparado a nivel de seguridad. Tampoco podemos olvidar mencionar que nuestro país goza de un clima estupendo y que ha logrado consolidar de forma excepcional una de las tendencias cada vez más demandada por el sector, la combinación de negocios y placer.

Con estos fantásticos datos y con la previsión de que en los próximos años nuestro país va a continuar en esta línea ascendente. En VenuesPlace hemos elaborado una completa guía en la que te contamos todos los pasos que tienes que seguir para organizar un congreso y que no se te escape ningún detalle. ¡Comenzamos!

Si vas a llevar a cabo un evento de estas características, es importante que tengas claras cuáles son las claves para la gestión de eventos corporativos y distingas diferentes fases, que te ayudarán a planificar cómo organizar un congreso paso a paso:

Fase 1: Planificación del congreso

Como siempre decimos, la planificación es fundamental para un organizador de eventos. En esta primera fase, en la que se define la estructura del congreso, lo importante es establecer las bases del mismo y requiere que desarrolles los siguientes puntos:

Temática

Lo primero en el cronograma de un congreso es definir sobre qué tema va a tratar. Uno de los objetivos fundamentales de los profesionales que acuden a estos eventos es actualizar y compartir conocimiento, de modo que es importante tener en cuenta las novedades y escoger una temática que resulte atractiva para los asistentes. Este suele ser uno de los errores al organizar eventos corporativos más comunes, programar jornadas poco interesantes o con temas desactualizados. 

¿Dónde celebrar tu congreso?

Escoger el lugar idóneo para la celebración de un evento es uno de los aspectos más complicados de la planificación de un congreso y de los que más tiempo pueden llevar, ya que deberás tener en cuenta los factores que enumeramos a continuación:

• La elección de la ciudad: Esto es lo primero que te debes plantear. No olvides contemplar aspectos como: la red de transporte, tanto a escala internacional como urbana, las infraestructuras, el alojamiento y la oferta turística y de ocio que ofrece la ciudad.
• La sede para el congreso: Para elegir el espacio perfecto donde se va a celebrar el congreso, tendrás que comprobar que cumple con los siguientes criterios: El tipo de lugar teniendo en cuenta el número de asistentes, podrás celebrarlo en centros de convenciones, auditorios para congresos o palacios de congresos. Además, asegúrate que cuentan con equipo técnico y audiovisual, servicio gastronómico, seguridad y accesibilidad para las personas con movilidad reducida. 

¿Cómo puede ayudarte Venues a organizar un congreso?

Como ves, escoger un lugar idóneo para un congreso no es una tarea nada fácil. Como expertos en localizaciones de espacios para eventos, somos muy conscientes de ello y, por eso, queremos ayudarte.

Si te estás ocupando de organizar un congreso, lo primero que te falta seguro, es el tiempo. Por eso, una herramienta como VenuesPlace puede ayudarte a minimizar este problema ya que, sin moverte de la oficina, tendrás a tu disposición un catálogo de más de 700 espacios donde poder hacer un congreso.

Cada espacio cuenta con un escaparate con información completa y actualizada para que puedas conocer al detalle todas las características del sitio (capacidades, ubicación, precio del alquiler y de los menús, distribución del espacio, posibilidades de montaje, instalaciones, servicios, etc.). Con esta información, podrás sacar buenas ideas para congresos. 

Además, nuestros escaparates tienen fotos y vídeos para que puedas ver de la forma más realista posible cómo es cada lugar, si tiene alguna oferta especial, e incluso, opiniones de otros usuarios que te contarán cómo ha sido su experiencia en el espacio. Y, además, para facilitarte aún más las cosas, desde nuestra plataforma podrás pedir cotización a todos los sitios que te interesen y en menos de 24 horas podrás saber el precio y si cuentan con disponibilidad para la fecha que te interese.

Si ninguno de estos lugares te ha convencido para hacer tu evento, también disponemos de VenuesFinder, un servicio gratuito de buscadores de espacios que cuenta con un equipo de profesionales que conocen los espacios de primera mano y te podrán asesorar con todo lo que necesites e incluso, pedir por ti las cotizaciones a los venues. Sólo tienes que llamar al teléfono 647 186 337 y contarles lo que necesitas y ellos realizarán las búsquedas por ti.

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¿Cuándo celebrar tu congreso?

Elegir la fecha de celebración del congreso, tampoco es una decisión que puedas tomar al azar si quieres asegurarte de que tu convocatoria sea un éxito. Por ello, cuando vayas a definir la fecha, coge un calendario y ten en cuenta las siguientes cuestiones:

• Disponibilidad de tiempo: Escoge una fecha con tiempo suficiente para tu organización y la de los asistentes. 
• Evita otros eventos de relevancia en la ciudad: Infórmate de si se va a celebrar otro evento de relevancia en la ciudad en las mismas fechas.
• Festivos y puentes: Evita coincidir con días festivos o puentes, ya que corres el riesgo de perder la asistencia de algunos invitados. 

Presupuesto y patrocinadores

Como en la mayoría de los eventos, es imprescindible definir un presupuesto para el congreso y establecer cuánto dinero vas a destinar a cada partida: alquiler de los espacios, alojamientos y desplazamientos de los ponentes, servicio de catering, cafés y comidas, inversión en comunicación del evento, actividades, etc.

Una forma muy eficaz de ampliar el presupuesto sin que te suponga aumentar los recursos económicos es la búsqueda de patrocinios. Es una práctica muy habitual buscar acuerdos con diferentes empresas que asuman los gastos de determinadas actividades o cedan sus productos a cambio de publicidad o visibilidad.

Si la búsqueda de patrocinadores está entre tus opciones para aumentar el presupuesto, será necesario que elabores un dossier informativo que incluya los objetivos del evento, target, contenido, estrategia de comunicación y todos los detalles sobre el evento, para que se lo puedas presentar a los posibles patrocinadores y vean las ventajas que pueden obtener si colaboran en tu evento.

Además, es fundamental que les informes sobre las acciones que vas a llevar a cabo para darles visibilidad: un apartado específico de patrocinadores en la web del congreso, la aparición de su logotipo en todos los soportes gráficos y publicitarios del evento (programa, flyers, lonas, enaras, etc.), acciones con medios de comunicación…

El equipo

Aunque suene a evidencia, cuanto mayor sea el congreso que vayas a organizar, mayor será el reto de coordinar a tu equipo y necesitarás un número superior de personas a tu lado que sepan bien cómo organizar una convención.

Lo recomendable es que nombres responsables de cada área (equipo de coordinación y organización, ponentes, expositores, comunicación y diseño, administración y secretaría, producción, montaje, patrocinios, personal, seguridad, servicios técnicos, actividades externas, etc.)

En cuanto a las personas que deberían formar el equipo, deberían contar con aptitudes como la responsabilidad, organización, puntualidad, compromiso, experiencia y capacidad para resolver problemas.

El equipo de coordinación y organización se ocupará de supervisar todos los pasos para organizar un congreso, incluyendo las tareas del resto de las áreas y de mantener reuniones periódicas para ver cómo se está avanzando con todas las tareas pendientes o valorar las soluciones a los problemas que surjan en el día a día.

Para que todo funcione de forma eficaz, es importante elaborar un retroplanning que recoja todas las tareas a realizar, los tiempos y la persona responsable de su ejecución.

Y recuerda, ¡un buen organizador de eventos nunca improvisa, planifica la improvisación!

Elaboración del programa de ponencias y actividades

El programa de actividades es uno de los aspectos más relevantes en las partes de un congreso, ya que supone la columna vertebral del mismo. Debe ser un programa con ponencias interesantes y que aporten valor, con ponentes relevantes expertos en los temas que se vayan a tratar. Ha de ser variado, con talleres y actividades participativas, con tiempos y espacios para fomentar el networking…

Como ves, elaborar un programa adecuado y atractivo no es una tarea sencilla, de modo que la planificación y comenzar a trabajar con tiempo suficiente es absolutamente necesario.

Tendrás que comenzar por contactar con los ponentes para invitarles a participar en el congreso y esperar a que te confirmen asistencia y disponibilidad de agendas. Además, tendrás que proponer actividades extra, talleres, coffe breaks y comidas, etc.

Cuando tengas todas estas cuestiones confirmadas, podrás elaborar el programa calendarizado y con los horarios correspondientes a cada tema.

Fase 2: Organización del congreso

Ahora que ya has superado la primera fase de la planificación del congreso, entramos de lleno en la organización, así que pasamos a concretar todas las actividades que tendrás que coordinar.

Convocatoria

Elabora una convocatoria dirigida al posible público objetivo del congreso con todos los detalles sobre el congreso.

• Información general: Nombre del congreso, fechas, ciudad donde está previsto que se celebre y lugar, objetivos, programa que incluya las ponencias, las actividades, los foros de discusión, exposiciones y talleres que se vayan a llevar a cabo.

• Información sobre los pagos para asistentes: Cuotas establecidas, fechas de pago y cómo abonar los costes del congreso (nº de cuenta).

• Información para ponentes: Cuándo y cómo presentar los trabajos, duración, fechas de entrega de presentaciones.

Diseño e imagen del congreso

Es fundamental crear una imagen que represente al evento y que luego se aplique a todos los soportes de publicidad, comunicación y difusión del congreso (logotipo, hojas con membrete, cartelería, folletos, lonas, página web, soportes publicitarios, merchandising, apps, presentaciones…)

Ponentes

Escoger ponentes que sean referentes en el sector de la temática del congreso es fundamental, ya que aportarán calidad, prestigio y credibilidad al evento y aumentará el interés de los asistentes.

Siguiendo las buenas prácticas sobre cómo se organiza un congreso, es importante que trates de cerrar los ponentes con la mayor antelación posible, ya que esto te permitirá ir concretando y confirmando el programa. Para ello, elabora una carta o email e invita a las personas que te interesen de forma oficial.

Una vez que te confirmen su asistencia, deberás organizar sus desplazamientos, alojamiento, dietas, etc.

Alojamiento

Al contrario de lo que ocurre con los ponentes, el alojamiento de los asistentes al congreso no es responsabilidad de los organizadores del congreso, pero sí que es muy interesante facilitar un listado de hoteles y alojamiento de la ciudad con precios razonables. Puedes incluso ponerte en contacto con algunos hoteles y negociar precios especiales para grupos e informar a los asistentes de que tendrán condiciones beneficiosas en el caso de que los escojan para hospedarse durante los días del congreso.

En el caso de los ponentes, tendrás que ocuparte de las reservas y los gastos de alojamiento.

Actividades sociales y de ocio

Si el congreso va a tener una duración de varios días, resulta muy interesante planificar algunas actividades de ocio para los asistentes, como cenas, espectáculos, visitas guiadas a museos o por lugares de interés turístico de la ciudad… 

El turismo bleisure es una tendencia que se está imponiendo y el origen de este concepto viene de la unión de las palabras inglesas “business” y “leisure” (negocios y ocio). Combinar viajes de trabajo con ocio es una alternativa cada vez más valorada, de modo que los asistentes al congreso agradecerán que desde la organización se ofrezcan este tipo de alternativas.

Servicio gastronómico

Las comidas de los asistentes sí son un asunto que se incluye en las pautas sobre cómo organizar un congreso. El comité organizador tendrá que ocuparse de gestionar los coffee breaks y las comidas del evento.

Si el espacio contratado dispone de cocina y de servicio gastronómico propio, tendrás que planificar los menús y los tiempos de comidas. En el caso de que la sede escogida no tenga este servicio, será necesario que contrates un catering que ofrezca este servicio. Otra alternativa, es que contrates los servicios de restaurantes y cafeterías cercanas para que se ocupen de esta cuestión. 

Estrategia de comunicación

Planificar una estrategia de comunicación adecuada es fundamental para garantizar el éxito del congreso y, para ello, tendrás que definir cuáles son las herramientas más eficaces: página web, e-mailings, boletines informativos, publicidad en revistas especializadas, ruedas de prensa, redes sociales, publicidad, patrocinios, etc.

Paquete del congreso y app personalizada

Es muy recomendable que prepares un kit del congreso para entregar a los asistentes cuando acudan el primer día a realizar la inscripción, que incluya una mochila, bolsa o carpeta con el programa del evento, un cuaderno de notas, un bolígrafo o lápiz, un mapa de la ciudad, información turística, etc. Lo ideal es que todo este material esté personalizado con la imagen del congreso.

Además, no se puede negar que las nuevas tecnologías han llegado al sector de los eventos para quedarse, de modo que otra tendencia que cada vez se impone más en los congresos es la de las apps personalizadas de manera que agilicen mucho la información para los asistentes, ya que simplemente tendrán que descargarlas en sus dispositivos electrónicos (teléfonos, tablets u ordenadores) y tendrán acceso a todo lo que necesiten saber sobre el evento.Estas apps permiten gestionar de manera eficaz la información relevante del congreso, mejorar el engagement potenciando la participación de los asistentes a través de votaciones, encuestas, foros o chats y, además, medir los resultados del evento a través de estadísticas y feedback que se obtiene por parte de los asistentes

Estas aplicaciones se pueden personalizar en imagen y estructura y podrás incluir información tan útil como el programa, listado de ponentes, expositores, noticias, avisos, lugares de interés, comidas, fotos, foros, encuestas de valoración, etc.

Fase 3: Actividades durante el congreso

Ha llegado el día de la inauguración del congreso y ya tienes resuelto todo el trabajo previo de organización, pero tu labor no termina aquí. Con el inicio del evento dan comienzo unos días de trabajo frenético en los que tendrás que estar al pie del cañón.

Secretaría técnica

El primer día de congreso es fundamental que la secretaría técnica funcione a la perfección, ya que es la jornada de mayor actividad con la recepción de todos los asistentes y de todos los trámites que ello conlleva.

Las tareas se han de centrar fundamentalmente en atender las inscripciones, cobro de las cuotas, entregas del paquete de inscripción, registros en talleres y demás actividades, facturación, ofrecer información general, etc.

Ceremonias de inauguración y clausura

Tanto para dar la bienvenida como para despedir a los asistentes, es necesario plantear ceremonias con pequeñas intervenciones por parte de los organizadores del evento. Es importante contar con un maestro de ceremonias con buenas habilidades de oratoria y se desenvuelva bien en público.

La ceremonia de inauguración se realizará a primera hora del primer día de congreso y es un acto que se desarrolla en el lugar donde se celebra el congreso. Sin embargo, la de clausura puede desarrollarse en una cena, en un ambiente más distendido y lúdico.

Congresos híbridos, virtuales y online

Este tipo de encuentros suponen una gran oportunidad para internacionalizar nuestra convocatoria o contar con ponentes importantes que, de otro modo, no habrían podido participar. Con esta modalidad, podrás llegar a un público más amplio sin aumentar tu gasto en alquiler de espacios, utilizando una tecnología muy sencilla de retransmisión en directo y participación en vivo, que te permitirá abrir las puertas de tu convención a todo el mundo de forma deslocalizada y participativa.

Puedes apostar por un evento totalmente virtual, con el ahorro de costes que supone o híbrido, con una parte del público presencial y otra parte de la audiencia a través del ordenador. Ambas opciones te permitirán llegar con tu mensaje a una audiencia mayor y tendrás más posibilidades de contar con la presencia de ponentes o personas clave para tu sector, que habitualmente tienen una agenda muy complicada.  

Puedes desplegar streaming de calidad broadcast con edición en directo, herramientas de interacción para los asistentes, crear diferentes salas, stands y zonas de networking, todo de forma virtual. 

Atención general a cualquier aspecto del congreso

Tal y como hemos comentado al repasar cómo hacer un congreso, el equipo humano deberá estar formado por un gran número de personas que se han dedicado a la planificación del mismo. Durante el desarrollo del evento, este equipo deberá estar disponible para solucionar y atender cualquier cuestión que surja referente a su área de responsabilidad.

En este apartado nos podemos ayudar de los nuevos desarrollos de la inteligencia artificial para facilitarnos el trabajo: podemos utilizar asistentes virtuales capaces de gestionar inscripciones, chatbots de atención al cliente, elaborar agendas personalizadas para los asistentes con los meetings que más les interesan según su perfil, hacer encuestas de opinión, etc. 

Fase 4: Postcongreso

Si pensabas que una vez que el congreso ha finalizado tu trabajo había terminado, estás totalmente equivocado. Un error muy típico es el de invertir todo el esfuerzo en la planificación y el desarrollo del evento y olvidar analizar posteriormente los resultados.

Informe de valoración

Elabora un documento que recoja cómo ha funcionado el congreso a nivel general, cuál es el nivel de satisfacción de los asistentes, qué aspectos son mejorables, etc.

Informe financiero

Este es otro aspecto fundamental del postevento. Es imprescindible elaborar un informe financiero en el que se refleje si se ha cumplido con el presupuesto inicial.

Comunicación postevento

Si durante el congreso se ha contado con cobertura por parte de los medios de comunicación, no olvides realizar un comunicado con los resultados del evento y los aspectos más destacados del mismo.

¡FELICIDADES! Ahora sí, el trabajo ha terminado.

Dudas frecuentes al organizar un congreso (FAQs)

Por último, te dejamos una guía flash sobre organización de congresos. Estas son algunas dudas que surgen con frecuencia: 

• ¿Cuánto cuesta organizar un congreso? Dependerá, en gran medida, del número de asistentes presenciales. Si necesitas albergar un evento multitudinario, puedes consultar los precios por alquilar auditorios para grandes convenciones. Si quieres llegar a un gran público pero gastando un poco menos en esta partida, recuerda que puedes hacer un encuentro híbrido u online y virtualizar tu convención. Lo importante es definir un presupuesto y adaptarnos a él desde el primer momento. 
• ¿Qué permisos se necesitan para un evento en España? Si alquilas un espacio dedicado a ello, sólo tendrás que preocuparte de este aspecto si quieres desarrollar alguna actividad excepcional o en un horario fuera de lo común. Si vas a celebrar tu encuentro en un espacio público, deberás contactar con el ayuntamiento de la ciudad para informarte de las posibilidades, licencias, permisos y seguros que debes contratar. 
• ¿Cómo conseguir patrocinadores para un congreso? Los patrocinios son una oportunidad estupenda de ahorrar costes y además, generar nuevas oportunidades de negocio y multiplicar nuestro impacto. Vincular nuestra marca a otros actores del sector ofrece una imagen de solidez y confianza a toda nuestra audiencia. Los patrocinios pueden ser económicos, por los que recibiremos una cantidad de dinero a cambio de exhibir a otra marca; o en especie, una empresa puede prestarnos sus servicios o materiales (pantallas, software, mobiliario, etc.) con el reflejo de su marca también en nuestro evento. 

¿Qué te ha parecido nuestra guía para organizar un congreso? Si estás organizando uno o en breve vas a hacerlo, esperamos que te sea de utilidad. Además, seguro que te resultarán interesantes las tendencias del sector MICE en 2026 para que tu evento sea todo un éxito.