Cómo gestionar un evento corporativo con éxito: claves que no debes pasar por alto

CLAVES PARA UNA GESTIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS PERFECTA 

En la organización de eventos empresariales, son muchos los factores a tener en cuenta para que sea realmente un éxito y, al analizar su alcance y resultado, veamos un retorno positivo de nuestra inversión. Una guía con los pasos para organizar un evento empresarial será muy útil, pero es esencial fijarse también en pequeños fallos y detalles que pueden pasar desapercibidos fácilmente y que, al final, son los que marcan la diferencia. 

A continuación, te presentamos las claves y algunos errores comunes en la organización de eventos corporativos para que puedas evitarlos o, al menos, tenerlos en cuenta en la fase de planificación para poder valorar su impacto en el presupuesto de tu evento:  

1. Ambientación más allá de la decoración

Crear una atmósfera agradable y acorde a los valores que quieres transmitir es un arma poderosa a la hora de comunicarte con tu público. Las últimas tendencias en la organización de congresos y convenciones así lo confirman, sin embargo, si quieres utilizar bien esta herramienta, debes saber que, para que tu concepto funcione, debes ir más allá de la simple ‘decoración’.  

Ambientar tu encuentro no es la mera disposición de elementos decorativos o del logotipo de tu empresa en lugares estratégicos, sino que requiere que la música, la luz, los olores y colores respondan a un concepto que mantenga la coherencia con el mensaje que quieres enviar. Los detalles que identifican la marca igualmente deben estar presentes. 

Puedes incluso elaborar una pequeña guía de estilo para asegurarte de que todo encaja y se mantiene la coherencia con tu idea. Por ejemplo, no puedes anunciar tu evento como sostenible y luego repartir botellas de agua de plástico que contaminan el medioambiente.  

2. Escoger el espacio adecuado según los objetivos del evento

Las dimensiones y la distribución del espacio pueden ayudar a conseguir que tu evento sea un éxito o pueden llevarlo al fracaso. En la gestión de eventos, las dimensiones de tu ubicación impactan tanto en el presupuesto como en el resultado de la acción.  

No cometas el error de elegir un lugar demasiado grande para presentar un nuevo producto a tus mejores clientes, con esto no conseguirás transmitir una sensación de exclusividad, de grupo reducido con acceso a una primicia. Además, es más difícil que establezcan contacto entre ellos si hay grandes espacios de por medio. Para organizar este evento corporativo, lo ideal es acudir a un espacio reservado y acogedor. Más tamaño no implica mejor resultado.  

Un buen ejemplo de adaptación inteligente de los espacios es el venue Truss Madrid,  congresos, showrooms y presentaciones se adaptan perfectamente a su formato de salas de diversos tamaños, repletas de equipamiento tecnológico, iluminación y microfonía de última generación para que la gestión del evento resulte sencilla y eficaz en cuanto a tus objetivos.  

En cuanto a la planificación de eventos empresariales como formaciones y reuniones, Meet&Go Barcelona ofrece una solución perfecta para eventos de pequeño y medio formato. Todo lo que necesitas disponible incluso en alquiler por horas y con la posibilidad de añadir los servicios adicionales que necesites. Perfecto para presupuestos ajustados y encuentros sencillos.   

Para celebrar teambuildings y cenas de empresa, el Real Club Sevilla Golf te ofrece el ambiente de relax necesario para que todos disfruten. Aire libre, piscina y cuidados jardines que permitirán fortalecer las relaciones de tu equipo y crear nuevos vínculos fuera de los edificios de trabajo habituales. Si tu intención es premiar al equipo y ofrecerles una jornada de descanso, no caigas en la tentación de convertir el encuentro en una reunión de trabajo más entre cuatro paredes.  

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3. Coherencia entre catering y branding

La comida habla de tu evento. Los productos, sabores y presentación están vinculados con tu marca durante el evento, así que p¿or qué no aprovechar para construir un mensaje coherente y positivo en torno a tu empresa? 

• Menús inclusivos y sostenibles. De la elección de los productos que hagas dependerá la visión que tengan tus invitados de cómo de diversa e inclusiva es tu compañía. Si quieres que te asocien con valores positivos para la sociedad, puedes optar por propuestas que incluyan opciones vegetarianas y veganas elaboradas con productos de cercanía, procedentes de agricultura ecológica y sostenibles. No te olvides de referenciar todos estos valores en las minutas para que tu esfuerzo no pase desapercibido.  

• Menaje corporativo. Mantelería, platos, vasos y cubertería pueden llevar el logotipo o, si lo ves excesivo, los colores de tu empresa.  

• Nombres originales para los platos. Un guiño a tus empleados que puede formar parte de una convención de empresa original. Puedes bautizar los platos o aperitivos del cocktail con referencias internas al trabajo de tu compañía. Juegos de palabras que amenizarán la reunión y pondrán un punto de buen humor; por ejemplo, si os dedicáis a dar soluciones informáticas, puedes crear un plato llamado mejillones con vinagreta de bits y chips.  

Personalizar el catering para que también contribuya a potenciar el mensaje de marca es un detalle de los que marcan la diferencia, no desperdicies esta herramienta. 

4. Diseño de experiencia más que agenda

Si hablamos sobre cómo gestionar un evento, parecería que todo gira en torno a la logística de eventos y la agenda. Cierto es que se trata de dos elementos fundamentales, sin embargo, no lo son todo. Descuidar el diseño de la experiencia puede ser un grave error.  

Una agenda demasiado apretada o escasa de convocatorias, con temas que no interesan a tu público, dirige tu evento al desastre. Importa el contenido, pero también cómo lo presentas.  

• No sitúes a última hora los talleres más técnicos o importantes, ya que tu audiencia estará cansada después de toda la jornada y es probable que ni siquiera asistan. Si hay una charla imprescindible, ponla a media mañana: los asistentes todavía están frescos y dejas margen para aquellos que vienen de lejos y han podido llegar tarde o para los que alargan el café de bienvenida. 

• Deja tiempo para descansar. Un café, ir al baño o estirar las piernas mejorará la atención del público a continuación.  

• Facilita el networking. Aunque ya no está tan presente la tradición de repartir tarjetas para presentarse, la necesidad de conectar y crear nuevos contactos profesionales sigue vigente. Deja momentos para ello y poténcialo con dinámicas específicas para que la gente se conozca.  

• Permite las preguntas. Si además de vender tu idea resuelves algunas dudas, vincularás tu empresa a valores muy positivos. Lleva a tus mejores técnicos para atender las cuestiones del público sobre tus productos y resolverlas en directo.  

Siguiendo estas pautas conseguirás que tu evento sea motivador, la sensación que transmites es de un encuentro útil, participativo y abierto y no una maratón de charlas que dejan a los asistentes exhaustos. 

5. Coordinación perfecta del equipo

Un formato para planificar el evento es fundamental. Un plan común y documentos estandarizados para todos, con términos de referencia que significan lo mismo en todos los departamentos que intervienen. Gracias a este sencillo gesto, conseguirás una coordinación perfecta con tu equipo y evitarás errores más comunes de lo que crees, que pueden resultar muy graves tanto para la organización del evento como para el presupuesto, como la duplicidad de tareas, los vacíos de poder, la falta de comunicación, la falta de actualización o los flujos de información. 

Elaborad un plan accesible a todos y que cada miembro del equipo se comprometa a actualizar sus avances en su área de trabajo, de este modo podréis anticiparos a los imprevistos y ser más eficientes. Las reuniones periódicas también os serán de gran ayuda.  

6. Uso de herramientas digitales de organización

Además del clásico checklist de eventos corporativos, dispones de infinidad de herramientas digitales para hacerte la vida más fácil. Hay plataformas de gestión de participantes, de proveedores, control de tiempo, gestión de tareas, herramientas de promoción y marketing, así como de medición de resultados y alcance. Muchas están disponibles en formato app para móviles, por lo que podrás aprovechar sus funcionalidades en tiempo real para comunicarte con tus asistentes o tu equipo.  

7. Medición del impacto más allá del ROI económico

Más allá del clásico beneficio económico, hoy en día se miden como indicadores de éxito otros impactos. Uno de los más extendidos es el SROI, el Retorno Social de la Inversión, esto es, la reputación, la imagen de marca, cómo el público percibe la actividad de nuestra organización en relación con la sociedad y el medioambiente. Aunque su valoración en términos financieros es un poco más compleja de cuantificar, no deja de ser un impacto importante y valioso.  

8. Capacidad de adaptación y plan B

Si has tenido en cuenta todos los puntos hasta ahora, estarás en buena disposición para reaccionar ante los imprevistos. La comunicación con tu equipo, la utilización de herramientas digitales y la coherencia deben guiar tus decisiones. No obstante, no está de más tener siempre un plan B ante los imprevistos más habituales:  

• Imprevistos climáticos. Si has planeado un evento al aire libre y ese día hay previsión de lluvia o una ola de calor intensa, es buena idea que el espacio disponga de una alternativa cubierta en la que podáis estar a gusto. 

• Baja de algún ponente. Ya sea por enfermedad o cualquier otra circunstancia sobrevenida, debes pensar en perfiles que puedan asumir en un momento dado un taller o charla en sustitución del titular.  

• Actividad suspendida. En los encuentros más interactivos o teambuilding puede darse la circunstancia de que contrates una actividad con un tercero y no pueda realizarse. Ten pensada una alternativa sencilla y que requiera poco equipamiento para hacer en su lugar. 
• Fallo técnico. Si vas a desplegar algún juego de luces o espectáculo digital complejo, prepara una versión más sencilla para utilizar en caso de que te encuentres con problemas técnicos.  

Esta lista de errores habituales y no tan comunes seguro que te ayuda a mantener el control en la planificación de tu evento durante todo el proceso, permitiéndote reaccionar con soltura ante los imprevistos y consiguiendo un impacto muy positivo, prestando atención a detalles más sutiles pero importantes.