Guía sobre las tendencias de la cena de Navidad de las empresas

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GUÍA COMPLETA PARA QUE ORGANICES TU CENA DE NAVIDAD DE EMPRESA

La cena de Navidad de empresa es una de las tradiciones anuales más esperadas, tanto por los empleados como por los empleadores. No solo representa la oportunidad de compartir momentos de alegría en esa época tan especial, sino que se trata de una gran ocasión para fortalecer lazos entre los compañeros de trabajo y sus superiores fuera del ambiente laboral. También es una forma que tienen las compañías de mostrar agradecimiento a su equipo por el esfuerzo y dedicación mostrados a lo largo del año.

Cada empresa es un mundo y, por tanto, este tipo de celebraciones deberían reflejar y adaptarse a la idiosincrasia propia de cada organización. En VenuesPlace, contamos con años de experiencia en este ámbito, por lo que nos gustaría compartir contigo todo nuestro conocimiento al respecto a través de esta guía.

En ella, abordaremos cómo son los hábitos y demandas de nuestros usuarios a la hora de organizar y preparar estas reuniones navideñas. Si este año te toca a ti encargarte de este asunto, aquí encontrarás una gran fuente de inspiración. ¡Acompáñanos en este interesante recorrido!

¿Por qué las empresas celebran eventos navideños?

Como te adelantábamos en la introducción, las cenas de Navidad y otros eventos similares se han convertido en toda una tradición. No obstante, además de seguir hábitos y costumbres, son muchas las razones por las que las empresas optan por organizarlas. Estas son algunas de ellas:

• Agradecimiento: La cena de empresa es la mejor ocasión para que las compañías reconozcan y agradezcan todo el trabajo desempeñado por sus empleados. Esta expresión de gratitud y reconocimiento a su labor contribuye a incrementar el compromiso y la motivación de los trabajadores, fortalecer la moral de la plantilla y aumentar su satisfacción laboral. De igual forma, repercute positivamente en la retención de talento, ya que los empleados están más inclinados a quedarse en una empresa que les demuestra su aprecio.
• Creación y fortalecimiento de las relaciones: Estos eventos son ideales para fomentar la interacción entre trabajadores de distintos departamentos y niveles jerárquicos. Esto resulta muy beneficioso para las relaciones laborales y para mejorar la comunicación entre equipos.
• Refuerzo de la cultura empresarial: Las empresas a menudo aprovechan estas celebraciones para transmitir y reforzar sus valores y cultura corporativa. Por ejemplo, por medio de discursos sobre los logros del año y los objetivos futuros.
• ¡Es Navidad!: Esta época del año trae consigo un ambiente lleno de alegría y celebración. Organizar una fiesta navideña permite que los empleados se relajen, desconecten y disfruten de un ambiente más distendido.

¿Cómo es el dress code?

Los códigos de vestimenta son un aspecto a tener en cuenta en estas reuniones navideñas. Contar con pautas comunes al momento de elegir la indumentaria resulta muy positivo. Por un lado, promueve la profesionalidad y el respeto; y, por el otro, crea un ambiente cohesivo entre los asistentes. Sin duda, es una manera idónea de garantizar que los trabajadores estén cómodos y nadie se sienta fuera de lugar.

El atuendo escogido va a depender de varios factores, como el tipo de evento en cuestión, el tiempo o, incluso, el estado de ánimo de la propia persona. A grandes rasgos, los códigos de vestimenta más apropiados para este tipo de celebraciones son los siguientes:

• Semiformal: Se trata de ir elegante, pero añadiendo algún toque desenfadado que le quite un poco de seriedad al conjunto. Es la opción adecuada en cenas que requieren cierto grado de formalidad, por ejemplo, entre altos cargos directivos. En el caso de los hombres, esta vestimenta está conformada por traje, camisa de vestir, corbata y zapatos tipo Oxford o mocasines. Las mujeres pueden decantarse por un vestido elegante o bien por una combinación de blusa con falda o pantalones.
• Cóctel: Es quizá, la forma de vestir predilecta en las comidas y cenas navideñas. Permite lucir con cierta elegancia, pero dando prioridad a la comodidad. Traje sin corbata y camisa con jersey son algunas ideas de cóctel para hombres. En lo referente a las mujeres, lo ideal son los vestidos por debajo de la rodilla, también llamados «de cóctel» por su popularidad en estos eventos.
• Casual: Es un estilo similar a la vestimenta de calle del día a día. Por lo tanto, están permitidos los pantalones vaqueros, las zapatillas de deporte y las prendas cómodas. Las empresas que deseen un ambiente más distendido y familiar pueden escoger este tipo de dress code para sus celebraciones.

¿Cómo conseguir que los asistentes tengan claro lo que se espera de ellos en cuanto a la vestimenta? Te damos ideas:

• Invitación: A la hora de elaborar las invitaciones, considera incluir instrucciones específicas al respecto.
• Política de empresa: Si tu compañía dispone de normativa acerca de la indumentaria, asegúrate de hacerla accesible a los empleados e ínstales a consultarla.
• La ubicación y el tipo de evento: Proporciona información sobre dónde tendrá lugar la reunión, el tipo de celebración y las actividades que se llevarán a cabo. Con estos datos, los invitados se harán una mejor idea de qué es lo más apropiado.

Tipos de espacios en los que se suelen celebrar

Cada evento requiere de un local idóneo para su celebración, pues no es lo mismo organizar una cena, un almuerzo o un cóctel. En el caso de las cenas y comidas de Navidad, la demanda de 2023 nos ha dejado los siguientes datos:

• Restaurantes para grupos: Son, sin duda, el lugar predilecto de las empresas para la celebración de estas reuniones. Hasta el 27 % de los responsables de organizarlas eligen los restaurantes.
• Hoteles: En segunda posición, con un 20 %, están los hoteles, otra de las opciones clásicas en lo que a una cena o comida de empresa se refiere.
• Fincas, palacios y masías: Los entornos naturales y edificios rústicos demuestran ser una sólida competencia y un soplo de aire fresco. Ya aglutinan el 18 % de estas fiestas.
• Espacios singulares y emblemáticos: Con el mismo porcentaje, un 18 %, se encuentran los locales que destacan, ya sea por su localización, historia o entorno. Son una buena alternativa si buscas dotar de originalidad y personalidad a tu evento.
• Discotecas y lounge bar: Un 15 % de las celebraciones navideñas tienen lugar en ambientes dedicados al ocio nocturno, como las discotecas y los lounge bar.
• Resto de espacios: Finalmente, el 2 %restante lo componen espacios que no encajan en el resto de categorías, como pueden ser los auditorios, reservados, etc.

Si estás inmerso en la organización de tu cena de empresa, hallar el enclave idóneo es fundamental y uno de los asuntos que debes resolver cuanto antes. Para más información, no dudes en consultar nuestra lista con los mejores 10 espacios para celebrar la cena de empresa de Navidad en Madrid.

¿Cuándo se celebran?

No cabe duda de que diciembre es el mes estrella para estas reuniones navideñas. Y, si hablamos de días concretos, el 15 de diciembre es, con diferencia, el día más solicitado. Hasta un 60 % de las celebraciones se realizan ese día.

La proximidad a la Navidad, no interferir con celebraciones familiares y la mayor disponibilidad de lugares y servicios parecen ser los motivos que inclinan la balanza hacia esa fecha.  El 14 de diciembre, por su parte, es elegido por el 17 % de las compañías, el 8 y 22 de diciembre un 9% cada uno, mientras que el 13 y el 21 aglutinan al 5 % restante.

Cabe destacar que también hay empresas que prefieren mover este tipo de eventos a noviembre y enero. En estos meses, la oferta de sitios disponibles es muchísimo mayor y no se agobia a los trabajadores con compromisos extra que, a veces, imposibilitan disfrutar de su tiempo en familia. Por consiguiente, puede ser una alternativa a considerar.

En el desglose por días de la semana, hay un ganador absoluto con más de la mitad de las reservas: el viernes. Mucho después está el jueves como segunda opción. La última posición del ranking la ocupa el domingo como el día menos escogido para estas celebraciones empresariales de Navidad.

El número de asistentes

El número de asistentes va a depender, sobre todo, del tamaño de la compañía y su plantilla. Asimismo, de si vas a extender la invitación a terceros, como es el caso de proveedores, socios y colaboradores. No obstante, más allá de eso, existen otros factores que determinan la asistencia a este tipo de eventos. Estas son las claves para incentivar la participación:

• Pregunta: Haz a tus empleados una encuesta sobre qué modalidad de celebración les gustaría más. Sus opiniones son muy valiosas para que el evento sea un éxito.
• Planificar con antelación: Establece la fecha y el lugar lo antes posible para que tus invitados puedan reservar ese día en sus agendas.
• Comunicación: Emplea una comunicación clara y persuasiva para informar a los trabajadores acerca del evento. Destaca los aspectos positivos que tendrá para ellos, como la diversión, el compañerismo y la oportunidad de relajarse juntos.
• Invitaciones atractivas: Además de informar verbalmente, no te olvides de elaborar invitaciones atractivas y personalizadas que generen entusiasmo entre la plantilla. Si te preocupa la sostenibilidad, ten en cuenta que no tienen por qué ser invitaciones físicas, puedes enviarlas por email. Así, tus invitados tendrán todos los datos sobre la fecha, el sitio, la hora, el tipo de evento y el código de vestimenta en un solo espacio.
• Ofrece beneficios adicionales: Premios, reconocimientos o regalos para los asistentes pueden ser un buen revulsivo para que quieran asistir. Un buen modo de integrar estos beneficios es celebrando algún tipo de sorteo o concurso durante la cena.
• El menú: Nada como ofrecer comida y bebida de calidad para que la gente se anime. Asegúrate de incluir alternativas para personas veganas o con intolerancias y alergias alimentarias.
• Entretenimiento: Aunque lo parezca, no todo en Navidad es comer y beber, también hay espacio para el entretenimiento. Piensa en actividades divertidas para que los integrantes de tu empresa se lo pasen en grande. Por ejemplo, música en directo, karaoke, juegos de equipo... La lista de posibilidades es infinita. Si deseas saber más, aquí tienes 24 ideas con las que animar el cotarro esta Navidad.
• Ofrece transporte: Si la ubicación es lejana, procura brindar algún medio de transporte para que todos puedan llegar sin problema. Igualmente, será un aliciente en caso de que quieran beber, pues, así, no tendrán que coger el coche después.
• Feedback: Tras el evento, es buena idea solicitar retroalimentación a los asistentes. Con esta información, podrás corregir errores y mejorar de cara a los eventos futuros. De la misma forma, demostrarás que tienes en cuenta sus opiniones.

En lo referete a los datos de asistencia que manejamos en VenuesFinder, los porcentajes según el número de asistentes se sitúan de la siguiente manera:

• El 37 % de las cenas y comidas cuentan con más de 100 personas.
• El 35 % de las cenas y comidas cuentan con menos de 100 personas.
• Solo el 28 % de las cenas y comidas cuentan con más de 200 personas.

¿Cuándo hacer la reserva?

En este tipo de ocasiones, organizar con bastante antelación te ahorrará muchísimos contratiempos y dolores de cabeza. Ten presente que, al igual que la tuya, muchas otras empresas desean celebrar una cena o comida de Navidad. Por lo tanto, no debes esperar al último minuto.

Para que te hagas una idea, el 11 % de las solicitudes que recibimos en VenuesPlace para estas celebraciones navideñas se efectúan entre mayo y junio. La demanda se triplica en septiembre que es cuando, aprovechando la vuelta de vacaciones, muchos organizadores se deciden a hacer sus reservas.

Otro punto a destacar es el tipo de evento en cuestión. De entre todas las solicitudes que nos llegan, el 32 % se divide entre comidas y cenas, y el 68 % restante se trata de fiestas.

¿Cuál es el presupuesto?

El presupuesto medio de las empresas es de 85€ por persona. Sin embargo, debes tener en cuenta que la cantidad final va a depender de una serie de factores que te enumeramos a continuación:

• El tamaño del grupo: Como es lógico, cuantas más personas asistan, mayor será el coste total de la cena. Asimismo, el número de asistentes será clave en la elección del lugar, el catering y otros gastos asociados.
• La ubicación: La ubicación del evento tiene un impacto significativo en el presupuesto. Ten presente que hay ciertas ciudades o zonas con precios más elevados en sus locales y servicios. Por supuesto, proporcionar transporte al sitio acordado encarecerá el presupuesto.
• El tipo de local: Como hemos visto, existen multitud de opciones para la celebración de estos eventos. Los restaurantes son la alternativa por antonomasia, pero hay muchas posibilidades que puedes explorar. El lugar elegido, ya sea un restaurante, una sala de fiestas o una masía, supondrá un coste diferente en cada caso.
• Catering: La elección del menú y las bebidas es crucial y afectará al presupuesto de manera importante. Está claro que un menú gourmet acompañado por bebidas de alta gama será mucho más caro que escoger un catering básico.
• Entretenimiento y decoración: Otro gasto con el que debes contar es el relacionado con el entretenimiento y la decoración del enclave. Aquí entrarían los DJ, los grupos de música, los espectáculos en directo, las flores o las luces, entre otras muchas cosas.
• Regalos y premios: ¿Tienes planeado ofrecer detalles a los asistentes como una forma de amenizar la velada? Entonces, deberás incluirlos dentro del presupuesto.
• Horario y duración: Otro aspecto a tener en cuenta es el que tiene que ver con la duración y el horario del evento. Piensa que cuanto más se alargue la cosa, más comida, bebida y entretenimiento será necesario.
• Personal y servicios adicionales: Contratar personal adicional, como camareros, seguridad o servicio de guardería, resultan en un mayor desembolso, por lo que deberás sopesar estas decisiones.
• Negociación de precios: Por último, queremos hacer mención especial a tus dotes como negociante y regateador. La capacidad de negociar precios con proveedores y locales será muy beneficioso al momento de cuadrar el presupuesto disponible. Te recomendamos, además, buscar ofertas y descuentos para reducir, aún más, los costes de la organización.

A la hora de organizar y planificar el evento, debes tener presentes todos estos factores. De esta forma, podrás establecer un presupuesto realista y garantizar que la celebración sea un éxito sin exceder los recursos disponibles.

No cabe duda de que las comidas y cenas navideñas son mucho más que una simple tradición, resultan un apasionante mundo que merece la pena explorar. El objetivo está claro: invertir en el bienestar y la satisfacción de los empleados y la posibilidad de pasar momentos inolvidables todos juntos.

Eso sí, para que sean un éxito, es preciso invertir en ellas y planificar con antelación. Conseguir el sitio apropiado es uno de los aspectos más relevantes, por eso te aconsejamos que no lo dejes pasar.

Si quieres organizar tu próxima cena de Navidad, puedes consultar toda la información necesaria en su ficha técnica o contactar con nuestras VenuesFinder de manera gratuita en el teléfono 647 186 337 para que te ayuden en el proceso de selección del mejor espacio.

 

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